スキルUP

モノが減ると仕事がはかどる! 究極の「捨てる」技術/コクヨの整理術③

モノが減る・整うと、仕事は手際よく進められる!――生産性があがる商品を開発してきた会社の社員が実践する、すごい片づけのコツを『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』からご紹介します(第3回)。

すべて出して、床に並べる

【グレーゾーンの物品は、時限爆弾方式を適用する】

モノを捨てる際の基本は、時限爆弾方式です。

仕事の資料の場合は、「①直近で使っている/②いつか使うかも/③使わない」の3つに仕分けして、②は箱につめて、中身を使わないまま時期がきたら、もう中も確認せずに破棄します。

この3つの仕分けを行うには、まず、職場のロッカーやデスクの引き出しから収納物をすべて出して、床や会議室のデスクに並べます。

そして、並んだファイルや物品を俯瞰(ふかん)して、必要なものをピックアップ(①)、不要なものを廃棄(③)、グレーゾーンにあるものを箱に詰めます(②)。とにかくすべてを出して並べることが重要です。というのは、いったん出してしまうと、元に戻す手間が面倒で、思いきって捨てる決断をしやすくなるからです。

写真は自宅の引き出しを整理したときの様子。中身をすべて出して並べて、使う予定のないパソコンケースと不要なノートを見つけて処分した。
写真は自宅の引き出しを整理したときの様子。中身をすべて出して並べて、使う予定のないパソコンケースと不要なノートを見つけて処分した。


捨てるためのルールを決める

【5つのルールを決めて、自動的に書類を減らす】

ルール① 捨てるルールを決める〜整理の度に悩んでいると、結局、何も捨てられないので、「見積書は捨てる」「仕様書は残す」などと具体的に決めます。

ルール② 2年間閲覧ナシ&利用しなかったモノは廃棄〜過去の試験結果やサンプル、書類などで、直近2年以内にまったく使わなかったものは廃棄します。

ルール③ 躊躇なく捨てる〜いつか使うから、誰かにあげるかもしれないから、といった根拠のない「あてのない未来」のためにモノは残しません。

ルール④ 定期的に机上をチェック〜机上の書類を2週間に一度チェックします。仕事のヌケ・モレを防ぎつつ、処理済みの書類を見つけたら整理します。

ルール⑤ ファイルボックス1個に収める〜書類が増えてもファイルボックスは増やさず、「ファイルボックスは1個」と決めて、書類を一定量に保ちます。

進行中の案件を入れるファイルボックスは1個と決める。保管できる書類の量を一定に保つ必要があるので、使っていない書類は必然的にデータ化、もしくは処分する。
進行中の案件を入れるファイルボックスは1個と決める。保管できる書類の量を一定に保つ必要があるので、使っていない書類は必然的にデータ化、もしくは処分する。


「捨てる」をルーティン化する

【定期的に「書類整理の日」を決めて、書類の量をコントロール】

仕事をしていく中で、必要なもの(書類、モノ)を探す時間が短縮できると、大幅な生産性アップが実現できると考えています。そのため、不要なものを極力減らすために、「書類整理の日」を決めて、定期的に整理しています。

整理の方法は、人と変わったことは特別していません。手元にある書類を確認し、必要な書類はファイルサーバーに保管します(紙ベースのものはスキャンしてデータ化。紙では保管しません)。

①毎週金曜日に1週間分の書類を整理して、不要な書類を廃棄する。
②月初め(3営業日以内)に書類整理と保管庫の整理・清掃を行う。

これが書類整理の日です。手元の書類をとにかく保管庫へ運び、ため込んでしまっては本末転倒なので、保管庫の整理も組み込むようにしています。

保管庫は、いつもスッキリ。
保管庫は、いつもスッキリ。




コクヨ株式会社

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】コクヨ株式会社
1905年創業。文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業から成る。
オフィスをショールーム化した「ライブオフィス」や、業界でいち早く「フリーアドレス」を実施するなど、生産性をあげる取り組み提案や商品開発を多数展開。クリアファイルやペンケース、収納ラックやデスクにいたるまで、業務効率を高める商品は評価が高い。

【書籍紹介】『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)
文房具やオフィス用家具など様々な商品を企画・販売するコクヨが手掛けた、「整理」「片づけ」のハック集。楽に・すぐできて・すっきり片づく「仕事の効率&生産性を上げる整理術」100メソッドを一挙公開します。

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