スキルUP

空き時間は自分で守れ! 予定管理で人生の主導権も奪還/3ステップ時間管理術(6)

自分のやるべき仕事が漏れなく・細かく・正確にわかる!手帳とフセンを使った時間管理術を『手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術』(酒井秀介著)よりご紹介します(第6回)。

レフト式を使うだけで他にもこんなにいいことがある!

他にも、スケジュールをレフト式で管理するだけでいいことがたくさんあります。

スキマ時間が視覚的に“浮かび上がる”ので効率的に活用できる

決まった予定を文字で書いていくボックス式の場合、予定が埋まっているのは見えますが、逆に「空いている時間帯」はわざわざ書くことはないので目に見えません。ですので、空いている時間が意識しづらくなります。


しかし、せっかく空いている時間を意識しないというのももったいない話です。1時間あったらあの仕事ができるなとか、池袋から渋谷に行くからその間に何をしようとか、きっとできることはあるはずです。


一方で、レフト式の場合はスケジュールが入っている時間帯をブロックする形で囲むので、それと同時に「ブロックされていない時間帯」がスキマ時間として浮かび上がってきます。なので、そのスキマ時間をどう活用しよう、という意識が強くなり、結果的に時間を有効に使えることになるのです。

スケジュールの変更に対応しやすい

ボックス式のカレンダー(連載第5回参照)では、2日の9時にFさんとの打ち合わせが後から追加されていましたね。下のほうに書きこんで、それを矢印で上に引っ張る…なんてことをしていましたが、レフト式なら2日の行の左端にその予定を書き足すだけです。さらに、書いても消せるペンを使えば、スケジュールがなくなったり時間が変わった際にも簡単に対応できます。

スケジュールの前後の予定(移動時間など)も書き込める

打ち合わせ、ミーティング、セミナーや勉強会など、スケジュールには「移動時間」がかかるものが多くあります。それは数分の場合もありますが、30分以上かかることもあるでしょう。だとしたら、その移動時間も「スケジュール」に含めます。


ボックス式だと移動時間まで書くスペースはありませんが、レフト式ならそれが書けてしまいます。目的のイベントの前後に移動時間の分だけ枠で囲んで書き込めば、スキマ時間をさらに正確に把握することができるようになります。

1日の動きを時系列で確認できるから段取り力もアップ! 直帰が増えて残業も減る!?

横一行でその日の予定を時系列で見られるので、1日の動き方もイメージしやすくなって、段取り力が格段にアップします。


10時に新宿でA社との打ち合わせ、13時に池袋でB社との打ち合わせがあるなら、その間は会社に戻らないほうが効率がよい、だったらB社向けの資料も一緒に持って出ないと、など注意できたり、夜に渋谷でプライベートな予定があるなら夕方に渋谷近辺のアポを入れて直帰しちゃおう…なんてこともグッとしやすくなります。

まとまった時間が取れるようになる

「いろんな予定が細切れで入って、なかなかまとまった時間が取れない…」と悩むビジネスパーソンは多いですね。そんな悩みもレフト式が解決します。


まとまった時間が取れない理由は、スケジュールを細切れに入れてしまうことが原因です。極端に言えば、何も入れなければ時間が取れます。あたりまえですが、それができてないことが問題です。では、レフト式を使うことで何が変わるのでしょうか?


レフト式を使うだけで空いている時間が目に見えるようになる、とは先ほど書いたとおりですが、その「空き時間に対する意識」こそが、この問題を解決する鍵です。

連載第5回のサンプルとしてお見せしたカレンダーでは、6日はひとつもスケジュールが入っていません。また、1日も午後から完全に空いていますね。レフト式を使っていると、まとまった空き時間がわかりやすいので、本当に“いとおしく”なってきます。この空き時間をキープしようという意識がでてくるのです。


それこそAさんから打ち合わせの時間を取ってほしい、と言われたときに、私ならまず6日は候補から外します。1日も空いてはいますが避けます。入れるなら、2日の15時から、3日や4日の16時から、が候補でしょうか。Aさんとの打ち合わせ以外で他のスケジュールが入りそうになった場合も、6日は最後まで候補から外します。


「自分の空き時間は自分で守る、自分でコントロールする」


まとまった空き時間を作るには、あなた自身がスケジュールの主導権を握るのだという意識を持つことが必要です。その意識こそが、人生の主導権を取り戻す一歩です。

レフト式カレンダーの特長のまとめ


著=酒井 秀介

カテゴリ:スキルUP
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手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

作者: 酒井 秀介, 浅倉 ユキ (監修)
出版社/メーカー: エムディエヌコーポレーション
発売日: 2018-10-18
メディア: 単行本(ソフトカバー)

【著者紹介】酒井 秀介(さかい・しゅうすけ)
日本時間管理術協会公認3ステップ時間管理術インストラクター第1号。これまでに約30の国に居住・滞在。2015年、39歳にして会社員を辞めてコンサルタントとして独立。以来、コーチ、研修講師として多数のクライアントをサポート中。

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