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「ToDoリスト」がうまく機能しなくなる理由って?~「タスク管理」入門①:/岡野純

仕事で使いがちなToDoリストは、抜けや漏れがあってうまくいかないこともしばしば。タスク管理についての著書もある「わかる化漫画家」の岡野純さんに、タスク管理の基本について教えてもらいました。

はじめまして。会社員と個人漫画家のパラレルワークで活動している岡野純と申します。

本題に入る前に、少しだけ私の話をさせてください。数年前、私は会社の仕事に追われ、残業続きの日々を送っていました。本当はもっと自分の趣味や自己投資のために時間を使ったり、家事や育児にも積極的に取り組みたいと思っていました。

仕事も家庭もいずれも犠牲にすることなく、もっと自分の好きなことをして生きていくことはできないのだろうか? そんなふうに悩んでいたときに出会ったのが、「タスク管理」というものでした。

タスク管理とは

もともと私は、手帳に「やることリスト」を書いたりパソコンの画面に付箋を貼っておいたりというような、いわゆる「ToDoリスト」は作っていました。

しかし私がこのとき出会った「タスク管理」は、それとは全くの別もの。つまり、ToDoリストがやりたいことを列挙した単なる「リスト」を指すのに対し、タスク管理はやりたいことを「ちゃんと」やれるようにするための「仕組み」のこと。あるいはそれを構築するための「スキル」のことだったのです。

では、どのようにすればそんなタスク管理ができるようになるのか? 具体的なタスク管理のはじめかたについて、ご紹介していきます。

ToDoリストがうまく機能しなくなる理由

私たちは特別なこと、重要なことばかり「忘れないようにしよう」と意識してしまいがちです。ToDoリストにも、「メールチェック」や「名刺入れに名刺を補充する」などといった日常的で簡単なタスクをわざわざ書く人はあまりいないでしょう。

しかし実際は、どんなに簡単で日常茶飯なことであっても私たちは忘れる可能性はあります。ですからうっかりメールの返信をし忘れることもあれば大事なときに名刺を切らしてしまうこともあるのですが、相変わらずそういったことをToDoリストに書いたりはしません。

つまり、よく使われるToDoリストというのは「抜け、漏れがあるかもしれない」というのが前提で作られたリストなのです。これこそがToDoリストの欠点のひとつであり、うまく機能しなくなる理由です。漏れがあるかもしれないと感じていながら使っていては、そのToDoリストに対する信頼性がなくなっていくのは当然のことですよね。

タスクを集める

近藤麻理恵さんの『人生がときめく片付けの魔法』では、服や本をまず1ヶ所に集めてから片付け(断捨離)を始めるように書かれています。これは、自分が持っているものの総量を把握し、そこに集めたものだけを確認すれば良い状態を作ることができるためです。これは整理術のお話ですが、タスク管理においても全く同じことが言えます。つまり、まずやるべきことは「タスクを1ヶ所に集めること」です。

頭の中にあること、手帳に書いてあるタスク、付箋に書いてあるタスク。口頭や電話で受けたことももちろん書き留めておきます。メールからもタスクを抜き取って書き出しておきます。大事なのは、「ここさえ見れば、自分が気にかけるべきことはすべて書いてある」という状態をつくることです。

これは「GTD」という仕事術の「収集」という作業にあたるものです。本当はこれを一気にやるべきなのでしょうが、私もなかなかそのようなまとまった時間は取れなかったので、その代わり「思いついた時」には必ず書き留めるようにしました。

必要か不要か、仕事のタスクかプライベートなタスクか、といった分類もあとで考えるとして、まずはとりあえずメモしておくことが大切です。メモというのは「忘れないように書いておくもの」と思われがちですが、実は「忘れても良いように書いておくもの」だからです。

タスクを集めておくためのツール

タスクを集める場所は、「多量の項目を1ヶ所に書き留めておけること」と「いつどこにいても、すばやくそこに書き込めること」という2つの条件さえ満たしていれば、紙でもパソコンでもどこでも構いません。私は「Evernote(エバーノート)」というメモアプリを利用しました。

スマートフォンさえ手元にあればサッとメモを残すことができますし、パソコンからでもメモを書き込んだり参照したりすることができます。まさに「気になっていることすべてが1ヶ所に集まったリスト」を作るのに最適なツールといえるかもしれません。

リストはそのままでは使えない

このようにして着実にメモを残しておくことにより、数日もすれば「気になっていることすべてが1ヶ所に集まったリスト」ができあがります。これだけでだいぶ気持ちがスッキリしました。

気になっていることのほとんどが文字の形で見える化され、「頭で覚えておかなくてはならない」というストレスから解放されたからです。また、すべてが1ヶ所に書かれているので「メモはしたはずだけど、どこにメモしたんだっけ?」という悩みにさいなまれることもありません。

しかし、このリストをそのままToDoリストとして使うことはできません。項目の数が膨大な上に本当にやるべきこととそうでないことが混在しているので、これを常に目にしながら仕事をしていくのは現実的ではないからです。ですので、このリストはもう少し手入れが必要です。

次回はその具体的なやりかたについて書きたいと思います。


岡野 純

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】岡野純(おかの・じゅん)
世の中のモノ・コトをマンガで「わかる化」する「わかる化漫画家」。会社員と個人漫画家のパラレルワーカー。2児の父。子供の頃に漫画家を志すも諦めていたが、30を過ぎてから「あたらしい漫画家の形」に気づき、現在のワークスタイルに至る。Amazon年間ベストセラーの『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』『やる気クエスト』など10冊以上の書籍を出版し、累計部数は12万部を超える。

■ブログ:「純コミックス」

【書籍紹介】
『マンガでわかる!?幼稚園児でもできた! !?タスク管理超入門』
『やる気クエスト』(1)

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