スキルUP

なぜ整理術が必要なのか? 片づけられない理由とコストを考える/キングジム超整理術213①

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第1回)。

片づけられない理由は3パターン

上司から「もっと整理するように」「なぜ片づけられないのか」などと言われた経験はないでしょうか。

これまで言われたことがなかったとしても、自分の机と周囲の人たちの机を見比べて、散らかっていると思ったら要注意です。

片づけられない人、整理が苦手な人の特徴には、主に3つのパターンがあります。


①「忙しい」が口癖の人
「忙しい」「忙しい」といつも言っていて、忙しすぎて片づけをする時間などないと思っている人。机の上は書類や資料の山に占領され、キーボードには書類がかぶさり、マウスを操作するスペースにも不自由する状態で、紙をかき分けながら仕事をしているパターンです。

②資料が増えてしまう人
いつの間にか資料が増えてしまう、増やしてしまうので、収拾がつかなくなる人。仕事に取りかかると次々に興味がわいてきて、その仕事に関連がありそうなことなどなんでも熱心に調べ上げます。満足がいくまで資料が集まったら整理しようと思いながらも、急な用事などが入って結局時間切れになり、山積みにしたままとなります。

③捨てられない人
未来のことを考えて、資料を溜め込んでしまう人。ひと区切りついて廃棄できる時期がきても、「今後の仕事に使えそうだから保管しておこう」と捨てずに置いておきます。重要なプロジェクトの書類は「捨てるには忍びない」と思い、昔の書類を見て当時を回想し、感傷に浸るなどして、いつまでも廃棄できないままとなります。

【誰もが「片づけられない人」になりうる】
耳が痛いと思ったら、早速、対策に乗り出しましょう。「仕方がない」とあきらめないことです。自分は大丈夫だと思った人も油断は禁物。実は、この3パターンの傾向は、誰にでもあります。

放っておくと、誰もが片づけられない人になりうるのです。

「整理」と「整頓」の違いを考える

「整理整頓をする」というように、整理と整頓は一緒に使われることが多い言葉ですが、実は意味が異なります。それぞれの意味合いを簡単に見てみましょう。


【整理】
基準に基づいて「要るもの」と「要らないもの」に分け、「要らないもの」を捨てること。

【整頓】
ある基準に基づいて「要るもの」を誰もが使いやすいように配置・配列すること。誰でもすぐ取り出せるようにすること。


言い換えると、整理は捨てることともいえます。一方の整頓は、誰もが素早く探せることがポイント。きれいに陳列すれば整頓したことになると誤解している人がいますが、そうではありません。前提になるのは、「定位置」「定品」「定量」。定位置に、これと定めた品を、必要と定めた量のみ、使いやすく、かつ、戻しやすく配置・配列することです。つまり、整理整頓はファイリングと共通しています。

机の上に書類が山積みの人は、上司から「もっと整理整頓するように」と注意されることもあるでしょう。そんなとき「この忙しいのに。とりあえず片づければいいんでしょ」と、書類の束を揃えて積み直したりしていないでしょうか。それでは整理整頓したことにはならないのです。

片づけられないことのコストを考える

これまで日本の職場は、片づけられないことで発生するコストに比較的無頓着でした。

書類探しに1人の社員が1日に20分かかっていたとすると、そのコストは630円/日と見積もることができます(平成29年「賃金構造基本統計調査」の「一般労働者の賃金(月額・男女計)」を参考とした。)。社員が40名いたとして、年間605万円ものコストになります。

ほかにも、次のシチュエーションを考えてみてください。

【シチュエーション1】
自分が外出している間に、会社に得意先から問い合わせがあった。連絡をくれた同僚に「資料が机の上にあるから、それを見て答えておいて」と頼んだが、同僚はそれを見つけられず、結局、自分が戻るまで返答を待ってもらうしかなかった。

【シチュエーション2】
ファイリングシステム未導入の部署では、文書が見つからないので社員各自がコピーを持つ習慣が根付いている。仕事を進めるたびに文書量がどんどん増える悪循環に陥り、更に探す対象が増えて探す時間が伸びていく。

このような書類探しに直接かかるコストだけではない見えないコストが発生しているのです。

個人としてはたまにしかなくとも、企業全体としての書類探しのコストは膨大な額に上るのです。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

あなたへのオススメ記事

  • 理想の机を作るには、まずモノの放置をやめる/キングジム超整理術213⑤
  • 机周りの整理のコツ“ゼロ・アクション”の配置とは?/キングジム超整理術213④
  • 整理を当たり前にするための習慣を実践しよう/キングジム超整理術213③
  • 片付けを始めるために、まず考え方を変えるところから/キングジム超整理術213②
  • 「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

    「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

  • あの英語にそんな意味が! 色・天気の英語雑学クイズ

    あの英語にそんな意味が! 色・天気の英語雑学クイズ

  • そうだったのか! 知って驚く 人体にまつわる雑学クイズ

    そうだったのか! 知って驚く 人体にまつわる雑学クイズ

  • パパ、ママ、すごい!って言われる 子どもに話したくなる雑学クイズ

    パパ、ママ、すごい!って言われる 子どもに話したくなる雑学クイズ

  • 今すぐ使える! 短い英語クイズ(後編)

    今すぐ使える! 短い英語クイズ(後編)

  • オンライン英会話と英会話スクール、比較するとどっちがおすすめ?

    オンライン英会話と英会話スクール、比較するとどっちがおすすめ?

スキルUPの人気記事ランキング

  • 気づいてた? 屋上ヘリポートのRやHの違い。実はマークで使い分けられている/毎日雑学

  • 社内メールの「お疲れ様です」は不要! 1行目から用件を書く/時短術大全

  • コワモテのお客様に「死ねよ」と言われ、無言で逃げた日/新人営業女子・えりた(4)

  • 人間の脳の記憶容量は、HD映像にするとどれくらい?/人体の雑学クイズ(1)

  • 焼き魚の下に葉を敷くのは何目的? あの葉っぱにも名前があるの?/毎日雑学

{ カテゴリ別ランキングを見る }

ページトップに戻る