スキルUP

ささいなことも明日に持ち越さない/仕事が速い人の段取りの仕方②

「残業続きで毎日しんどい」「何から手をつけていいのかわからない」。その原因は、本人の努力や能力が足りないからではありません。『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』(伊庭正康著)より、残業せずに結果を出し続けるための「段取り」のコツをご紹介します(第2回)。

「小さな仕事」こそ明日に持ち越さない

仕事を持ち越してしまうと、その分、翌日の段取りが狂います。仕事を持ち越さないために、できることは「今、ここ」で済ませるようにしましょう。明日には明日の仕事があります。目の前の仕事をできるだけ早く手離れをさせておかないと、その仕事が、ヘドロのように明日以降の予定にたまってしまいます。


【「ワンセット」をルールに】

何事も行動を「ワンセット化」させると後がラクになります。

たとえばお風呂掃除だってそうです。自分がお風呂に入ったついでに掃除もすれば、大した負担になりません。しかし、翌日以降に持ち越してしまうと、一気に面倒くさくなります。それすら後回しにすると、ついには掃除を怠り、カビだらけのお風呂に入ることに……。

ビジネスも同じ。「ワンセット」で済ませることをルールにすれば、その後をいつも快適に進めることができます。


次回の打ち合わせのスケジュールを調整する際、相手が目の前にいるのに「改めて、メールで連絡しますね」と言ってしまうことはありませんか? メールを送り、返信を待ち、また送信。しかし、日程が合わず、さらにメールを送信……。こんなヘドロのような作業をしてしまいかねません。打ち合わせの場で確認すれば一瞬だったはずです。


「後で議事録を清書して送りますね」もダメ。「今度、飲みにいきましょう」もそう。「ワンセット」で済ませましょう。

後回しにしてよいのは、「今、ここでやれない理由」があるか、「この後、やらない」と決めていることだけです。


【とりあえず「手離れ」させる】

メールもためてしまうと、それがヘドロになります。「ヘドロになりそうだな」と思ったら、その場でとりあえず「受領メール」を送りましょう。

「ありがとうございます。後で、確認しておきますね。何かあれば連絡します」と手離れさせます。具体的な返事が必要であれば、じっくりと考えてから改めてメールを送ればいいのです。


明日は、今日とは違う新しい1日が始まります。

ささいな先延ばしが、ヘドロになっていないでしょうか? 手離れできることは、今日のうちにさっさと終わらせて、素敵な明日に備えましょう。

◇ ◇ ◇

仕事を持ち越なさないようにしてますか?

×【NG】ささいなことだから「後で対応すればいい」と考える
ちょっとした作業のやり残しが、ヘドロのような残務を生みます。ヘドロがたまると池の水があふれてしまうように、業務処理のキャパシティもパンクしてしまいます。

○【OK】ささいなことほど「ワンセット」で済ませる
明日のために、今日済ませられることは済ませておきましょう。明日の仕事に集中して取り組むためにも、やり残しをできるだけなくしておくことが重要です。

伊庭 正康

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】伊庭 正康(いば・まさやす)
株式会社らしさラボ代表取締役。1991年リクルートグループ入社。リクルートフロムエー、リクルートにて法人営業職として従事。プレイヤー部門とマネージャー部門の両部門で年間全国トップ表彰4回を受賞。累計40回以上の社内表彰を受け、営業部長、(株)フロムエーキャリアの代表取締役を歴任。2011年、研修会社(株)らしさラボを設立。リーディングカンパニーを中心に年間200回を超えるセッション(営業研修、営業リーダー研修、コーチング、講演)を行っている。実践的なプログラムが好評で、リピート率は9割を超え、その活動は『日本経済新聞』『日経ビジネス』『The21』など多数のメディアで紹介されている。『残業ゼロの人の段取りのキホン』『仕事が速い人の手帳・メモのキホン』(以上、すばる舎)、『強いチームをつくる!リーダーの心得』『営業の一流、二流、三流』(以上、明日香出版社)など、著書多数。

【書籍紹介】『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』 (日本実業出版社)
「当たり前」を少し変えれば、クオリティの高い仕事を短時間でこなせるようになる!段取りを少し見直すだけで、劇的に効率がアップする可能性があります。本書では、資料作成、会議・打ち合わせ、メールのやり取りなど、仕事上のさまざまなシーンにおいて段取り上手になるポイントを○×の具体的な事例を挙げて紹介していきます。

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