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大切な仕事の「抜け漏れ」を防ぐコツ~「タスク管理」入門③:/岡野純

タスク管理には、タスクに新しいことを次々と追加していくだけではなく、処理するための段階も必要です。タスク管理についての著書もある岡野純さんにタスク処理のコツについて教えてもらいました。

前回作ったリストは、やるべきことを一元管理する場所という意味では必要なものです。しかしこのリストには、これからも新しいタスクがどんどん追加されていきます。

これは言わば「フタ」が開いたリストなので、これをそのまま使っていてはいつまで経っても仕事が終わらない気がしてきてしまいます。また、大事な仕事をこぼれ落としても気づきにくい状態でもあります。

すなわち、実際に仕事を進める際にはこの「フタが開いたリスト」とは別に、「フタを閉じたリスト」を用いる必要があります。書籍『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則』(マーク・フォースター (著), 青木 高夫 (翻訳)、ディスカヴァー・トゥエンティワン)では、これらをそれぞれ「オープン・リスト」「クローズ・リスト」と表現されています。

「今日やることリスト」をつくる

クローズ・リストは、オープン・リストから「今日やること」を抜き出したものです。一日という箱のフタを閉じて、「仕事の終わり」を見える化したタスクリストということになります。

そのリストだけを見ながら仕事をすることで、必ず「仕事の終わり」は訪れます。仕事を片付けるにつれて項目が確実に減っていき、一日の終わりにすべての項目にチェックが入ったリストを眺めるのはとても気持ちが良いものです。

なるべくフタを開けない

「今日やることリスト」は、一度作ったら原則としてフタを開けません。つまり今日新しく発生した仕事は、クローズ・リストではなくオープン・リストのほうに追加して、明日以降に片付けることになります。

たしかに予定外の仕事はどうしてもどんどん入ってくると思いますが、実際は「明日」や「来週」といった別の箱に入れてもそれほど問題にならない場合が多くあります。そういう「必ずしも今日やらなくていいこと」にすぐ手を付ける癖をやめれば、少なくとも今日の予定は狂いません。

そうは言っても、中にはどうしても「今日」という箱に割り込ませざるを得ない仕事-たとえばしょっちゅうかかってくる電話や緊急対応なども多々あると思います。その場合は、その代わり別のものを他の箱に移すなどして再度フタを閉じるようにしましょう。

「がんばればこれも箱に入るのでは」と思って仕事を詰め込んでしまいたくなりますが、箱の大きさは決まってしまっていますし隙間もある程度は必要です。どこかで割りきってフタをちゃんと閉めたほうが、問題なく仕事を運べているという安心感を得ることができます。

ただ、最初のうちは「一日の箱に入れられる仕事の量がよく分からない」「いざ一日が終わってみたら、入ったと思っていた仕事が入りきらなかった……」ということもあると思います。そこで、「一日という箱にうまく入れる方法」について考えてみましょう。

時間帯を区切り、タスクを配置する

収納ケースにそのまま物を詰め込むよりも、ある程度仕切り板などで中を区切ったほうがキレイに整理しながら収納できるというメリットがあります。同じように、1日という箱にもタスクを無造作に詰め込むのではなく、たとえば24時間を2時間毎などに区切って考えてみましょう。これにより、どこの時間帯に何がどれだけ入るのかが分かりやすくなります。

ルーチンを天引きする

そしてまずはここに、およそ毎日必ずやることなどを配置してみましょう。たとえば睡眠時間や食事の時間、通勤時間などを、それぞれの見積もり時間とともに該当の時間帯に入れ込んでみるのです。

たとえば朝7時頃に家を出て、1時間かけて会社に行っているのであれば、[6時~8時]の時間帯には「通勤(60分)」というタスクが配置されます。帰りの通勤時間や、食事時間なども同様に配置してみましょう。これは、毎月のお給料から家賃や水道光熱費を天引きしておくようなものです。

タスクごとの見積もり時間を設定する

残りの空き時間に「今日やりたい仕事」を当て込んでいけばそれが「今日やることリスト」になるわけですが、うまく当て込むにはそれぞれのタスクにも「見積もり時間」が必要です。そうでないと一日という箱にちゃんと収まるのか、それとも溢れているのかが分からないからです。

たとえば打ち合わせは45分、そのための移動時間は往復で120分、報告に20分というように、なるべく具体的なタスクごとに見積もり時間を設定します。それを各時間帯に配置することで、より現実的に実践可能なリストが出来上がります。

終了時間が分かる

このリストをExcelなどで運用するようにすれば、残りタスクの合計見積もり時間や、終了時間なども算出することができます。つまり「今日は何時に帰れるのか?」がひと目で判断できるということです。

実際にこのような考えのもとに作られた「TaskChute2」というExcelベースのツールや、Webベースの「TaskChuteCloud」、iPhoneアプリ用の「たすくま」などもありますので、もしご興味があれば使ってみてください。

一日のナビをつくる

もちろんここに割り込みが入ったり見積もりが全然違っていたりすることは当然ありますが、それはその都度メンテナンスすれば良いだけの話です。このリストはあくまで「カーナビ」のようなものなので、順番を入れ替えてもいいし、予定外のことを割り込ませてもいいのです。ナビがあってもドライバーの自由は消えませんし、カーナビのせいでドライブが窮屈に感じるだとか、事故が起きたとかという話も聞きません。

じゃあナビは無意味なのかというと、そんなことはありませんよね。たとえ寄り道したとしても元のルートに戻ることができたり、到着がどれくらい遅れるのかが分かるのはナビがあってこそです。ぜひ、あなたの一日のナビを作ってみてはいかがでしょうか。


岡野 純

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】岡野純(おかの・じゅん)
世の中のモノ・コトをマンガで「わかる化」する「わかる化漫画家」。会社員と個人漫画家のパラレルワーカー。2児の父。子供の頃に漫画家を志すも諦めていたが、30を過ぎてから「あたらしい漫画家の形」に気づき、現在のワークスタイルに至る。Amazon年間ベストセラーの『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』『やる気クエスト』など10冊以上の書籍を出版し、累計部数は12万部を超える。

■ブログ:「純コミックス」

【書籍紹介】
『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた! ! タスク管理超入門』
『やる気クエスト』(1)

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