スキルUP

オフィス整理をリーダーとして取り組むための心得/キングジム超整理術213⑩

「去年の資料、出しておいて」。そう頼まれて、机の中をひっくり返したことはありませんか? わずか10分でも、それが積もれば膨大な時間になります。そんなコストを削減する整理整頓術を、『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)よりご紹介します(最終回)。

管理者として文書管理の役割を認識する

ファイリングの活動は、関係する組織の全員で行なうことが絶対条件です。

書類の管理と使い勝手の悪さに困っている現場で、オープンファイリングシステムを導入しようとしても、管理者が無責任では定着しません。

現場のリーダーが「ファイリングシステムの導入や維持は自分の仕事ではない」と考えていては、なかなか先には進めないでしょう。

チームのなかでファイリング担当者を決めて、その人にすべて押し付けたところで、持続性のある活動は望めません。

管理者であれば業務の成果には責任があるのですから、責任者として自らの役割を認識し、正面からオフィス環境の改革に取り組むことです。

まずリーダーが意識を改め、何が重要であるかを認識し、メンバーを先導していくことが重要です。

新たなシステムを導入したばかりで、まだ定着していない期間は、管理者が意識して積極的にメンバーに働きかけてください。

ファイリングシステムの維持、継続のための方策を、業務の一環として位置づけ、そのための時間を確保することです。

ファイリングは全員が少しずつでも活動することで組織として大きな成果、効率アップを得られます。その一方で、反発も必ずといっていいほど起こります。管理者がリーダーシップを発揮することが必要不可欠です。

実態を把握するため管理状態とメンバーの意識を調査

オープンファイリングシステムを導入するにあたっては、まず実態を正確に把握することが重要です。実際に導入してから「そんなことは想定していなかった」「こんな現状だったとは知らなかった」と、さまざまなことが次々と表面化するようでは、混乱してしまいます。

現状を事細かにすべて把握することは困難ですが、ファイリングの基本的な方針や大枠の内容について、途中で何度も大幅修正を繰り返すことだけは避けたいものです。進むべき方向を見失って迷走することになりかねません。

問題はどこにあるのか、最終的にどのような事務改善目標を設定するのか、リーダーは現場の声に耳を傾けましょう。


【アンケートの実施】

現在のオフィスの様子、ファイリングに対する意識、改善への意欲などを聞きます。管理職と一般事務職それぞれに実施し、感じていることをありのままに記述してもらいます。


【ヒアリングの実施】

部署特有の問題などアンケートでは見えてこないこともあります。現場で実態を観察しながら話を聞くことも必要です。


【現状調査の実施】

現在使っているファイル用具、什器とその整理状況、個々の机の上の状態などを調べます。どのような書類がどれだけあり、誰の机がきれいで誰が散らかしているかまで把握します。

現場の声に耳を傾けることで問題点が浮き彫りになり、これらを整理することで答えが見えてきます。


改善目標を設定する

実態を把握したら、リーダーとして改善目標を設定しましょう。チーム内や社内だけでなく、顧客や社会に貢献できる目標を掲げることを意識するようにしましょう。

以下の3点を明確にしてください。途中で壁にぶつかったときも、この3点に立ち返って本来の方向性を確認します。


【なぜ実施するのか】

例/業務改善のため、認証取得を目指すため、効率化を図るため、情報セキュリティ対策強化の必要性からなど。

現状のワークフローやオフィス、机周りにどのような問題があり、どう改善するかを明確にします。ISOなど認証取得が最終目的であれば、それに沿った内容、ルールにします。


【何を実施するのか】

例/各人の机の上の状態、見出し表示のルール、ファイル管理表への文書登録、用具の統一、また対象とする部署、保存庫まで含めるのかなど。

誰が、いつ何をするのか具体的に定めます。情報セキュリティが最大の目的ならば、クリアデスクにすることは必須です。


【持続性があるか】

例/目標は高すぎないか、低すぎないか、便利になるか、ルールはシンプルか、チェック機能が働きやすいか。

高すぎる目標は脱落者を増やします。当初の目的が達成される範囲内であれば、70点でもよしとしてできることから始めたほうがいいでしょう。翌年、翌々年に到達度を上げていくほうが現実的といえます。メンバーが便利と感じると持続しやすく、負担を感じるばかりでは反発が強まります。


【導入スケジュールを定める】

目標が定まったら導入計画を立てましょう。いつからどの作業を行ない、いつ運用を開始するかスケジュールを組みます。

認証取得や特定の法律への対応など厳守しなければならない期日がある場合は、それに合わせて作業を行なうしかありません。

自由に設定できる場合は、あまり急ぎすぎないこと。各人の負担が増し、脱落する人が増えたり、表面だけで実態の伴わない状態になったりしがちです。


キングジム ファイリング研究室

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】キングジム ファイリング研究室(きんぐじむ・ふぁいりんぐけんきゅうしつ)
業務の見える化、オフィス環境の改善、情報セキュリティ対策や内部統制対策の一環としての取り組みなど、業務効率向上に役立つファイリングシステム構築を支援するコンサルティングを行っている。導入実績は、自治体、製造業、金融機関、通信事業など多岐にわたる。
■Web:キングジム公式ウェブサイト

【書籍紹介】『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213』(KADOKAWA)
いますぐはじめたくなる職場の整理術! “オフィスのプロ”だけが知っている、職場の片づけ全技術を大公開! 個性派文具メーカーのキングジムが、長年培ってきた整理収納のコツをTips集として1冊にまとめました。

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