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「忙しい!」の元凶はスケジュールとタスクの混同にあった!/3ステップ時間管理術(2)

自分のやるべき仕事が漏れなく・細かく・正確にわかる!手帳とフセンを使った時間管理術を『手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術』(酒井秀介著)よりご紹介します(第2回)。

「スケジュール」と「タスク」の違い

そもそも、スケジュールとは、タスクとは何か。その違いを理解・定義しておくことが必要です。明確に区別したその上で”同時に“管理することが重要になってきます。世の中にはいろんな定義や解釈がありますが、3ステップ時間管理術ではスケジュールとタスクを次の通り説明しています。


スケジュールとは…

自分の意志だけでは時間を変更できないもの。他人との約束。


タスクとは…

自分の意志だけで時間を変更できるもの。自分との約束。

例えば、会社のミーティングは基本的には自分の意志だけでは時間を変更できません。「今日の3時からのミーティング、やっぱり5時からにしよう」と思っても、他の参加者に相談したり調整したりしなくてはいけません。だからこれはスケジュール。勉強会、セミナー、友人との約束なども同様にスケジュールに分類されます。


一方で、タスクは実行する時間を自分で決められるもの、時間の変更も自分の意志でできるものです。「明日の10時からプレゼン資料を作ろう」というのはタスクです。

「1時から取り掛かろうと思っていたけどやっぱり4時からにしよう」なんて変更ができるなら、それはタスクです。

多忙感に追われるのは「スケジュール」と「タスク」の区別ができていないから

・いつも忙しいと言っている、感じている

・でも、忙しい理由がわからない

・一日を振り返ると、なぜ忙しかったのか思い出せない


こうしたことに心当たりがあるなら、それは「スケジュール」と「タスク」の区別をつけていないからかもしれません。


一日が「スケジュール」で埋まっているなら忙しい理由はわかりやすいのですが、今日は特別な予定はなかったのになんだか忙しかった…そんな日は実は「タスク」をたくさんこなしていた可能性があります。


スケジュールとタスクを明確に意識して区別することで、こうした焦燥感や多忙感から解放されます。

あなたの時間管理、こんな間違いしていませんか?

これでスケジュールとタスクの明確な区別ができましたね。ではその視点を持って、今ご自分がどんな風にそれらを管理しているか振り返ってみましょう。

上のイラストは、実際によく目にする手帳のイメージです。ここにはどうやらタスクは書かれていないようです。

多くの方の手帳を見てきましたが、タスク、ToDo、やるべきこと、呼び方はいろいろあると思いますが、それらをスケジュールとは別のところに書いて管理しようとしている方が多いようです。当然ながら見えないものは管理できませんから、この書き方では今どのくらいのタスクを抱えているのか、実際にはどれくらい忙しいのかがまったくわかりませんね。


例えばこの手帳でも予定が入っていない日がいくつもあります。予定がないからといって、その日は余裕があるかどうかはこれだけではわかりません。もしかしたらこの日に多くのタスクが入っているかもしれないからです。

もうひとつサンプルをご紹介します。下のイラストをご覧ください。

こちらのサンプルでは、左側にスケジュール、右側に締め切りやタスクが書いてあります。これならスケジュールとタスクの両方が見られますから、先ほどの例よりは良さそうです。


ですが、惜しい! これではまだ不完全です。ただ両方が見られるだけで、「管理」までには至っていません。先ほど書いたように、スケジュールとタスクのどちらかだけを管理しても、時間管理はうまくいきません。理想の時間管理のためには、両方を見ながら組み合わせていく、管理していく必要があります。では、どうすればよいのか?


その答えが3ステップ時間管理術にあります。


著=酒井 秀介

カテゴリ:スキルUP
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手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

作者: 酒井 秀介, 浅倉 ユキ (監修)
出版社/メーカー: エムディエヌコーポレーション
発売日: 2018-10-18
メディア: 単行本(ソフトカバー)

【著者紹介】酒井 秀介(さかい・しゅうすけ)
日本時間管理術協会公認3ステップ時間管理術インストラクター第1号。これまでに約30の国に居住・滞在。2015年、39歳にして会社員を辞めてコンサルタントとして独立。以来、コーチ、研修講師として多数のクライアントをサポート中。

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