スキルUP

成果をあげる社員が実践する「書類」整理の超絶テク/コクヨの整理術④

モノが減る・整うと、仕事は手際よく進められる!――生産性があがる商品を開発してきた会社の社員が実践する、すごい片づけのコツを『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』からご紹介します(第4回)。

分類は「その他」からはじめる

【書類が増えてきたら、専用フォルダーを作成する】

とにかく「便利が好き!」で、意識的にいろいろな整理法を試しています。

現在は、「KaTaSu」シリーズの持ち運べるファイルボックス(取っ手付き・スタンドタイプ)を使用し、その中で書類を仕分けしています。

書類をホルダー分けする際は、初めは「その他」のクリヤーホルダーに入れます。その案件の書類が増えてまとめる必要性が出てきたところで、それ専用のホルダーを作成し、見出しもつけます。

見出しは重なって見えづらくならないようにしていますが、列を厳格にそろえないようにしています。というのも、いちいちそろえる作業が手間ですし、ミリ単位でキレイにそろえている中で、1枚、ズレているものがあると、妙に気になってしまうからです。ざっくりとバラけたように貼るのがポイントです。

A4サイズのクリヤーホルダーにペンを差すと、ペンが飛び出てしまうので、手前に1枚だけA5サイズのクリヤーホルダーを入れてペンを差している。
A4サイズのクリヤーホルダーにペンを差すと、ペンが飛び出てしまうので、手前に1枚だけA5サイズのクリヤーホルダーを入れてペンを差している。これには、領収書などのこまごまとしたものも収納している。


優先、次点をひとつのファイルボックスで管理する

【ファイルボックスの中で書類の優先度が可視化される】

デスクの中央付近、パソコンの横にタテ型のファイルボックスを置いています。

このファイルボックスは、真ん中に仕切りがあり、左右に分けて収納できます。

私は、この仕切りの左側に「優先(急ぎで処理しなくてはいけないもの)」、右側に「次点(次に処理しなくてはいけないもの)」の書類を入れて使っています。

「左側の書類がどんどん減ってきて、今日はスムーズだな」とか、「右側の書類がやけに増えてきたから急がないと!」などと、処理量が目に見えるので、仕事を片づけるモチベーションにつながっていると感じます。

そして、頭であれこれ考えず、感覚的に左右のファイルボックスに投げ込むだけなので、運用的にもまったく負担を感じません。

〈KaTaSu〉シリーズのファイルボックスは可動式の取っ手付き。持ち歩けるので、自分のデスク以外の場所に持ち出して、集中して作業することもある。
〈KaTaSu〉シリーズのファイルボックスは可動式の取っ手付き。持ち歩けるので、自分のデスク以外の場所に持ち出して、集中して作業することもある。

ファイルボックスの色は、自分のラッキーカラーのグリーンを選択。
ファイルボックスの色は、自分のラッキーカラーのグリーンを選択。


色分けフォルダーに仕分けする

【「捨てること」を念頭に置いて仕分けする】

増えるばかりの書類を減らすために、4つの個別フォルダーに仕分けをして、不要な書類を洗い出します。4つの個別フォルダーの内訳は次の通りです。

①廃棄(古紙)〜不要で、古紙として出す書類
②廃棄(シュレッド)〜不要で、シュレッダーにかけて廃棄する書類
③とりあえず仮保管〜ファイリングするか廃棄するか、すぐに判断できない書類
④後でファイリング〜後でファイリングする書類

個別フォルダーにはラベルも付けますが、異なる色のフォルダーを用意して色分けして使ったほうが、感覚的に「これはミドリ(廃棄)、これはムラサキ(仮保管)……」などと仕分けしやすいです。フォルダーに仮保管した書類は、ちょっと時間を置いてから、まとめて処理します。

4つのうち、2つのフォルダーが「すぐに捨てられる」書類。仕分けしてみると、案外、多い。
4つのうち、2つのフォルダーが「すぐに捨てられる」書類。仕分けしてみると、案外、多い。


ふせんはクリヤーホルダーの内側に貼る

【ふせんがはがれないから、目的のファイルを探しやすい】

クリヤーホルダーにインデックスをつけるときには、主に、ふせんを使用しています。自分の持ち物を増やしたくないので、ラベル付け用品を準備して……ということは考えていません。インデックスは、タイトルと書類の中身が判別できれば用が足ります。特別なこだわりはありません。

ふせんをインデックスとして使う際は、書類の文字を隠さないサイズを選びま
す。わりと小さめです。

のりのついている面(粘着面)のほうに案件名やタイトルを記入して、クリヤーホルダーの内側から貼ります。ホルダーの外側に貼ってしまうと、持ち歩いているときに、ふせんが折れたり、汚れたり、はがれてどこかにいってしまうおそれがあるからです。

できるだけ書類の文字を隠さない位置に、ふせんを貼る。
できるだけ書類の文字を隠さない位置に、ふせんを貼る。




コクヨ株式会社

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】コクヨ株式会社
1905年創業。文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業から成る。
オフィスをショールーム化した「ライブオフィス」や、業界でいち早く「フリーアドレス」を実施するなど、生産性をあげる取り組み提案や商品開発を多数展開。クリアファイルやペンケース、収納ラックやデスクにいたるまで、業務効率を高める商品は評価が高い。

【書籍紹介】『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)
文房具やオフィス用家具など様々な商品を企画・販売するコクヨが手掛けた、「整理」「片づけ」のハック集。楽に・すぐできて・すっきり片づく「仕事の効率&生産性を上げる整理術」100メソッドを一挙公開します。

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