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仕事の「報連相」がスムーズに! タスク管理ツールの意外な応用術/⼩⿃遊

仕事の相談や報告で余計なことを言ってしまう。そんな傾向がある人は、タスク管理ツールによって言うことを整理し、テンプレ化することが有効です。今回はそのタスク管理について紹介します。

読者のみなさま、こんにちは。小鳥遊(たかなし)と申します。

私は、発達障害のADHD(注意欠陥・多動性障害)の不注意優勢傾向という特性を持ちながらも、GTD(Getting Things Done)という仕事術を応用することで、会社員としての本業に加えてパラレルキャリアを複数進めることができています。

今回のテーマは、「余計なことを言ってしまう人の処方箋」です。

よかれと思って言葉を重ねてしまい、思いとは裏腹に相手を混乱させてしまい、「コミュニケーションって難しいよな」と思った経験はありませんか。

そんなときのために、GTDでどのように「余計な一言」防止ができるかをお話します。

コミュニケーションの材料は整理された収納箱から

余計なことを言わず、必要最低限のコミュニケーションをするためには、必要な情報を整理整頓し、素早くピックアップできるようにしておく必要があります。

GTDの運用を想定したタスク管理ツールは、タスクが適宜カテゴライズされ、各タスクはその完了に必要なサブタスクに分解され、締切日やステータスが必要に応じて付されています。

さながら、きちんと整理された収納棚のようなものです。

タスク管理ツールの例
タスク管理ツールの例社会福祉法人SHIP提供 タスク管理ツール「タスクペディア」より


それに対して、頭の中の記憶を思い出しながら話すのは、取っ散らかったおもちゃ箱の中からお目当てのおもちゃを探すようなものです。探し出すまでに時間がかかり、ともすれば別のおもちゃに気を取られてしまうこともあります。

私は、報連相をするとき、まずツールの該当タスクに目を走らせます。

種々雑多な情報が渦巻く頭の中ではなく、情報が集約され整理されたツールであれば、必要な情報を過不足なく素早く取り出すことができるからです。

相手が分かりやすいように並べる

コミュニケーションに必要な材料をピックアップする準備ができたら、相手に分かりやすいように材料を並べて構成します。

報連相のたびに構成を考えていてはしんどいので、既存のテンプレートを利用するのが得策です。ここでは、PREP法をご紹介します。

PREP法とは、次の構成で、文章やプレゼンテーションにおいて分かりやすく内容を相手に伝える方法です。
① 結果(Point)
② 理由(Reason)
③ 具体例(Example)
④ 再度、結果(Point)

例えば、プロジェクト会議資料の配布の進捗が何パーセントかを上司に報告するとします。すぐにツールに目を走らせます。

タスク管理ツールの記入例
タスク管理ツールの記入例社会福祉法人SHIP提供 タスク管理ツール「タスクペディア」より


① 進捗は30パーセント弱
② サブタスク7つに対して2つ完了済み
③ 資料のひな型の提供を吉田さんにお願いしてメールで送ってもらい、現時点では自分が資料の原案を作成している
④ (ということで)進捗は30パーセント弱

別の例を挙げます。東京商事と売買契約を締結する件で、営業の吉田さんにいつ連絡したかを報告するとします。即座にツールに材料を探します。

タスク管理ツールの記入例
タスク管理ツールの記入例社会福祉法人SHIP提供 タスク管理ツール「タスクペディア」より


① 連絡日は12月10日
② ③自分から吉田さんへメールで連絡済み
④ (ということで)連絡日は12月10日

当意即妙なアドリブを効かせる必要はありません。ツールから情報をピックアップして、テンプレートどおりに内容を並べていけば、おのずと報連相はやりやすくなっていきます。

喋りだしのテンプレート化

さらに工夫を加えます。「連絡なのか相談なのか、はっきりしてから話してくれ」とは言われたことはないでしょうか。

報連相の内容をそのまま喋りだすのは、相手には不意討ちになりかねません。

本題に入る前にその要旨を説明する喋りだしのワンセンテンスを入れると、相手も聞く姿勢を整えてくれてスムーズに会話ができます。

そこで、タスク管理ツールの内容から喋りだしのワンセンテンスを簡単にテンプレート化してみました。

【喋り出しのテンプレート】
(タスク名)について(報告or連絡or相談)があるのですが、よろしいでしょうか。

テンプレートの使い方は、下の画像のタスク名をそのままあてはめて、報連相を選ぶだけです。

タスク管理ツールの例
タスク管理ツールの例社会福祉法人SHIP提供 タスク管理ツール「タスクペディア」より


●「高橋さんへ売上データ修正報告する件について、ご相談があるのですが、よろしいでしょうか」

●「取引先への年賀状送付の件について、ご報告があるのですが、よろしいでしょうか」

●「吉田さんから請けている東京商事との売買取引基本契約書締結の件について、ご連絡があるのですが、よろしいでしょうか」

このように喋りだしがガチっと決まれば、その後話がそれても相手は軌道修正してくれるなどして会話に協力してくれます。

相手の沈黙に耐える

もう一つ大事なことをお伝えします。「いかに話すか」に加えて「いかに話さないか」も、仕事を進める上では大事なスキルです。

ひとしきり自分が話し終わると、相手は考えを巡らせるために沈黙することが多々あります。

話した方は「内容に不足があったかな」と不安になり、追加で喋りだしたくなる衝動に駆られます。良かれと思ってやっても、結果的に相手の思考を遮ることになります。

相手の沈黙に耐えるためには、どうすれば良いでしょうか。

その答えは、「この情報さえ伝えればよい」という確信を持つこと。確信があれば、不足したかもしれないと不安にならずにすみ、相手の沈黙に耐えることができます。

「必要な情報は、すべてツールにある」と信じることによって、確信が生まれ、余計な話をしないで済むようになるということです。

GTDによるサポート

これまでの話は、GTDの各ステップが強力にサポートしてくれます。

「ツールへ情報を集約し整理する」こと、「話す内容をテンプレート化する」ことは、第2ステップ「見極め」と第3ステップ「整理」によってタスクが整理されその内容が明確になることで可能になります。

そして「ツールを信じ相手の沈黙に耐える」ことは、第1ステップ「把握」ですべてのタスクをツールに洗い出すことでやりやすくなります。

「余計なことを言うせいで、相手を混乱させてしまう」とお悩みの方は、是非やってみてください。

⼩⿃遊

【著者紹介】小鳥遊(たかなし)
都内メーカー勤務の会社員。ADHDの診断を受けるも、GTDというタスク管理手法に沿うExcelツールを自作することで、自身の特性による抜け漏れ等をカバーする仕組みを構築。同様の特性を持つ方々へ、タスク管理で救われた体験とその仕組みを紹介するイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」を定期開催。就労移行支援事業所EXP立川で自身の経験を語りタスク管理を教える講座を受け持つ。自作ツールをクラウド化した「タスクペディア」を社会福祉法人SHIPから無料公開。
■Twitter:@nasiken
■ブログ:「ForGetting Things Done」

【書籍紹介】『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』

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