スキルUP

チームの仕事を可視化するタスク管理ツール「Trello」/スゴ技ツール講座

「日々の仕事をもっとパパッとこなしたい!」というアナタにおすすめのビジネスツールを、N予備校プログラミング講師の吉村総一郎さんがご紹介! 目からウロコの仕事効率化ネタが満載です(第2回)。

激しい環境変化に対応したプロジェクトの管理ツール

21世紀になって、仕事のやり方が大きく変わってきたといわれています。ひとつには、それはインターネットの登場とスマートフォンの普及が大きな要因とされています。

インターネット接続環境を常に持ち歩くことにより、情報伝達、意思決定の伝達、世界的な調査分析が、いつでも・どこでも、組織として行うことができるようになりました。これは、とても大きな変化といえます。

そして情報のやり取り自体が、インターネット以前とその後とでは、比べ物にならないスピードとなりました。その結果、人々のニーズ、市場や人材を取り巻く環境などが、過去に経験したことがないほど急激に変化するようになっています。

また、高度な機械化やコンピュータを使った自動化も、人々の仕事のあり方を変えています。単純作業などは今後、機械やコンピュータで動くAIがやる仕事となっていくでしょう。

そしてこの状況というのは、皆さんの身の回りでも起こっていっているのではないでしょうか?

仕事のあり方も、日々変化する状況に合わせて、変えていかなくてはなりません。今までどおり、マニュアルに沿って朝から晩までの決まった事をやれば良いだけ、という仕事のあり方は、どんどん人間がやらなくなっていく可能性が高いといえます。

例えば、単純な作業であれば、進捗を測定するということでさえ昔からのやり方で良いでしょう。足の長い仕事では、大きなガントチャートを引いて、「今日は全体の3%進みました」というふうにやっていくことが、昔ながらの方法です。

しかし、毎日ガントチャートを引き直す必要があるような変化の激しい環境では、このやり方ではうまくいきません。常に移り変わる仕事では、今どこまでできているかなどを常に把握するのは、とても大変です。日々メンバーがやっていく、移り変わる仕事の内容を把握するだけでも、今まで以上に大きなコストがかかってしまうのです。

このような激しい環境の変化に合わせて、誰が何をやっているのか、チームの全員が一目瞭然となる――そんな、状況を可視化してプロジェクトを管理していくのに便利なツールが、今回紹介する「Trello」です。

「ボード」「リスト」「カード」でチームの仕事が一目瞭然に!

Trelloは、以下のような見た目をしたプロジェクト管理ツールです。

「Trello」の画面例
「Trello」の画面例

Trelloには、

●「ボード」と呼ばれる、この画面
●「リスト」と呼ばれる、列
●「カード」と呼ばれる、仕事のまとまりが書いてある項目

……があります。この見た目に、必要なもののすべてが詰まっています。

この、ボードもリストも自由に作ることができます。この例では「プログラミング教材制作」というボードで、

●いつかやりたいこと
●やること
●進行中
●確認待ち
●完了

以上の5つのリストが用意してあります。なお、このリストは自分が好きなように設計することが可能です。

簡単なものであれば、

●やること
●やったこと

この2つで良いでしょう。このボードは、スマホアプリやWebブラウザ上から、チームですぐにアクセスすることができます。

ボードには、スマホアプリやWebブラウザからアクセスできる
ボードには、スマホアプリやWebブラウザからアクセスできる

使い方は簡単、

①チームのメンバーが見れるボードを作る
②リストを作る
③それぞれ仕事のカードを作る
④仕事のステータスに合わせカードを移動する

これだけなのです。

これをチームでやるだけで、チームの仕事の状況が一目瞭然になります。メンバーからメンバーに依頼したい仕事、リーダーから依頼したい仕事もこのカードで扱われます。

カードの粒度などはチームで話し合って決める必要がありますが、それさえして、このTrelloを中心に仕事を管理すれば、とにかくTrelloを見れば全体の仕事の状況がわかるようになります。

また、1人の人が仕事をたくさん抱えすぎていないかも、このボードを見れば一目瞭然です。

このボードは、スマホやタブレットからもアプリを介して編集することができますし、すべてのボードの変化を「Slack」やメールなどに通知することも可能です。

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実はトヨタの「カンバン方式」から派生した!?

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カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】吉村 総一郎(よしむら・そういちろう)
プログラミング講師。
東京工業大学大学院生命理工学研究科生体分子機能工学専攻修了。製造業の製品設計を補助するシステムの開発に携わる。その後、株式会社ドワンゴに入社。ニコニコ生放送の各種ミドルウエアの開発に携わり、ニコニコ生放送の担当セクションマネージャーとしてチームを率いる。
2016年よりN予備校プログラミング講師として高校生にプログラミングを教えている。
著書に『高校生からはじめる プログラミング』『Webプログラミングが面白いほどわかる本 環境構築からWebサービスの作成まで、はじめからていねいに (N高校のプログラミング教育)』(ともにKADOKAWA)がある。

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