スキルUP

プレイング・マネージャーがやるべき知識DBの作り方/倉下忠憲

プレイング・マネージャーは作業進捗に加え、情報を管理することも仕事の一つです。今回はブログ「R-style」主宰の倉下忠憲さんが、情報管理のコツについて4つの観点から紹介します。

プレイング・マネージャーの仕事には、作業進捗の管理(manage)がありますが、作業だけが管理対象ではありません。作業に加えて、情報/知識(information/knowledge)も管理していきたいところです。

たとえば、情報を整理したり、知識を浸透させたり、アイデアを創出するといったことは、プレイヤーよりも、マネージャーの仕事です。

特に、現場感覚よりも一つ上の視点からそうした活動を行なうことは、プレイング・マネージャーの役割であるといえます。

そうした役割を適切にこなせれば、効率やスキルアップが望めますし、新しい成果をチーム全体で生み出せるようにもなります。中長期的に考えても、非常に重要な仕事です。

さて、情報を整理したり、知識を浸透させたり、アイデアを創出するためには、準備が肝心。その第一歩としておすすめしたいのが、手帳に「知識データベース」を作ることです。

今回はこの「知識データベース」を手帳に作る方法についてご紹介します。

自分用のデータベース

「知識データベース」と言っても、Accessなどを駆使した本格的かつ大げさなものではありません。単に、必要な情報をすぐさま取り出せる環境が作れればOKです。

具体的に整理しておきたい情報として、次の4つが対象となります。

・よく使う情報
・たまに使う情報
・専門知識
・アイデア


【よく使う情報】

まず、よく使う情報。仕事には「よく使う情報」というものがあります。取引先の電話番号、お客様に提示する地図情報、料金表・換算表、お勧めの商品情報などです。

どんな業種でも何かしら頻繁に利用する情報があります。それらをイチイチ探し回ることなく、すぐに引き出せるようにしておくことは大切です。


【たまに使う情報】

続いて、一年に一度しか利用されない、たまに使う情報というものもあります。たとえば、年末調整に関する書類の提出方法などがそれにあたるでしょう。

これらは頻度が低いがゆえに、正確な手順をほとんど誰も覚えていません。だからこそ、必要になったときにさっと取り出せる環境が役立ちます。

とは言え、マネージャーの仕事を始めたばかりの頃は、何がよく使われる情報なのかはきっとわからないでしょう。そこで、手帳にどんな情報を参照したのかを、簡単でも日々書き留めておくことがスタートになります。


【専門知識】

たいていの仕事には、その分野における専門知識を必要とします。それが多く必要となる仕事もあれば、あまり必要でない仕事もあるでしょうが、何かしらの知識は必要となるでしょう。

それらは、ビジネス書や論文などで学ぶ場合もありますし、ビジネスの現場で実地的に身につけることもあります。なんであれ、そうした知識もできるだけ整理しておきましょう。

そうすれば、後から自分が利用するときにも役立ちますし、チームメンバーに共有するときにも役立ちます。特に後者の場合、記述しておかないと他の人と共有するのは難しいものです。学んだ知識、利用した知識があれば小まめにメモしておきましょう。


【アイデア】

もう一つ、大切な情報が「アイデア」です。アイデアの扱い方で気をつけておきたいのは「思いついたことは、なんでもメモしておく」という習慣です。

それらのアイデアが後でどのように役立つか、それは思いついた瞬間にはわかりません。結果的に役立つモノが全体の2割しかないにしても、そのどれが2割になるのかは事前には判断できないのです。

そのため、何か思いついたら即座に書き留めておくことが重要です。事業改善やプロジェクトの進め方、部下の指導法や自分の仕事のやり方に関してなど、どんなことでもかまいません。

最初は小さな一歩から

さて、この4つを一気に作ろうとすると、だいたいは挫折してしまいます。本格的なものは憧れを感じますが、全部自分で作ってみようとすると、膨大すぎて手に負えません。

そこで、まずは手帳にちょこちょこと書き付けていくことからスタートにしましょう。少しずつでも書き留めておきさえすれば、後からパソコンにまとめ直すこともやりやすくなります。

たとえば、よく利用される情報からマニュアルやドキュメントを作ったり、自分の専門知識をまとめて引き継ぎに使ったりと、利用方法は多彩です。

利用の下準備に向けて、手帳にいろいろな情報を書き留めていきましょう。

情報をいかに使えるかは、マネージャー業務の柱の一つ

以上、情報を整理し、知識を浸透させ、アイデアを創出するための準備について紹介しました。手帳にさまざまな情報・知識を書き留めることを紹介しました。

情報をいかに使えるかは、マネージャー業務の柱の一つです。

知識や情報を「使えるように」しておくこと。そのための仕事にも、せっせと取り組んでいきましょう。

倉下 忠憲

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】倉下 忠憲(くらした・ただのり)
1980年、京都生まれ。ブログ「R-style」主宰。コンビニ業界で働きながら、マネジメントや時間・タスク管理についての研究を実地的に進める。その後、執筆業に転身。現在は書籍執筆やメルマガ運営を主とする物書き。著書に『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 』(星海社新書)、『EVERNOTE「超」仕事術』『Scrap box情報整理術』(C&R研究所)、『ハイブリッド発想術』(技術評論社)などがある。自分で出版を行うセルフパブリッシングも意欲的に取り組んでいる。

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