スキルUP

メンバーが自律的に動き出す! 朝メール・夜メールによるチームハック/小山龍介

お互いに顔を合わせないテレワークを推進すると、チームとしての結束が弱まってしまうことも。そこで、チームとしての結束を維持する「朝メール・夜メール」のコツを小山龍介さんに教えてもらいました。

ノマドワークスタイルなどが広がり、またワーク・ライフ・バランスが重視されていくようになると、同じオフィスで机を並べる時間が、いよいよ少なくなっていきます。お互いに何をやっているかもわからないまま、黙々と自分の仕事に集中していると、ふと「自分ひとりだけががんばっているのかも」と、若干の寂しさを感じたりすることもあるかもしれません。

僕自身、いわゆるテレワークには大賛成です。無理して満員電車に乗る必要はないです。現在はコワーキングスペースも各地にでき、仕事できる場所で仕事をするほうが合理的です。社内の限定された人間関係だけでなく、社外の人脈を広げるチャンスも広がっていきます。

ただ、顔を合わせないことによるデメリットは、できるかぎり解消しておいたほうがいいでしょう。外の人脈が広がっても、チームの結束が崩れてしまっては元も子もないです。

チームとしての結束を維持する「朝メール・夜メール」

外でメンバーが自律的に働きながらも、チームとしての結束を維持する方法のひとつが、今回紹介する「朝メール・夜メール」です。朝メール、夜メールというのは、ワーク・ライフ・バランスを推進している小室淑恵さんの取り組みです。朝、一日の予定と優先順位、夜にはその結果と振り返りをチームメンバーにメールするという簡単なもの。しかし、これが絶大な威力を発揮します。

より具体的に見ていきましょう。朝メールでは、一日の仕事をスケジュールとして記入します。

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09:30-09:45 朝メール作成
09:45-10:30 A社企画書作成・印刷
10:30-11:00 Bプロジェクト打ち合わせ
11:00-11:30 移動(都立大学→渋谷)
11:30-12:30 A社企画提案(渋谷)
13:30-14:00 移動(渋谷→品川)
14:00-15:00 Cプロジェクト打ち合わせ
15:00-16:00 移動(品川→都立大学)
16:00-17:00 Cプロジェクト資料作成
17:00-17:30 雑務・夜メール
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これに加えて、当日の優先順位とコメントを記入します。
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1) A社の提案は二度目になります。先日のフィードバックを受けて、要望も盛り込んだ上で提案を行います。
2) Cプロジェクトの概要を打ち合わせしてきます。本日中にかんたんな資料を作成して共有しますので、ご確認ください。
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こうして一日の全体像を見た上で、コメントしていきます。こうすることで一日のうち、何に重点を置いて取り組むべきなのか見えてきます。スケジュールによっては前後を入れ替えるなどして、よりスムーズに進められる段取りを取ることもできるでしょう。

カイゼンにつながる夜メール

また夜メールでは、実際にどのように業務を行なったのかを振り返ります。

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09:30-09:45 朝メール作成
09:45-10:30 A社企画書作成・印刷
10:30-11:00 Bプロジェクト打ち合わせ→進捗を確認しました。遅れはありません。
11:00-11:30 移動(都立大学→渋谷)
11:30-12:30 A社企画提案(渋谷)→たいへん好評でした
13:30-14:00 移動(渋谷→品川)
14:00-15:30 Cプロジェクト打ち合わせ→打ち合わせが30分長引いた
15:30-16:30 移動(品川→都立大学)
16:30-17:00 Cプロジェクト資料作成
→30分作業時間が短くなったため作成途中。明日続きを行う
17:00-17:30 雑務・夜メール
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業務報告
1) Cプロジェクトはスタートしたばかりということもあり、打ち合わせが30分長引きました。初回の打ち合わせは、すこし余裕を持って予定しておきたいと思います。
2) A社への提案は好評で、追加の提案を持っていくことになりました。次回の予定は10月12日14:00です。
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何も考えずに、仕事を終えるのではなく、こうして自分の仕事を俯瞰的に見直すことが、仕事の改善につながるのです。これを他人から指摘されて気づくのではなく、自分自身で振り返ることで自ら気づいていくというのが、この夜メールのメリットです。

チームのコミュニケーションも活発化する

また、こうしたメールのやり取りから、チームのコミュニケーションも活発化します。Google Calendarを共有するだけでは伝わらない仕事の中身や雰囲気など、文章で伝えることができます。朝晩、このメールが行き交うだけでも、チームとしての賑わいを感じることができます。

バラバラに仕事をしながらも、朝と夜には同じようにメールを出す。これによって、チームのリズムが同期され、同じペースで仕事を進めることができるのです。

あらゆるコミュニケーションがデジタル化、リアルタイム化されていくなか、落ち着いた対話をする時間がどんどん失われています。昔は「飲みニケーション」など、夜の飲み会などでの濃密な時間もありましたが、今や時代遅れ。ワーク・ライフ・バランスが崩れてしまいますし、今どきそこまで濃いコミュニケーションは望まれていません。

そんな時代だからこそ、この朝メール・夜メールが、チームのコミュニケーションの濃度を高めるための「型」として有効に機能するはずです。

 
 



小山 龍介

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】小山龍介(こやま・りゅうすけ)
株式会社ブルームコンセプト代表取締役。名古屋商科大学ビジネススクール 准教授。

【最新刊】『仕事のスピードを上げながら質を高める 最強のライフハック100』(小山龍介著)
『IDEA HACKS!』 シリーズ累計50万部突破! 元祖ライフハック本の著者による、ライフハック本の最新決定版! 仕事5割増し時代を乗り切る「15分仕事ハック」とは…!?
「時間」「情報収集」「整理」「集中と発想」「チーム」の5つのカテゴリー別に、仕事のスピードを高めながら、質を上げるための100のテクニックを紹介します。Slack、Eight、Apple Watch など最新のビジネスツールを使った小ワザも満載です。

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