英語学習

電話応対のサバイバルフレーズ! どこの誰かを知るまでの4ステップ/多岐川恵理

海外からの電話が急にかかってきても、取り次ぐまでに必要な最低限のサバイバルフレーズを知っていれば問題ありません。英会話ブログ「今日のコトバ」の多岐川恵理さんにフレーズを紹介してもらいます。

予期せぬタイミングで飛び込んでくる海外からの電話。全神経を耳に集中して応対しつつ、オフィスでは周りの目も少し気になったりします。

今回は、取り次ぐまでに必要な最低限のサバイバルフレーズをご紹介します。

出る前に分かる、海外からの電話

私が外資系の事務所で働いていた頃、電話が鳴ると真っ先にナンバーディスプレイを確認していました。「表示圏外」または0以外で始まる電話番号が表示されたら、海外からの電話と考えられます。0で始まる日本の市外局番と違い、海外からの電話は国番号から表示されるためです。

これでかえって応対を避ける人が出てきたら残念ですが……。うーん、そういうサバイバルもアリ?

こちらから英語に切り替える

「~でございます」と社名を言った後、すぐに日本語で返事がなければ、“Hello.(もしもし)”と英語に切り替えます。

XXX Corporation(社名). How may I help you?(XXX社です。ご用件を承ります。)

日米共通の「3回ルール」

電話が鳴ったらすぐに取る。新入社員が真っ先に教わることのひとつです。

アメリカでも、ビジネスマナーは

“Answer the phone promptly within three rings.”(電話は迅速に、呼び出し音3回以内に出ること)

とされています。守られていない場面に遭遇することも多々あるとはいえ、すばやく心の準備をして、すみやかに応対したいものです。

名乗らない人が多すぎる!

私がアメリカの大学の寮で暮らし始めたとき面食らったのが、電話をしてくる人が名乗らないことでした。

こちらが“Hello.”と電話に出るや、

Hi. Is Kate there?(もしもし、ケイトいますか?)

再び驚いたのは、会社員として働き始めたとき、取引先からこの調子で電話が来たことです。

社名はおろか、名乗りもしないし、相手のことは友達みたいにファーストネームで呼ぶし。そんな人が珍しくなかったのです。あくまで私の経験の範囲ですが、アジアの人たちは、毎回「XX社の~と申します」に相当する英語を律儀に使い続ける傾向があり、日本と近い習慣があるのだなと思いました。

STEP 1 名前を聞こう

相手が名乗らないからといって、そのまま取り次ぐわけにはいきません。

しかし、“Who are you?(あなた誰?)”は相手を不審に思っているときの定番フレーズなので使えません。

May I ask who’s calling?(どちら様ですか?)

“who’s”は“who is”の省略で、「どなたが電話しているか聞いてもよろしいですか」ということ。難しければ、せめてこう聞きましょう。

Excuse me. Your name, please?(すみません、名前をお願いします。)

STEP 2 正しく発音できてる?

私がかつていた貿易会社では、海外の取引先の一社にて村上部長が「ミュラクモ」と呼ばれていました。訂正するタイミングを失った結果です。慣れない海外の名前は発音しづらいもの。名乗られたらすかさず“XXX?”と繰り返し、確認しましょう。

Did I say it right?(私、正しく言えましたか?)

STEP 3 綴りも大切

私は上司が外国人だった時期もあり、メモを残すためにもこんなフレーズが必須でした。カッコ内の英語も付け加えた方が少し丁寧になります。

(Can you) Spell your name for me, please?(お名前の綴りを言ってもらえますか?)

How do you spell your name, please?(お名前はどう綴るのですか?)

STEP 4 社名も知りたい

名前を聞いたら、名前しか教えてもらえない。英語圏でのコミュニケーションにおいて、よくあることです。しかし、これは聞かないといけません。

(May I ask) What company are you with?(会社名は何ですか(聞いてもいいですか?))

これでようやく名前、綴り、発音、社名、取り次ぎに必要な情報が揃いました!あとはこう言うだけです。

Just a moment, please. (少々お待ちください)

優しいトーンで

すぐに取り次いでもらえるつもりの相手にとっては、あれこれ聞かれて気分が悪いかもしれません。あなたを不審者扱いしているわけではない、という気持ちが伝わるよう、Thank you for calling.(お電話ありがとうございます)という気持ちを込めて、できるだけあたたかく、優しいトーンで応対できるといいですね。

早口は一本調子になりがち。ゆっくり話すだけでも、やわらかい感じになります。


多岐川 恵理

カテゴリ:英語学習

【著者紹介】多岐川 恵理(たきがわ・えり)
講師・ライター・翻訳者。「大人の英語学習を楽しく!」をテーマに、使える英文法や表現に関する著書13冊、続けられる英語学習法、TOEICスコアアップなどに関する企業研修実績多数。TOEIC990点。

■Blog:今日のコトバ
■Website:Transmedia Solutions, Inc.

【書籍紹介】「英会話フレーズブック リアルな日常表現2900」(明日香出版社)
仕事・遊び・恋。「こんなことが言えたらいいな」に応える全26テーマ、約3000フレーズ。CD3枚付き(日本語→英語)で、本を持たずに耳から学習できます。日本語を聞いたらワクワク、英語を聞いたら使いたくなる、リアルな表現が満載!

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