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無料ツールで業務効率化! おすすめのメモアプリ【3選】

メモアプリ3選

アイディアを書き留めたり、資料作成の際などに活躍する「メモ帳」。PCやスマホに標準装備されているアプリはシンプルで使い勝手がいい半面、機能面での課題もあります。そこで、検索性や音声対応、手書き、クラウド対応など、多彩な機能で業務効率化を実現するおすすめのメモアプリを3つご紹介します。

{ 目次 }

自分にピッタリのメモアプリはこう選ぶ!
(1)メインで使用するデバイスを決める
(2)手書き、タイピングのどちらが多いか
(3)機能を比較する
(4)無料で使える範囲
おすすめ1:多彩な検索機能が魅力の「Evernote(エバーノート)」
(1)Evernoteとは?
(2)Evernoteを使うメリット・魅力
(3)Evernoteの有料版と無料版の違い
おすすめ2:共同編集で業務効率が図れる「Google Keep」
(1)Google Keepとは
(2)Google Keepを使うメリット・魅力
おすすめ3:Officeツールと連携できる「Microsoft OneNote」
(1)Microsoft OneNoteとは?
(2)Microsoft OneNoteを使うメリット・魅力
(3)Microsoft OneNoteの無料版と有料版の違い

自分にピッタリのメモアプリはこう選ぶ!

業務効率化に効果を発揮する無料のメモアプリには、さまざまなタイプがあります。自身の作業環境に適したもの選ぶ際には、「どのような時にメモアプリを使うのか」を考えることが重要です。以下の手順で、自分にピッタリのメモアプリを選んでみましょう。

(1)メインで使用するデバイスを決める

パソコン、タブレット、スマートフォンなど、メインでメモアプリを使用するデバイスを決めます。

会議中の使用がメインなら、パソコンやタブレットが適しています。移動中や外出先での使用が多いのであれば、スマートフォンが適しているでしょう。

(2)手書き、タイピングのどちらが多いか

議事録の作成用に、会議の参加者の発言の要旨をメモするのであれば、タイピングを多用することになります。

配布されたWordやPDFなどのデジタル資料を見ながら、ポイントをまとめる程度あれば、簡易的な図や表が素早くかける手書きが適しているでしょう。

(3)機能を比較する

メモアプリには、デフォルトでインストールされている「メモ帳」にはないさまざまな機能があり、自分がどういった機能を使いたいかも、メモアプリを選ぶうえで重要なポイントになります。

主な機能としては、次のようなものがあります。

■動画・画像の添付
動画撮影可能なセミナーなどPowerPointの画像を撮影し、記録として保存する際に便利な機能です。

テキストだけではわかりづらい箇所も、動画や画像と合わせて確認できて理解が深まります。

■リマインド
会議や打ち合わせの予定をメモしておくことで、設定した時間が近づくとパソコンやスマートフォンの画面に予定を表示させる機能です。

リマインダー専用のアプリもありますが、メモアプリに統一すれば手間が軽減できます。

■音声メモ
音声メモ機能があれば、電車や車で移動中でも会議・セミナーの内容を確認することができ、すき間時間の有効利用が可能です。

また、スマートフォンでタイピングをするよりも素早くメモを残すことができる点も、音声メモのメリットでしょう。

■クラウド対応
メモアプリがクラウド対応していれば、複数のデバイスを使う場合はもちろん、いつでもどこでもメモを確認できるため、業務効率化がさらに進みます。

(4)無料で使える範囲

無料メモアプリといっても、種類によっては容量制限がある場合があります。

そのため、無料の範囲内でどの程度まで使えるのかも事前にチェックしておきましょう。

おすすめ1:多彩な検索機能が魅力の「Evernote(エバーノート)」

メモアプリ3

(1)Evernoteとは?

数あるメモアプリのなかでも、最も有名なのが「Evernote」で、多彩な機能を有しているのが特長です。

エバーノート


(2)Evernoteを使うメリット・魅力

多彩な機能を持つEvernoteのなかでも、特に便利なのが検索機能です。

テキスト検索はもちろん、PDFや手書きのテキスト検索、画像に含まれているテキストの検索も可能です。

これにより、気になったものはとりあえずEvernoteに保存しておくことで、後からいつでも検索して表示させることができます。データを探す手間が軽減できるので、作業効率がアップします。

(3)Evernoteの有料版と無料版の違い

Evernoteの基本的な機能は無料でも利用可能ですが、容量、デバイス制限などがあります。

有料版(月額600円)との違いを、次の表で比較してみましょう。

無料版と有料版の違い
※これ以外にグループ作業を可能にする有料の法人アカウントもあります


おすすめ2:共同編集で業務効率が図れる「Google Keep」

メモアプリ1

(1)Google Keepとは

Google Keep」は、Googleが提供するメモアプリです。

ほかのメモアプリは利用できる機能によって無料版と有料版に分かれますが、Google Keepはすべての機能を無料で利用することができます。

GoogleKeep


(2)Google Keepを使うメリット・魅力

Google Keep最大のメリットは、無料ですべての機能を利用できる点です。

特に、音声メモの精度の高さ、複数のメンバーでメモを閲覧・編集できることは大きな魅力です。この機能を部署・チームで利用することで、常に最新の情報を共有でき、業務効率化にもつながります。

また、Google Keepのリマインド機能は、ほかのアプリと比べて特徴的です。

一般的なリマインド機能では、予定した“時間”が近づいた時に通知がくることが多いのですが、Google Keepの場合、時間以外に予定の“場所”に近づいた時にも知らせてくれます。

営業職などで外出が多い人が、出先で備品を購入しないといけない、頻繁に訪問する会社があるといった際、そのお店や会社に近づいた時に通知を受け取ることができます。

おすすめ3:Officeツールと連携できる「Microsoft OneNote」

メモアプリ2

(1)Microsoft OneNoteとは?

Microsoft OneNote」は、Microsoftが提供するメモアプリです。

ExcelやWordといったOfficeツールの1つで、Microsoftのアカウントがあれば、基本的な機能は無料で利用できます。

MicrosoftOneNote


(2)Microsoft OneNoteを使うメリット・魅力

Microsoft OneNoteを使う最大のメリットは、ほかのOfficeツールとスムーズな連携ができる点です。

例えば、OneNote自体にはリマインド機能はありませんが、OneNoteでタスクを作成することでOutlookと連携でき、Outlookのリマインド機能を使うことができます。

また、ExcelやWordを添付しておけば、それをクリックするだけで起動させることができます。業務単位でExcelを1つのノートにまとめておけば、OneNoteでExcelの管理も可能です。

(3)Microsoft OneNoteの無料版と有料版の違い

OneNote自体に有料版はなく、すべての機能は無料で利用可能です。

ただし、OneNoteの保存先であるOneDriveの容量は5GBまでとなっています。そのため、それ以上の容量が必要である場合は、OneDriveの有料契約をしなくてはなりません(100GBで1ヵ月あたり224円)。

◇ ◇ ◇

ひと口にメモアプリといってもさまざまな種類があり、使い勝手も大きく異なります。そのため、メモアプリを利用する目的を明確にしてから自分に合うものを選びましょう。

オフィス内でのみ使うのか、外出先でも使いたいのか、一人で使うのか、チームで共有したいのかなど、事前に利用目的を明確にしたうえで最適の選択をすることが、業務効率化につながる最大のポイントです。


文=川村 龍一

カテゴリ:スキルUP

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