スキルUP

整理を当たり前にするための習慣を実践しよう/キングジム超整理術213③

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第3回)。

成功のための“7つの習慣”を知っておく

どんなことであれ、成功へと導くには、日々の積み重ねが必要です。

ではファイリングの成功には何が必要か、スティーブン・R・コヴィー博士の世界的ベストセラー『7つ
の習慣』に倣(なら)って、“7つの習慣”を挙げてみます。


【1】捨てる
不要なものは捨て、管理できる分量にとどめます。

【2】立てる
ファイルは立てれば埋もれません。出しやすく、戻しやすく、スペース効率も良くなります。

【3】表示する
ひと目ですぐわかるようにファイルにラベルをつけます。

【4】ファイル管理表を作成する
ファイル自体が目の前になくとも、情報を一覧できます。どこにあり、どこに戻し、いつ捨てるのかが誰でもわかります。

【5】ルールをつくる
目標を定め、実現に必要なルールを決めます。

【6】道具をうまく使う
ルールを守るのに役立つ道具をうまく使います。

【7】意識を持つ
高い意識を持ってルールを守り、改善に努めます。

“捨てる”を見える化する

“7つの習慣”で第1に挙げた“捨てる”は、整理の基本。前にも述べた通り、整理とは捨てることです。

もちろん何でもかんでも捨てればいいというものではなく、正しく捨てることが求められます。手始めに明らかに不要とわかる資料、書類は廃棄しましょう。

ただし、部署で共有すべき情報は勝手な判断で捨ててしまわないよう、気をつけましょう。捨てると判断した場合でも、責任者の許可を得てください。

習慣化のためには、ルールに従ってこまめに廃棄することです。

そうすれば、捨てるのにまとまった時間も要りませんから忙しいなかでも続けられます。

ここでも役立つのが表示。いずれ捨てるべきものはあらかじめ“見える化”しておくのです。

たとえば、案件の書類の保管期間が1年間と定められている場合。

案件が終了した時点で、ファイルのラベルに「〇年×月△日終了」と書き込んでおけば捨てる時期がわかります。終了日時ではなく、廃棄の予定日時を表示すれば、さらにわかりやすいでしょう。誰が見ても一目瞭然です。

こうしておけば、通常業務をしながら廃棄ができます。書類が溜まってどうしようもなくなり、そのために、わざわざ片づけの時間をとる必要がありません。日頃から楽に整理ができるというわけです。

ファイリングのルールを決める

整理を習慣化するためには、あらかじめ実行できるルールが決まっていなければなりません。

とりあえず捨てられるものは捨て、すっきりした状態になったから、それを維持しようというだけでは、すぐに行き詰まってしまいます。

ファイリングのルールとは、どのような書類を、どのような科目に分類して、どのファイルに保管するかということ。さらに、保管した書類を一定期間が過ぎたら廃棄するのか、ほかの場所に移すのか、その期間をどのくらいに設定するのかなどです。決めることはたくさんあります。

「何をどうしたらいいのかわからない。絶対失敗せず、守り続けられるルールを教えてほしい」

そう思うかもしれませんが、どこのオフィスにも、誰にでもあてはまる正解はありません。それぞれが、それぞれの状況に合わせてルールを定める必要があります。

オフィス全体ではなく、自分ひとりの整理の見直しである場合も、ルールは必要です。「本当に要るものだけを残して、あとはおいおい考えればいい」というのでは、ファイリングとはいえません。場当たり的ではなく、あらかじめ、しっかりとしたルールを決めましょう。

また、ルールを決める前に適当にファイル用具を買ってくるのもNG。ファイリングシステムをどのような形にするのかを確実に決めてから、それに合ったファイル用具を選んでください。

1日のなかで整理時間を確保する

ファイリングシステムを維持するには、1日のなかで整理の時間を確保することが重要です。「忙しくて時間がない」と言う人がいますが、どんなに多忙でも食事と睡眠、通勤時間は確保するもの。書類を使いやすく整理しておくことも、仕事の能率を上げるために必要不可欠と考えましょう。

まとまった時間がとれなくとも、毎日10分程度でもかまいません。10分あれば、次のようなことができます。


•元に戻していなかったファイルを戻す。
•見出しをつけていなかったファイルに表示をする。
•机の上に積み上げてしまった書類を立てる。
•捨てるものと必要なものの選別をする。


1日の最後でなくとも、細切れ時間を活用してもいいでしょう。次の仕事に移る前、会議が始まるまで、来客が到着するまでなど、ちょっとした空き時間を上手に使ってください。

そのとき手がけている書類、資料ならすぐ手に取れるところにあり、内容も頭に入っているので、すぐに判断できます。「これ、なんだったっけ?」「あれは、どこに行った?」となる前に、片づけてしまうのが一番です。

整理の時間を毎日確保することで、書類探しの時間がぐんと短縮されます。ちょっとした時間の投資で大きなリターンが得られること実感し、継続してください。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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