スキルUP

業務が劇的に効率化する「引き出し」整理のスゴ技/コクヨの整理術⑤

モノが減る・整うと、仕事は手際よく進められる!――生産性があがる商品を開発してきた会社の社員が実践する、すごい片づけのコツを『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』からご紹介します(第5回)。

袖机の引き出しを4分割して使う

【ざっくり居場所を決めて、あふれさせない】

袖机(下まで引き出しの付いた机)の引き出しを4分割して使用しています。

①上段の手前は、「日々の調べものコーナー」(名刺、カタログ、コード表など)。
②上段の中央は、「仕掛かりコーナー」(進行中の案件のクリヤーホルダー)。
③上段の奥は、「過去の調べものコーナー」(直近3年分くらいのノートや資料など見返す可能性があるもの)。
④下段の引き出しは、「ほとんど見ないけれど保管の必要なもの」(研修資料、過去5年分くらいの資料やノート)。

この4分類に合わせて、書類をあふれさせないように収納(あるいは移動、廃棄)しています。これまで、総務系、SE、営業、販売企画と、4つの職種を経験していますが、いずれの職種でも、この方法で問題なく運用できました。

写真は上段の引き出し。中央の「仕掛かりコーナー」の中で特に重要なもの(締め切りのあるもの)は、赤色のホルダーに入れて目立たせる。
写真は上段の引き出し。中央の「仕掛かりコーナー」の中で特に重要なもの(締め切りのあるもの)は、赤色のホルダーに入れて目立たせる。


手前によく使うものを置く

【普段から収納する順序を気にしていると、見直しがラクになる】

「いま動いている」という案件は、クリヤーホルダーにひとまとめにして、引き出しの手前に収めます。進行中の資料が増え、クリヤーホルダーの数が増えてきたときには、それらを新たな個別フォルダーでひとまとめにして、引き出しの手前に収めます。個別フォルダーの中に入っているクリヤーホルダーについても、使用頻度に応じて順序をつけます(使用頻度の高いものが手前)。

引き出し内の書類は、定期的に見直しをはかりますが、手前に使用頻度の高いものが自然と集まってきているはずなので、奥にあるもの(=使っていないもの)から見直していくことになります。

「使っていないけれど、念のため保存しておきたい」という書類は、外部倉庫に移すかデータ化(紙の書類は廃棄)します。

手前に使用頻度の高いものが集まってくるので、奥にあるものから廃棄することを検討できる。
手前に使用頻度の高いものが集まってくるので、奥にあるものから廃棄することを検討できる。

進行中の書類の中でも、「まさに進行中」のものは、ひとつのクリヤーホルダーにまとめて、日中はデスクに立てて保管する。
進行中の書類の中でも、「まさに進行中」のものは、ひとつのクリヤーホルダーにまとめて、日中はデスクに立てて保管する。


背表紙を下にして収納する

【見たいのは、タイトルではなく、中の情報】

クリヤーブック(透明のポケットが複数ある冊子形式のファイル)を引き出しに収納するときは、タイトルとなる背ラベルが見えるように、背表紙を上にして収納している方が多いかと思います。しかし私は、逆の向き。背表紙を下にして、バラバラしているほうが上になるように収納しています。

その理由は、クリヤーブックの中身を確認しやすいからです。

背表紙が上側になっていると、まず、クリヤーブックを丸ごと引き出しから抜き出して、広げ、それから目的のページを探して……という流れになります。

けれども、バラバラしているほうが上側になっている場合は、クリヤーブックを半分くらい持ち上げた程度で、目的の情報が見られます。そして、確認し終えたら、パッと手を離すだけで、ストンと元の場所に収めることもできます。

毎朝の日報作成時に情報を確認する場面が多い。毎回、ワンアクションで済めば、積もり積もって、かなりの時短効果がある。
毎朝の日報作成時に情報を確認する場面が多い。毎回、ワンアクションで済めば、積もり積もって、かなりの時短効果がある。




コクヨ株式会社

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】コクヨ株式会社
1905年創業。文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業から成る。
オフィスをショールーム化した「ライブオフィス」や、業界でいち早く「フリーアドレス」を実施するなど、生産性をあげる取り組み提案や商品開発を多数展開。クリアファイルやペンケース、収納ラックやデスクにいたるまで、業務効率を高める商品は評価が高い。

【書籍紹介】『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)
文房具やオフィス用家具など様々な商品を企画・販売するコクヨが手掛けた、「整理」「片づけ」のハック集。楽に・すぐできて・すっきり片づく「仕事の効率&生産性を上げる整理術」100メソッドを一挙公開します。

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