スキルUP

「ぱっと見」でスキマ時間を見える化できる! レフト型手帳/3ステップ時間管理術(5)

自分のやるべき仕事が漏れなく・細かく・正確にわかる!手帳とフセンを使った時間管理術を『手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術』(酒井秀介著)よりご紹介します(第5回)。

ボックス式とレフト式の比較

では、私に「もうレフト式手帳以外には戻れない」と思わせたその価値とはなんでしょうか。いくつか順番にご説明していきますが、「レフト式が時間管理に最適な3つの理由」を簡単に挙げますと、以下のとおりです。


・「囲む」だけで、スキマ時間が浮かび上がる

・時系列で書き込める

・多忙感から解き放たれる


これを実感してもらうために、最も使用率が高いボックス式と比較しながら説明していきます。まず、次の図を見てください。ボックス式のカレンダーです。

上の図は講座でも参加者の皆さんにお見せしているのですが、多くの方が「ああ、見覚えあるなぁ」なんて感想を漏らします。あなたのカレンダーもこんな感じになっているかもしれませんね。


さて、例えば2日の欄を見てほしいのですが、スケジュールをふたつ書いたあとで、最初のスケジュールより早い9時からのスケジュールが入ってしまいました。でも上にはもう書くスペースはないので、しかたなくいちばん下に書いて矢印で上のほうに…。3日は、スケジュールがひとつなくなってしまったので線を引いて消していますね。こういうのって、手帳の「あるある」です。


そして、ボックス式だと書きこむスペースが限られているので、一日に多くのスケジュールをこなさなくてはならない時に困ってしまいます。どんどん乱雑な感じになっていきますね。


さらに、ボックス式の欠点を実感してもらうために、ひとつ質問したいと思います。

そしてできれば、この質問には“3秒以内”に答えていただければと思います。


まず質問の前に、あなたが「頼みを断れない人」を思い浮かべてください。お客様かもしれないし、上司かもしれません。ここではその相手を仮に「Aさん」としますね。あなたにとっての「Aさん」を思い浮かべましたか?


では、心の準備をして、読み進めてください。この下にあなたへの質問が書いてありますよ。質問を読んで3秒以内で答えてくださいね。

Aさんがあなたにこう言いました。

「15時以降で2時間くらい打ち合わせの時間を取ってほしいんだけど…」



上のカレンダーを見て、いつにするか、3秒以内で決めてください。決めたらまたここに戻ってきてくださいね。


さあ、あなたはAさんとの打ち合わせ、何日の何時に設定しましたか? これはリアルの講座では、本当に3秒数えてその間に答えてもらうのですが、ほとんどの方が焦って答えられます。


まず目に入る1日をチェックして、その日の15時からとりあえず入れてしまう方もいれば、5日にはふたつしか書き込みがないので「じゃあ、5日の…あ、これ一日中セミナーでした」と、言いかけて無理なことに気づく方、パッと見て予定が何も入っていない空白の6日に「放り込んで」しまう方、いろんな反応がありますが、別にこの質問の意図は「どの日に入れるのが正解か」ということを聞きたいわけではありません。

ポイントは、この質問に対して多くの方が「なかなか3秒では決められない」ということです。


また、どうにかパッと決めたとしても、「本当にその時間帯がベストですか?」と聞いてもう一度ゆっくり見直してもらうと、「いや、やっぱりこっちのほうがいいかな…」と、日程を変える方もいます。


そう、これこそがボックス式の弱点です。自分のスキマ時間、空き時間、時間的な余裕や詰まり具合が「パッと見」でわからないのです。書いてある内容をしっかりと読まないとスケジュールの全体像がつかめません。


では、このサンプルのカレンダーを、ボックス式からレフト式に書き換えてみましょう。それが次の図です。

ボックス式に書き込んだスケジュールをレフト式に書き替えたもの


いかがですか? どの日に余裕があって、どの日が詰まっているのか、それぞれの日のスケジュールがパッと見てわかりますよね。


1日は日中に余裕がある、2日も14時まで別件ですが15時からは大丈夫。5日が終日埋まっているのも一目瞭然です。そういうのがパッと見でわかります。


これならAさんに「15時以降で2時間くらい打ち合わせの時間を取ってほしいんだけど…」と言われたら、ボックス式よりもよっぽど早く簡単に「じゃあ、〇日の〇時からにしましょう」と答えられそうですよね。


これがレフト式の最大の良さ「囲むだけでスキマ時間が浮かび上がる」です。


著=酒井 秀介

カテゴリ:スキルUP
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手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

作者: 酒井 秀介, 浅倉 ユキ (監修)
出版社/メーカー: エムディエヌコーポレーション
発売日: 2018-10-18
メディア: 単行本(ソフトカバー)

【著者紹介】酒井 秀介(さかい・しゅうすけ)
日本時間管理術協会公認3ステップ時間管理術インストラクター第1号。これまでに約30の国に居住・滞在。2015年、39歳にして会社員を辞めてコンサルタントとして独立。以来、コーチ、研修講師として多数のクライアントをサポート中。

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