スキルUP

仕事に優先順位を付けて、時間をファイリングする/キングジム超整理術213⑥

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第6回)。

ファイリングを応用して時間を有効に使う

ファイリングの対象になるのは文書だけではありません。

賢いファイリングの考え方やスキルは、時間の使い方をはじめ広い分野で応用できます。

時間はすべての人に等しく与えられた有限の資産です。頑張って成果を上げても、怠惰にだらだら過ごしても、時間という資産は同じように減っていきます。

時間を有効活用するには、やる気を出すだけでなく余計なことを省かなくてはなりません。

何をするにせよ少しでも短い時間でこなし、一定の時間内に多くを処理できるようにしましょう。不要なものを捨てるところがファイリングと同じなのです。

文書をファイリングするとき、人によって要る、要らないの結論が異なるように、何かに費やす時間を必要不可欠とするか、切り捨てるかも個人により異なります。

他人が決められることではないので、自分自身で判断してください。

ファイリングのテクニックを上手に活用すると、時間の使い方は大きく変わります。短時間で多くをこなせるようになれば、これまで足りなかった余裕ができます。「いつも忙しくて時間がない」と嘆いていた人も、欲しくて仕方なかった時間を生み出せるでしょう。

ただし、万人が省くべき時間もあります。それは探し物の時間。時間の浪費でしかない探し物と訣別しましょう。

時間を投資してリターンを得る

時間を有効に使うことで生み出した時間は、賢く投資してリターンを狙いましょう。

最近は、収入をそのまま預貯金するより、多少のリスクを覚悟でさまざまな投資へ回す人が増えています。時間の投資にも同じことがいえます。

もちろん無闇にハイリスクを狙えというのではありません。

ファイリング術でできた時間の使い方としては、仕事を進めることを真っ先に考える人が多いはずです。遅れを取り戻すだけでなく、ライバルより一歩先んじることもできるでしょう。

ファイリングによって探し物を極限まで減らせば、これまでより格段に早いスピードで仕事をすることも不可能ではありません。

そのためにも、まずはスキルアップのための時間として再投資することを考えてみてください。生まれた時間をファイリングのスキルを磨くことに費やし、自分の価値を上げようという提案です。

はじめは少額投資から始めるといいでしょう。たとえば、みんなが大掃除をする年末に、身の周りの整理に時間を投資してみるのです。大掃除の時期ならば腰が重い人も手をつけやすいでしょう。

そのリターンを実感することは、モチベーションの向上にもつながります。

気持ちよく仕事を始め、進められる自分の姿を、1カ月後のリターンとして期待できます。

仕事に5段階の優先順位をつける

ファイリングを時間管理にあてはめて、要る、要らないを分けるには、“見える化”すると判断がつきやすくなります。頭の中で考えるだけでもある程度は判断できるでしょうが、“見える化”すると一目瞭然です。

手帳でも、ノートでもよいので自分の使いやすいものを使い、やるべきことを書き出してみましょう。思いつくままでも、先にやるものの順でもかまいません。

次に、それぞれの項目に優先順位をつけていきます。スティーブン・R・コヴィー博士の『7つの習慣』を参考に、緊急度と重要度を分ける方法を紹介しましょう。

まず、緊急度は下の図のようにシンプルに5段階に分けます。これについては、さほど悩まずに各項目に1~5までを振っていけるでしょう。


【重要度のカギは成長できるか否か】

一方、重要度の判断基準は人それぞれ異なります。「会社にとっての重要度」と考えると、特に最初のうちはなかなか順位がつけられないので、「自分の成長に役立つ度合」を基準にするのもひとつの方法です。

「自分勝手ではないか」と思うかもしれませんが、時間を効率的に使おうとする考えは経営者意識につながります。短期的ではなく長期的な視点を取り入れると、少しずつ重要度の判断がつくようになるでしょう。

「緊急度は高いが、重要度は低い」仕事を考えてみてください。

つい優先して取りかかりがちですが、重要度は低いので単に作業に追われるばかりで、自身の成長への足掛かりとはなってくれません。

会社にしても、社員に成長を促さない作業に時間を割かせたいとは望んでいませんから、こうした作業は短時間で済ませる方法を模索しましょう。

「そんなことはとても不可能だ」と決めつけていては、状況は変わりません。

解決すべき問題点として意識していると、ヒントと出会ったときに目にとまりやすく、方法を見つけやすくなるでしょう。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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