スキルUP

パソコンの文書を管理して、検索しやすくする/キングジム超整理術213⑧

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(第8回)。

電子文書のメリット、デメリットを把握しよう

電子文書と紙文書は特徴が異なり、それぞれメリット、デメリットがあります。まずはそれを認識し、理解することが重要です。それによって「電子化するのがよいか紙がよいか」という選択が適切にできるようになります。


【電子文書のメリット】

•同時性、瞬時性
•ネットワークによる共有が可能
•保存、保管場所をとらない
•複製が容易なうえ、繰り返し利用しても劣化しない
•利用者の端末に自動配信するプッシュ型情報配信がしやすい
•並べ替えが簡単


【電子文書のデメリット】

•電気がないと使えない
•ディスプレイ、プリンタなどを通じてのみ内容が確認できる
•いちいちファイルを開かないと内容を確認できない
•OSによりファイル名のつけ方に制限がある
•全体感、配置などをつかみにくい
•ちょっとしたメモを書き込みにくい
•いったん配布すると回収できない

すべて電子化すればいいとは限りません。使い方を誤ると大きな不利益を被るリスクがあると心しておきましょう。

ファイル名は日付、案件名の順に

電子文書のメリットを上手に活用し、紙文書と同様にファイリングシステムを構築、運用するには、ファイル名は基本ルールに則ってつけるようにしましょう。

一般的なファイル名のつけ方は以下の通りです。


1 日付を先頭につける
2 案件名を次につける
3 必要に応じて作成者、バージョンなどを続ける
[例]20190115契約書ひな型_佐藤太郎


案件名だけで日付情報が入っていないと、いつのものかわからず混乱のもと。最初に日付を入れれば時系列でファイル名が並び、ひと目でわかりやすいという利点もあります。

部署で共有する文書や第三者に送る場合などは、誰が作成したか明確にしておいたほうが安心できるので、作成者名も入れると便利ですが、不要な場合は省略してもいいでしょう。

バージョンを明らかにするのは、古いものと最新のものを判別するため。最新版、最終版を作成した場合は、古くなったものの最後に【旧版】と入れてください。

これを習慣としてバージョン管理をすれば、ファイル名に【旧版】と入った文書を先に見つけても、別に最新版があることにすぐ気がつきます。【旧版】がいくつもあったとしても、どれがどれだけ古いかは日付を見ればわかります。

完結文書は時系列で保存する

終了した案件の文書など「完結文書」は、時系列に並べて保存します。

①「完結文書」のフォルダに「2019」など年ごとのフォルダを作成。
②年ごとのフォルダのなかに「201901」など月ごとのフォルダを作成。
③1案件1フォルダにまとめて該当する月のフォルダに収納する。

量が多い場合は、月の次に日のフォルダをつくってもいいでしょう。これは途中から変更してもOKです。

そうした変更にも対応できるように、ファイル名はすべて年月日から始めます。

検索はまず時系列、次にキーワード

「完結文書」は時系列に並べて保存しますから、後で文書を探すときは時系列で探索するのが基本です。

いつ頃の文書だったかは、状況が変わっても、月日が経っても変わりません。

報告書、伝票など「いつ」のものを探すかは、あらかじめ明確であることも多いでしょう。自分自身が作成した文書であれば、おおよその時期はつかめるはずです。

また、その案件を実際に担当したのではなく、文書にファイル名をつけて保存したのが別の人でも、何年の何月頃の案件かは大体見当がつくでしょう。

いつ頃かもわからず、どうしても時系列で探せなかった場合は、フォルダ名、ファイル名をキーワード検索してください。一斉に検索をかけ、瞬時に結果を得られるのが、電子媒体の大きなメリットです。

なかには、案件名のついたフォルダを開き、その中に収められたファイル名を上から見ていき、ひとつひとつ開いたりする人もいますが、それでは時間の無駄です。

紙文書と共通のファイリングシステムといっても、扱い方には違いがあります。

ファイルごとに見ていかなくとも、OSが代わって検索して結果を教えてくれるのですから、その特徴を活かしましょう。案件名と「契約書」「報告書」などキーワードを組み合わせて検索すれば、目当ての文書が見つかるはずです。

キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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