スキルUP

「増やさない」「ため込まない」習慣が仕事の生産性を上げる!/コクヨの整理術②

モノが減る・整うと、仕事は手際よく進められる!――生産性があがる商品を開発してきた会社の社員が実践する、すごい片づけのコツを『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』からご紹介します(第2回)。

ファイルボックスは1個しか持たない

【「このスペースのみ!」強い意志を持って書類を減らす】

進行中の案件の書類は、「ファイルボックス1個分だけ持つ」と決めて、それ以上増やしません。書類が増えないように、1、2週間に一度のペースで見直し、不要な書類を処分します。

書類は、案件ごとに中身の見える色付きクリヤーホルダーに入れ、打ち合わせの際などは、ホルダーごと持ち出します。ホルダーはせいぜい20冊程度にしかなりませんから、色を見れば、おおよそどの案件なのかがわかります。

書類を捨てる際も、どうしても取っておきたいものはスキャナーで取り込んでデータ化し、ファイル名の冒頭に日付を入れて、「170603○○会社提案資料」というように名付けて保管します。日付を入れておくと、過去のカレンダーのスケジュールから検索できるので、ラクに書類を探せます。

あとで必要になりそうな書類は、メールのファイル添付で受け取るようにしたり、社内で共有できる書類は個人で持たないようにしたり、
あとで必要になりそうな書類は、メールのファイル添付で受け取るようにしたり、社内で共有できる書類は個人で持たないようにしたり、そもそも紙の書類が増えないような工夫もしている。


容量に限りのあるファイルを使う

【マチ幅を超えない量を心がけるから、整理の習慣がつく】

3辺とじの個別フォルダーを使うようになって、書類の量がグッと減りました。

通常、個別フォルダーというと、2つ折りのファイルに書類を挟む形式なので、大量の書類を保管できてしまいます(ふくらみすぎると、みっともないですが)。

「NEOS」シリーズの個別フォルダーは、3辺とじであるため、入れられる書類の量に限界があります。フォルダーに「ここまで!」と言われている気がして、整理と廃棄を心がけるようになり、むやみにため込まなくなりました。また、樹脂製のフォルダーなので、何度出し入れしても、紙製のフォルダーのように端がボロボロにならず、耐久性があります。

いまは、ラベルはつけずに、フォルダーの色で中に入っている書類を区別しています。この色の展開も落ち着いた感じで気に入っています。

派手ではないがハッキリした色合いで、キャビネットや引き出しに収納したときにもキレイに見える。
派手ではないがハッキリした色合いで、キャビネットや引き出しに収納したときにもキレイに見える。

3辺がとじているので、持ち歩いているときに、中の書類がスルッと横から落ちにくい。かといって、書類を出しづらかったり、入れづらかったりすることもないので使いやすい。
3辺がとじているので、持ち歩いているときに、中の書類がスルッと横から落ちにくい。かといって、書類を出しづらかったり、入れづらかったりすることもないので使いやすい。


書類は3ステップで整理する

【3つのステップを経ると、書類が消えていく】

「書類の量が少ない」とよく言われます。ため込まないのは、現業務(事業責任者)になってからではありません。かつて営業畑の仕事をしていたときから少ないです。当時から、書類整理は3つのステップで行っています。

ステップ① 書類をもらったら、とりあえずデスクの一番上の引き出しにポンポン放り込む(この場所はパソコンの収納場所でもある)。

ステップ② 翌日の朝、パソコンを取り出しがてら、書類を選別し、保存するか廃棄するかを決める(保存する書類は、下の引き出しの分類ファイルへ)。

ステップ③ 分類ファイルは月1のペースで整理し、不要なものを廃棄する。

書類の絶対量が少ないので、収納や分類に困ったり、目的の書類が見つからなくてイライラするという経験は皆無です。

業務中のデスクはスッキリ。置きっぱなしの書類はナシ。部下からの報告資料なども、基本、自分では持たない。
業務中のデスクはスッキリ。置きっぱなしの書類はナシ。部下からの報告資料なども、基本、自分では持たない。

とりあえず放り込むのが、上の引き出し。保存する書類は下の引き出しの分類ファイルへ。
とりあえず放り込むのが、上の引き出し。保存する書類は下の引き出しの分類ファイルへ。


印刷しない

【本気で減らそうと思ったら、月間0枚も実現可能】

紙の書類や資料を減らす取り組みをしている人は多いと思います。たとえば、「2枚分の書類を1枚で印刷する」とか「不要な書類を週に1回廃棄する」とか。

ですが、私の場合は、もっと徹底的に印刷の枚数と回数を減らしています。

今、私が印刷している書類は、旅費精算の申請書のみです。これは、出力紙に押印が義務づけられているためで、もし、制度が変われば、0枚もあり得ます。

ここまで印刷しない秘訣は、ズバリ、「パソコンをプリンターにつながないこと」です。仕事で使うパソコンには、プリンターのドライバすら入れていません。

ちなみに、先の旅費精算の申請書は、月に1回、周りの誰かに頼んでプリントアウトをしてもらっています。

外付けの大型ディスプレイを使用している。2画面を使って作業をすることによって、紙の閲覧時と同レベルの満足を得ている。
外付けの大型ディスプレイを使用している。2画面を使って作業をすることによって、紙の閲覧時と同レベルの満足を得ている。




コクヨ株式会社

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】コクヨ株式会社
1905年創業。文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業から成る。
オフィスをショールーム化した「ライブオフィス」や、業界でいち早く「フリーアドレス」を実施するなど、生産性をあげる取り組み提案や商品開発を多数展開。クリアファイルやペンケース、収納ラックやデスクにいたるまで、業務効率を高める商品は評価が高い。

【書籍紹介】『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)
文房具やオフィス用家具など様々な商品を企画・販売するコクヨが手掛けた、「整理」「片づけ」のハック集。楽に・すぐできて・すっきり片づく「仕事の効率&生産性を上げる整理術」100メソッドを一挙公開します。

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