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[忘年会] 面倒な日程調整をちゃちゃっと終えたい!/幹事のお助け神アプリ①

間もなく到来する忘年会シーズン。通常業務に忘年会幹事業務が加わると、師走感たっぷりの忙しさに! そこで、幹事をフォローアップしてくれる便利なアプリ&Webサービスをご紹介。1回目は、日程調整とメンバー管理に役立つアプリです。

「LINE」を使って手軽に日程調整

参加者全員が「LINE」でつながっているなら、手軽さNo.1の「LINE スケジュール」がおすすめです。

最初に、参加予定のメンバーを登録した「グループ」を作成しておきましょう。こうしておくと、参加メンバーの招待がスムーズにできますし、日程調整が完了したあとでも、お店が確定したときの連絡や当日の連絡など、グループ全員で情報共有ができます。

LINEスケジュールは、普段使っている「トーク画面」から呼び出すことはできません。下部メニューにある[ウォレット]をタップし、「関連メニュー」の[その他サービス]から、「LINEスケジュール」を選択します。

「LINEスケジュール」は、[ウォレット]→関連サービス→[その他サービス]の中にある。
「LINEスケジュール」は、[ウォレット]→関連サービス→[その他サービス]の中にある。


次に、「イベントリスト」画面で[イベントを作成]をタップし、イベントを新規作成します。

[イベントを作成]を選択し、イベントを新規作成する
[イベントを作成]を選択し、イベントを新規作成する

カレンダーで候補日を選択し、完了したら[メンバー招待]から、忘年会メンバーのグループを選び、参加メンバーを招待します。

カレンダーを受け取った側は、候補日すべてについて[○][△][×]を登録します。

最も多く[○]が選択された日付がひと目でわかる
最も多く[○]が選択された日付がひと目でわかる

LINEでつながっているユーザー同士の日程調整なら、LINEスケジュールが圧倒的に便利です。しかし、LINEスケジュールはスマホのLINEでしか使えないので、ガラケー使いのメンバーがいる場合は使用できません。

「調整さん」ならガラケーでもOK!

スマホはもちろん、PCやガラケーからでも利用できるのが「調整さん」です。操作画面もシンプルなので、年配の方がメンバーに年配の方が含まれる場合には特におすすめです。

調整さんは、「日付」だけでなく「時間」の調整もできます。例えば「12月3日 18:00〜」と「12月3日 20:00〜」というように、同じ日付で開始時間が異なる候補日程を作成できるので、参加予定メンバーみんなの業務の支障にならない(なりにくい)日時を設定することが可能です。

まず、調整さんにアクセスし、[イベントをつくる]を選択します。「イベント名」「メモ」を入力し、カレンダーから候補日を選んで開始時間を設定します。

同じ日にちを複数選択することができる
同じ日にちを複数選択することができる

イベントが完成すると、固有のURLが表示されます。このURLを、参加メンバーにメールやLINEなどで直接連絡すればOKです。

URLを受け取った側は、[出欠を入力する]から「名前」を入力し、「日にち候補」のすべてについて[○][△][×]を登録して[入力する]を押せば、すぐに結果が表示されます。

一度登録した予定は、後で変更することもできる
一度登録した予定は、後で変更することもできる

イベントのURLさえ知っていれば誰でも回答できる(調整さんへの会員登録やログインは不要)のが、調整さんのいいところ。ただし、調整さんは日程調整の機能のみなので、日程が確定したあとのやり取りは、メールやLINEなどで行う必要があります。

会費を事前に回収できる「Peatix」

イベント作成・チケット販売アプリの「Peatix(ピーティックス)」を使えば、「イベント(忘年会)のチケットを売る」という形で、会費を徴収することができます。

宴会当日までに会費を集められるので、会場でお金のやり取りをする必要がありません。また、受付もスムーズ。参加者のスマホに表示されるチケットのQRコードを提示してもらえば、それを自分のスマホで読み取るだけで受付は完了! 来場人数もリアルタイムでわかります。

Peatixを使えば、忘年会当日、受付で参加者の名前を聞いて名簿を照合し、会費を回収する、という作業は必要なくなります。これまでのような、「○○社のXXです…」→「参加費5500円です」→「1万円でお釣りもらえますか?」→「1000円札が足りないので、後ほどお持ちしますね」(あぁ、受付に行列ができてしまった)……なんていう面倒なやり取りがなくなるわけです。

まず、PCからPeatixのサイトにアクセスし、新規イベントを作成します。日時や場所、チケットの価格(無料イベントも可能)などを入力し、すべての設定が完了したら[公開]をクリック。その後、作成したイベントのURLを参加者に連絡します。

参加者にはイベントのURLを伝えればOK
参加者にはイベントのURLを伝えればOK

参加者は、Peatixアプリからチケットを購入(会費を支払う)します。支払いには、Peatix指定のクレジットカード、コンビニ、ATMが利用できます。

参加人数や回収できた会費の金額もひと目でわかる
参加人数や回収できた会費の金額もひと目でわかる

回収した会費は、Peatixから販売手数料(チケット代の4.9% +99円/チケット1枚)を除いた額が、幹事の口座に振り込まれる仕組みです。

◇ ◇ ◇

メンバー全員がすでにLINEのお友達なら「LINEスケジュール」、インストールもログインも不要で誰もがシンプルに使えるツールなら「調整さん」、大人数の忘年会を仕切らなければならなくなったらメンバー管理に「Peatix」と、シーンに応じて賢く使い分けてくださいね!


三浦 良恵

カテゴリ:スキルUP

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