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瞬時に物の場所がわかる! カバンの整理術/キングジム超整理術213⑦

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第7回)。

常に持ち歩くものはカバンの中で場所を固定する

仕事で持ち歩くカバンも、オフィスの机のように整理整頓することが大切です。

「あれ? 入れたはずなのに見当たらない……」

まるでブラックホールが現れたかのように慌てた経験はないでしょうか。

解決策はやはり机と同じで、ファイリングの基本である「戻す場所を決める」ということです。

カバンは形状によっては中が見通しにくく、細かいアイテムを探しにくいケースもよくあります。ポケットがたくさんあって便利かと思ったら、どのポケットに入っているのかわからず、探し回るはめになったということもあるでしょう。

そうした悲劇を防ぐために、常にカバンに入れて持ち歩くものは、定位置を決めてください。カバンの中のどこに入れるかを固定すれば、入れた場所を失念する心配もありません。

これは服のポケットも同様です。男性の場合、携帯や財布、名刺入れなどをスーツやワイシャツの胸ポケットに入れて持ち歩く人が多いでしょう。どこに何を入れるか固定すれば、あちこちのポケットに手を突っ込んで探さずに済みます。

カバンに入れて持ち歩くパソコン、書類、ノート、デジカメなども場所を固定してください。

その日だけ持ち歩く特別なものを入れる場所も用意し、書類なら赤など目立つ色のクリアーホルダーに入れるようにすると、紛れずに済みます。

忘れ物がないか瞬時にわかる管理術

持ち歩くものの場所をカバンの中で固定することは、忘れ物の予防にも役立ちます。

日頃から忘れ物が多い人、時間に追われて遅刻しそうになり慌てることが多い人には特にメリットが大きいといえるでしょう。

「ああ、もう出る時間だ。ええと、名刺入れと見積書と……」

急いで会社を出なくてはならないのに持ち物のチェックに手間取ると、焦りは募るばかり。カバンの中のものをいったんすべて引っ張り出して並べてみるとなると時間がかかります。

これに対して、定位置がわかっていれば、さっとカバンに手を入れてひと通り感触を確認すればチェックが終了します。いちいち中から出して確認しなくてよいので、とても効率的です。

カバンの中だけでなくスーツやワイシャツの胸ポケットについても同じです。

名刺入れや携帯の入れ場所が固定していれば、さっと手を滑らせるだけでチェックができます。慣れてくると、いつもと違うものがポケットに入っているとちょっとした動きでそのことがわかります。それによって、あるべき場所にモノがあるのか、そうでないのかがすぐに確認できるのです。

持ち歩くものは限定されますから、定位置を決めるのはさほど難しいことではないでしょう。

「ここになければ、カバンには入っていない」というくらいになるまで徹底して習慣づけられれば、すべてがワン・アクションで取り出せるようになります。

定位置が決まると新しいカバンも迷わず選べる

いつも持ち歩くもののカバン内での定位置が決まると、カバンを新調する際も迷いや失敗が少なくて済みます。

今までと同じような配置にしたいのであれば、購入を考えているカバンでそれが可能かどうか検証してください。ポケットなどのサイズが合うか不安なときは、実際に入れてみるといいでしょう。


「ひと目で気に入って購入したカバンが、実際には使いにくかった」

「ブランドとデザインで決めたら、モノが入らず困った」


そんな経験をしたことのある人は、失敗を糧に適切な判断基準ができるので安心して買い物ができるはずです。

また、「いつもより大量のものを持ち運ぶためのカバン」「持ち歩くものが少ないときのカバン」など、シチュエーションに合わせてカバンを買う際も、それまでの経験を基準に選ぶといいでしょう。何をどこに入れるのか、具体的に想定し、それが可能かどうかを判断すればいいのです。

さらに、手持ちのカバンの使い勝手に不満があるなら、それを明確にして、新調する際にクリアにすること。「内側にこういうポケットが並んでいると使いやすい」「これが外側に入れられるポケットがあるといい」といった望みがかなうカバンを探してみてください。

ワイシャツの胸ポケットはモバイルオフィス

男性のスーツやワイシャツの胸ポケットも、カバンの中と同様に持ち歩くものを固定しましょう。

身につけておくと、自分がどこに行っても、とり残されることがありません。机周りより、カバンより、さらに利便性が高い場所といえます。

財布や名刺入れの定位置をスーツのポケットに決めている人は多いでしょう。

では、ワイシャツの胸ポケットについてはいかがでしょうか?

このワイシャツの胸ポケットに、最も身近な文房具を入れておくのは、ジャケットと違い、脱ぐことがないのが一番の強みです。

ボールペンやシャープペンシル、万年筆など、いつも使うものを入れてみてください。

4色ボールペンとシャープペンシルが一体化した製品なら、コンパクトにまとまります。

さらに、1日分の「これさえメモ」や、アウトルックの予定表をA4用紙に印刷し、折りたたんで加えれば、多様な状況に対応できます。この紙にすべてをメモし、確認すればいいので、机に座っているも同然。まるでモバイルオフィスです。

極端な言い方をすると、これによって机の上のペン立てやカバンの中のペンケースなどもなくすことが可能です。さらに筆記具を厳選すると管理がしやすく、すぐに使える状態をキープしやすくなります。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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