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机周りの整理のコツ“ゼロ・アクション”の配置とは?/キングジム超整理術213④

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第4回)。

まずは机の上のモノをすべて取り除く

机の上は物置きではなく作業場です。その時々の作業に必要なものだけを置くようにしましょう。現状はどうでしょうか?

ここからは、机の上と引き出しの中身を洗いざらい見直すやり方を説明していきます。

「まとまった時間はとれないから少しずつやりたい」という人も多いでしょうが、「片づける」と決めたら、机全体をまとめて片づけるのが一番。少しずつやるのは前進ではなく後退と考えて下さい。結局、元に戻ってしまうリスクが高いからです。

まず、現在机の上にあるモノを、すべて取り除くことから始めます。机の上を何もない、まっさらな状態にするのです。

用意するのは、空の段ボール箱4つ。机の上をパソコン周り、左、中央、右の4つのエリアに分け、それぞれに置いてあるモノをそのまま箱に移していきます。箱には「机左」などと大きく書き、モノがごちゃ混ぜにならないようにします。

机の上に置かれたモノが多い場合は、それに応じて箱の数を増やし、さらに細かくエリア分けをしてモノを移します。

気をつけたいのは、箱に移すときに手に取ったモノについていちいち深く考えないこと。要るか要らないかは後で判断するので、機械的に作業をしてください。

パソコンや電話もいったん別の場所に移動させ、机の上をまっさらの状態にします。きれいに拭いて、スペースの広さと気持ちよさを実感してください。

すぐに捨てられる指標を見て判断する

机から段ボール箱に移すまでもなく「これは捨てよう」と判断できるモノは、想像以上にたくさん出てくるはず。廃棄できる書類やモノの指標として、よく見られる例を下記に挙げておきますので、判断の基準にしてください。

共有か個人で使用か私物かを判断

では、いよいよ机から段ボール箱に移した品々の選別に入りましょう。書類も文房具や道具類などもすべて、「廃棄」「共有」「個人」「私物」の4つに分類します。

すでに利用価値がなくなった書類は、迷わず廃棄。作成、活用し、その後長いこと机で眠っていた書類は、廃棄の時期がきていないか確認してください。

「長期保存が必要な書類」として大量に溜め込んでいる人も多いでしょう。

そのような大事な書類は、「共有」すべきではないか考えてみてください。個人の机ではなく、共有資産として部署で管理したほうがいいかもしれません。

個人で管理すると、異動や退職で紛失するリスクがあります。

しかし、部署の共有資産にすれば、個人から個人へ引き継ぐ必要もなくなります。

机に戻すものを個人で使うものだけに限定すれば、その量は驚くほど減ります。部署で共有する書類は、オフィスの共有什器に移しましょう。書類だけでなく業務で使う道具類なども同じことです。上司に相談し、置き場所を確保できないか聞いてみてください。

私物も本当に必要かどうか、オフィスに置いておく必要があるのか見極めていきます。

机の上はゼロ・アクションの配置がおすすめ

それでは段ボール箱の中身を机に戻していきましょう。

まず、机の上に置くのは必要最低限のものにとどめること。一般的にはパソコン、電話機と電話用のメモ帳、それに卓上カレンダーといったところです。

机の上の整頓のポイントとして、机の上は、手数をかけずに動作に入れる“ゼロ・アクション”のスペースと考えてください。電話機はさっと受話器を持ち上げることができるでしょうか。パソコンもすぐ使えるようにしておきましょう。ファイルや書類が積み重なっていくと、それらをどけないと作業に入れなくなってしまいます。

では、1日を通して机の上の状態を見ていきましょう。


【出社時】
机の上にあるのはパソコン、電話機くらい。ほかには何もない状態です。そのとき手がけている書類は「仕掛りBOX」にまとめて入れ、共有什器に保管しておくのが理想です。出社したらそれを机に運び、仕事に取りかかります。

【業務時間帯】
机の上は「仕掛りBOX」と現在進行中の書類、筆記具などがある状態。

【退社時】
「仕掛りBOX」を保管場所へ戻して帰ります。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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