スキルUP

整理整頓が苦手な人でもラクラク実践できる「片づけ」のコツ/コクヨの整理術①

モノが減る・整うと、仕事は手際よく進められる!――生産性があがる商品を開発してきた会社の社員が実践する、すごい片づけのコツを『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』からご紹介します(第1回)。

モノの住所を決める

【外泊禁止! 必ず自宅に帰ってもらう】

私は自分の個人スペースの「片づけ」をしたことがありません。といいますのも、これまでに「散らかした」という経験がないからです。

整理や片づけによって生産性は上がります。ですが、その整理や片づけをしている最中は一時的に生産性が下がっているはずです(整理に費やす時間には生産性がないため)。そして、片づけ後の状態をキープしなければ、徐々にまた、生産性は低下します。

ですから「片づけをしなくてもいい環境」、つまり、常に片づいている環境にすることが重要です。
そのコツは、「モノの住所を決めること」。使う目的・頻度・サイズ・専用(共用)によって、モノの住所(=収納場所)を決めます。即決できなければ、ホテル(=仮置きボックス)に泊まらせますが、連泊は禁止です。使い終えたモノたちは必ず帰宅させ、外泊は禁止です。

3段トレーに収納している書類の内訳は、上段が「日次業務や現在進行中の関係書類」、中段 が「月次業務や月内納期の関係書類」、下段が「通期にわたって使い続ける書類」。
3段トレーに収納している書類の内訳は、上段が「日次業務や現在進行中の関係書類」、中段 が「月次業務や月内納期の関係書類」、下段が「通期にわたって使い続ける書類」。すべての 住所(収納場所)をきちんと決めている。


資料・カタログ・キャビネットは左に置く

【作業を止めずに、モノを取れる動線を確保する】

デスク上の資料やカタログ、キャビネットや引き出しは、できるだけ自分の左側に設置しています。

私は右利きで、右手でパソコンを操作したり、右手にペンを持っていることが多いので、空いているほうの左手で資料やカタログを取りにいくのが動線的にムダがないと考えているからです。

業務上、社内・社外を問わず、さまざまな問い合わせがきますので、即座に答えられるように、2年分の商品カタログと新製品のパンフレットは、自分から近い位置に置いています。

また、これから発表になるような新商品に関する書類などは、デスクの近くを通る人の目にもふれないように、引き出しの奥のほうに入れています。

フリーアドレスではなく、自分の固定席があるので、 仕事をしやすい配置を常に研究している。
フリーアドレスではなく、自分の固定席があるので、 仕事をしやすい配置を常に研究している。


飲み物スペースは独立させる

【手や資料がぶつかって、飲み物を倒す心配がなくなった】

クリップでデスクを挟んで設置するタイプのドリンクホルダーを使っています。

紙コップや紙パックに入った飲料を飲みながら仕事をすることが多いのですが、以前は、普通にデスクの上に置いていたので、手が当たって倒してしまうこともありました。まあ仕方ないよね……と、あまり気にしていなかったのですが、遂にパソコンのキーボードの上にひっくり返して大惨事に! その後、それを知った妹が誕生日にプレゼントしてくれたのが、このクリップ式ドリンクホルダーです。デスクを挟んで、独立した飲み物の置き場所を手軽に作れるので、ドリンクを倒して、大事な書類やパソコンにこぼす心配がなくなりました。

製品自体が耐荷重710グラムで、十分な深さもあるので、一般的な500ミリリットルのペットボトルを入れてもグラグラせずに安定します。

クリップの内側にはシリコンがついているので、すべりにくく、 デスクに傷もつきにくくなっている。
クリップの内側にはシリコンがついているので、すべりにくく、 デスクに傷もつきにくくなっている。




コクヨ株式会社

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】コクヨ株式会社
1905年創業。文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業から成る。
オフィスをショールーム化した「ライブオフィス」や、業界でいち早く「フリーアドレス」を実施するなど、生産性をあげる取り組み提案や商品開発を多数展開。クリアファイルやペンケース、収納ラックやデスクにいたるまで、業務効率を高める商品は評価が高い。

【書籍紹介】『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)
文房具やオフィス用家具など様々な商品を企画・販売するコクヨが手掛けた、「整理」「片づけ」のハック集。楽に・すぐできて・すっきり片づく「仕事の効率&生産性を上げる整理術」100メソッドを一挙公開します。

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