スキルUP

理想の机を作るには、まずモノの放置をやめる/キングジム超整理術213⑤

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第5回)。

書類や資料を机の上に置いたままにしない

理想の机をつくることを考える際に、まず念頭に置きたいのが書類や資料を放置しないことです。

自分自身の机の状態を考えてみてください。机の上に書類を積み重ねて置いたままにしていないでしょうか。朝に見た資料、前の週に作成した書類、2週間前に受け取った通知、ことによると3カ月前に見たきりの資料も下のほうで眠っているかもしれません。

机の上は作業スペースであって、書類や資料の置き場所でも保管場所でもありません。本来の機能が果たせるように空けておく必要があります。

「これはまたすぐ使うから」「後で片づけるから」などと置いたままにしがちですが、急ぎの別件などが入ろうものなら、処理はどんどん後回しになり、そのまま時間が経過していくことは多々あります。

いよいよその書類を処理しようと思ったときには、どこにまぎれたかわからなくなってしまい、探すための時間と手間がかかってしまいます。

用の済んだものは、すぐに元の場所に戻すこと。これが理想とする働きやすい状態、生産性の高い状態を保つ基本です。この習慣を身につければ、探し物は減り、すっきり片づいた机にすることができるでしょう。

個人で管理する書類や資料は最下段の引き出しに収納し、部署で共有するものは共有什器にしまう習慣を身につけてください。

情報の漏洩を防ぐクリアデスク

情報セキュリティの観点から、クリアデスクをルールに定める企業が増えています。ひと言でいうと、席を離れるときに机の上に書類などを放置しないということです。

もう少し厳密に見ていきましょう。

【長時間の離席、退社時】
どんな機密情報も机の上に出ていない状態にします。紙だけでなく、ノートパソコン、外付けハードディスク、USBメモリ、DVDなど持ち出しやすい情報機器、記憶媒体なども対象となります。

【短時間の離席】
覗(のぞ)き見、紛失を防ぐため、引き出しにしまうか、紙なら裏返すなどの対策を取ります。

「機密情報でなければ問題ない」と思った人は要注意。公開されている情報だからといって、きちんと管理しなくてもいいことにはなりません。

機密情報のみに限定すると、ひとつひとつ機密か否かの判断をしなければならず、それも現実的ではありません。また、雑誌や本なら置いたままでいいとなると、しだいに放置されるものが増え、やがて崩壊に至る悪循環も起こります。

クリアデスクを実現すれば、うっかりなくした、持ち帰ってしまったといった事故も防げます。自分の机も会議室の机のように席を立つときは片づけてください。

ファイルを立てる3つのメリット

書類などを立てることは誰もがすぐできるワザ。鉛筆でもCDやDVDでも立てるようにしましょう。見た目が思いのほか良くなるので、「机の上、片づけた?」「きれいになったね」などと声がかかり、やる気に火がつくかもしれません。

そもそもなぜ「立てる」だけで机の上がすっきりしたのでしょうか。3つのメリットがその理由を示しています。

①すべてが見える
きれいに見えるだけでなく、すべてを見渡せる状態になります。書類の山で見えるのは一番上だけですが、ファイルを使って立てれば、ひと目で全体を確認できます。並べるだけで揃い、すべて同じように見えるので、忘れてしまうリスクを減らせます。

②スペース効率が良い
A4判の書類を寝かせると、そのサイズ分のスペース(面積)を取ります。一方、ファイルを使って立てた場合に取るスペースは、短い一辺とその厚みのみ。「30㎝以上積み上げれば、寝かせたほうが効率がいい」などと反論する人もいますが、そんな山を築いたらすぐ崩れてしまいます。

③取り出しやすい
たとえその書類の存在と場所を覚えていても、高く積んだ山から取り出すのは大変。無理に引っ張ったら崩れますから、上のものをどかさなければなりません。それに対して、立てていれば、どの書類もすぐに取り出せます。

以上の3つの効果が机に劇的な変化をもたらすのです。

進行中の案件、終了案件を整理する

整理が行き届いても、机の引き出しに収納できるモノの量は限られています。

収めたファイルを楽々と取り出せるのが理想。詰め込みすぎて引っ張り出しにくくなる前に、捨てるか、収納場所を移すなどして量をコントロールしてください。

基本に立ち返ると、引き出しに収めていいのは個人所有してもいい書類や資料です。

量が増えて収拾がつかなくなったら、書類のみに限定するといいでしょう。それでも増えてきたときは、再度、必要性を見直します。

終了した案件の書類、更新済みの文書など、捨てられるものはないでしょうか。

本当に必要なものだけを手元に残してください。電子化されていれば紙で保存する必要はもうないかもしれません。

また、規程や通達などは部門で共有するものです。決して個人で所有するものではないので、個人の机で管理するのはやめましょう。

進行中の案件の書類や資料のファイルは、「仕掛りBOX」にまとめて入れ、共有什器で管理するのが理想的。誰が管理しているボックスなのか忘れず明示してください。

参照資料、情報資料などは、電子化を検討しましょう。参照するだけなら電子化したほうが素早く検索でき、保管のためのスペースもいりません。

色分けによる直感的表示を取り入れる

ファイルの表示方法として、色分けを取り入れる手もあります。収納先をひと目見ただけですぐにお目当てのファイルを取り出せるようにする策として効果的です。

なぜ色分けなのかというと、色は遠目にも疲れ目であっても一目瞭然だから。

文字を読むためには、文字の大きさ、ファイルとの距離が限定されますが、色分けならパッと見ただけで直感的にすぐわかります。

たとえば、「重要な書類は赤いファイル」と決めるという方法が考えられます。

赤は注意を喚起し、「重要」「緊急」などをイメージしやすい色です。黄色も同様の連想が働きますが、赤のほうが目立ち、自ずと「重要なファイルです」とアピールしてくれるでしょう。

机に置いておく書類はすべてクリアーホルダーに収めてあるという場合は、重要なものに絞って赤い付箋をつけるやり方もあります。

立ててある状態で目につく位置に貼り付ければ、同じ役目を果たしてくれます。

とりあえず付箋を使って色分けを試してみて、なじんできたらファイルによる色分けに移行するのもいいでしょう。

ただし、使用する色は3色くらいにとどめるのが賢明。それ以上増やすと複雑になり、直感的というより一瞬考えてから判断する必要が出てくるからです。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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