スキルUP

コツは2つだけ! 仕事を溜めがちな人におすすめなタスク管理術/小鳥遊

仕事をついつい先送りにしてしまって、いつまでも片付かずに不安になっている。そんな悩みを抱えている人は、先送りのコツをつかむことが必要です。タスク管理術に詳しいブロガーの小鳥遊(たかなし)さんがそのコツをお伝えします。

読者のみなさま、こんにちは。小鳥遊と申します。

私は、発達障害のADHD(注意欠陥・多動性障害)の不注意優勢傾向という特性を持ちながらも、GTD(Getting Things Done)という仕事術を応用することで、会社員としての本業に加えてパラレルキャリアを複数行なうことができています。

今回のテーマは、要領が良くなく、仕事の先送りに悩んでいる人が、仕事のやり方を工夫することで改善できる方法です。

先送りの悩みへの対策

先送りの悩みへの対策は、大きく分けて2つです。

一つ目は、「着手しやすくする」ことです。すぐに手をつけることができれば、先送りせずに済みます。

もう一つは、「自信を持って先送りができる」ことです。こちらは適切なスケジューリングと言い換えることができます。

やってはいけない先送りとやって良い先送りを判断し、「この作業は今日しなくてもよい」とスケジューリングすることが大事です。以下では、より詳しく解説していきます。

タスクを細分化して着手しやすくする

まず一つ目、「着手しやすくする」ためには、「こんなことすぐにでもできる」と思えるくらい細かくタスクを分解することが大切です。

大きなステーキを目の前に置かれても、一回で食べきることはできませんよね。ステーキを食べるときは、一口サイズに切り分けます。

仕事も同じで、小分けにせず大きいまま目の前にドンと置かれたら「今はちょっと手をつけられないな……後でやろう」と先送りをしてしまいます。

参考:タスク管理ツール「タスクペディア」
参考:タスク管理ツール「タスクペディア」提供:社会福祉法人SHIP

ステーキを一口サイズに切り分けるように一手一手を細かくすると、取り掛かるハードルが下がり、先送りせずに仕事を進められるようになります。

参考:タスク管理ツール「タスクペディア」
参考:タスク管理ツール「タスクペディア」提供:社会福祉法人SHIP


締切を細かく設定してスケジューリングに慣れる

適切にスケジューリングをし、自信を持って先送りするコツは、締切を細かい単位で設定することです。

夏休みの終わり頃になって、予想以上に大量の宿題をやらなければならなくなった経験はありませんか?

仕事タスクも同じで、タスクの最終的な締切までにやればいいと思っていると、タスク完了に必要な手順が予想より多い場合があります。

下の画像のタスクの例だと、頭の中は細かい手順に分解せず、漠然と「契約書を作成」することしか認識していません。

参考:タスク管理ツール「タスクペディア」
参考:タスク管理ツール「タスクペディア」提供:社会福祉法人SHIP

漠然とさせるのではなく、タスクの具体的な内容や量をもっと正確に把握しておかないと、魔の夏休み最終日が到来してしまいます。

そういった事態を避けるため、手順をあらかじめ書き出しておき、その量と内容、それぞれの締切をはっきりさせてタスク完了までの見通しをつけておきます。

例えば、こんな感じです。

参考:タスク管理ツール「タスクペディア」
参考:タスク管理ツール「タスクペディア」提供:社会福祉法人SHIP

特に組織で仕事をしている場合、他の人と協力して進めることが多く、相手の作業も考えに入れなければなりません。

「今日までに返事が欲しいのに、相手は明日まで急きょ有休を取った」といった不測の事態が起こったとしても、手順を書き出しておけば、途中でタスクの進み具合が調整しやすくなります。

「返事が来ないから、これ以降の手順の着手を遅らせて、そのぶん早く終わらせておけばよいか!」といったかたちで、不安なく先送ることができるようになるというわけです。

◇ ◇ ◇

以上、先送りの悩みへの対策についてご紹介してきました。先送りに悩む方は、「着手しやすく方法」「自信をもって先送りができる方法」を是非実践してみてください。

小鳥遊

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】小鳥遊(たかなし)
都内メーカー勤務の会社員。ADHDの診断を受けるも、GTDというタスク管理手法に沿うExcelツールを自作することで、自身の特性による抜け漏れ等をカバーする仕組みを構築。同様の特性を持つ方々へ、タスク管理で救われた体験とその仕組みを紹介するイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」を定期開催。就労移行支援事業所EXP立川で自身の経験を語りタスク管理を教える講座を受け持つ。自作ツールをクラウド化した「タスクペディア」を社会福祉法人SHIPから無料公開。
■Twitter:@nasiken
■ブログ:「ForGetting Things Done」

【書籍紹介】『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』

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