スキルUP

最強の「自律分散型チーム」を生み出すスケジュール共有ハック/小山龍介

各個人が創意工夫を加えながら活躍する組織をつくるには、戦術の共有が必須です。今回は小山龍介さんに、チームメンバーの活動を連動させるスケジュールハックについて紹介してもらいました。

これまで多くの企業では、上意下達の組織体制で成功してきました。やるべきことがはっきりしていて、目標に向かって突き進むだけの状況であれば、そうした組織は大きな力を発揮します。欧米に追いつけ追い越せの時代は、それで問題ありませんでした。

しかしこれからは、追いつくのではなく、他がやらない新しいことをやっていかなければなりません。競争の軸が変わってしまったのです。

マーケットが広がっている間は、同じことをやっていても成長できました。しかし、マーケットが縮小していく中では、いかに独自性を出していくかということが求められます。そのなかでは、すべて監督からのサインによって動くタイプのチームでは、限界があります。

新しい時代の新しい組織とは、ひとりひとりが創意工夫を加えながら活躍する、サッカーのような自律分散型のチームです。サッカーでは、ある戦術を共有しているものの、状況に合わせて選手が自在にポジションを変えて対応します。お互いに約束を守りつつも、指示待ちをするのではなく、自律的に能動的にものごとに対処していくのです。

『ヒトデはクモよりなぜ強い』(オリ・ブラフマン/ロッド・A・ベックストローム著)という本では、頭を失ってしまうと機能しなくなる中央集権型の組織をクモに、現場が自律的に動く権限分散型の組織をヒトデにたとえて説明しています。21世紀型の組織は、クモからヒトデへと変わっていくのだと言います。

しかし、自律型の組織にも弱点はあります。全体の統率が取りづらく、それぞれの現場でバラバラになってしまいがちなのです。どんなにすぐれたチームであっても、戦術の共有がなされていなければ、烏合の衆と化してしまいます。自律分散型の組織を動かすためのテクニックが必要になるのです。

そのサッカー的な組織、ヒトデ的組織を見据えたチームマネジメントのハックが、スケジュールのクラウド共有です。お互いのスケジュールを共有することによってメンバーが自然と連携し、チームとしての一体感を生み出すのです。

チームメンバーの活動を連動させるスケジュールハック

僕のチームでは、あらゆるスケジュールをGoogle Calendarに集約して、チームメンバーに共有しています。誰がいつ、どのような仕事をしているのか一目瞭然です。サッカーでいえば、ピッチ上のどこに誰がいて、何をしているのかが分かるわけです。

仕事の状況も把握できるので、お互いのスケジュールが空いていたら、さっと短い打ち合わせを入れて状況を確認したりできます。また、仕事を頼んだり頼まれたりといったこともしやすくなるでしょう。ひとりに仕事が集中しているという状況も可視化されて共有されるので、仕事量の不公平も是正しやすくなります。

Google Calendarに集約した例。
Google Calendarに集約した例。

また、スケジュールを他人から見られるという適度なプレッシャーは、しっかり仕事をしようというモチベーションにもつながります。

軍隊式の組織であればノルマや予算目標、それに対する報酬などによって社員を働かせていましたが、他の人の活躍を見て「自分も頑張ろう!」と思うようになります。賞罰といった外発的な動機づけではなく、より内発的な動機づけによってメンバーが動くのです。

このスケジュール共有はさらに、「自分へのアポ」を入力する動機づけにもつながります。「自分へのアポ」とは、ひとりで行う作業に対して時間を確保するためのアポ。書類や企画書作成などの業務は、しっかりと時間を確保しておかないと、あとからスケジュールが破綻してたいへんなことになります。こうして他人からスケジュールを見える状態にすることによって、打ち合わせを入れられて作業時間がなくならないよう、各々、「自分へのアポ」を入れるようになります。

さらに僕の場合、プライベートの予定であってもオープンにしており、「この週末、家族旅行に行くのか」とか「この日は子どもの運動会があるんだな」といったものまで、チームに筒抜けになっています。子どもの送り迎えのスケジュールも入れていて、そこには予定を入れないよう気を使ってもらっています。

これから働き方改革で、人それぞれのワークスタイルに合わせた働き方を許容する動きが出てきていますが、その前提となるのはスケジュールの可視化にあるように思います。

現状、どのような働き方をしているのかが見えなければ、なかなか改善も、協力体制も組むことができません。スケジュールを共有することで、チームでの共創の第一歩が踏み出せるのです。


小山 龍介

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】小山龍介(こやま・りゅうすけ)
株式会社ブルームコンセプト代表取締役。名古屋商科大学ビジネススクール 准教授。

【最新刊】『仕事のスピードを上げながら質を高める 最強のライフハック100』(小山龍介著)
『IDEA HACKS!』 シリーズ累計50万部突破! 元祖ライフハック本の著者による、ライフハック本の最新決定版! 仕事5割増し時代を乗り切る「15分仕事ハック」とは…!?
「時間」「情報収集」「整理」「集中と発想」「チーム」の5つのカテゴリー別に、仕事のスピードを高めながら、質を上げるための100のテクニックを紹介します。Slack、Eight、Apple Watch など最新のビジネスツールを使った小ワザも満載です。

あなたへのオススメ記事

  • 「デジタルメモ」でライバルに圧倒的な差をつけるコツ/小山龍介
  • 「圧倒的成果」を上げる人が実践しているアウトプット術/小山龍介
  • デキる人は、他人へのアポよりも「自分へのアポ」を優先する/小山龍介
  • 仕事はやりかけで放置せよ! 完璧を目指さない「5割提出」のすすめ /小山龍介
  • 喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

    喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

  • 観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

    観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

  • 分析力&思考力アップ! 解くだけで頭がよくなるパズル

    分析力&思考力アップ! 解くだけで頭がよくなるパズル

  • 知れば一気に親近感がわく! 歴史人物の「ウラの顔」クイズ

    知れば一気に親近感がわく! 歴史人物の「ウラの顔」クイズ

  • 意外なウラ話にびっくり! スポーツがますます面白くなるクイズ

    意外なウラ話にびっくり! スポーツがますます面白くなるクイズ

  • コレならOK? コレだと失礼? 上司&取引先とのビジネスマナー

    コレならOK? コレだと失礼? 上司&取引先とのビジネスマナー

スキルUPの人気記事ランキング

  • 豊臣秀吉は6本指だった!? 先天性奇形異常多指症の証拠が2つの文献に/毎日雑学

  • なぜ時間を奪う!? 帰国後驚いた社員を信用しない日本の企業文化/こんな働き方(1)

  • 【SE女子の日常】格安SIMの使用率が高い/ぞえ

  • WordやExcelなどが1つに!「Office Mobile」アプリが有能と話題に

  • 叱られて立ち直れないときは【毎日でぶどり】/橋本ナオキ

{ カテゴリ別ランキングを見る }

資格・スクール情報

  • 中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説

    中小企業診断士の仕事内容は? 養成課程って何? 中小企業診断士について知っておきたいことを詳しく解説します。

    中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説
  • 行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説

    行政書士って何? どんな仕事をするの? 試験の難易度は? 行政書士に関する素朴な疑問を解決します。

    行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説
ページトップに戻る