スキルUP

プレイング・マネージャーは手帳を「振り返り」に活用せよ/倉下忠憲

手帳は予定を書くだけではなく、業務の振り返りのための材料としても使うことができます。手帳を振り返りとして活用する方法について、ブログ「R-style」主宰の倉下忠憲さんが解説します。

手帳は、基本的に「記録」するツールです。

来月のスケジュールや今週のタスクなど、「未来」の情報を書き留めておき、それを「現在」に役立てる。そういう使い方をします。

しかし、そうして書き留められた情報は、「現在」を利用するだけに止まりません。別の価値も持ちます。その一つが「振り返り」です。

この「振り返り」は、プレイング・マネージャーの仕事において極めて重要な意味を持ちます。マネジメントにおいては欠かせない作業とすら言えるかもしれません。

そこで今回は、すでに書いた手帳を振り返りとして活用する方法について解説していきます。

理想と実績の差はどれぐらいあるか?

毎日同じことを繰り返していればよく、成果はまったく問われないという職場で働いているならばともかく、たいていは「やるべきこと」や「求められる成果」があるものです。

しかし、理想と現実にはギャップがあります。理想に近づいていこうとするならば、何を変えていかなければいけません。それまでと同じことを繰り返していても、同じ結果が得られるだけ。

では、何を変えていけばいいでしょうか。

その答えは、実績の中にしかありません。

もしあなたの理想が100で、実績が40だとしたら、その40がどのように生み出されているかを観察し、どうすれば増やせるのかを考えるのです。少なくとも「理想は100だ。100を作れ」と部下にプレッシャーを与えて、自分は何も考えないような人は、マネージャーとは言えないでしょう。

ここで重要になってくるのが、記録です。

想像や空想だけで話を進めるのではなく、何がどう進んでいるのかを実際的に確認し、状況に関する情報を得るのです。改善のアイデアは、そこから生まれてきます。

週一回の振り返りを習慣化する

とは言え、プレイング・マネージャーになりたてで、そうした「大仕事」をスタートするのは少々荷が重いでしょう。だから、最初は自分の仕事の進め方でそれをやってみて、慣れておくことが賢明です。

一週間に一回、自分のスケジュールやタスク、業務日誌を読み返してみましょう。そして、スケジュールの設定や作業の進め方において問題点や課題がなかったかを確認します。

もしそれが見つかれば、「なぜそんな状況になったのか」「どうすればその状況を変えられるか」を考えて、来週以降にそのアイデアを実行に移してみます。

もともと通常業務も忙しいのですから、これら改善に関しては週に一つくらいのペースで進めていけばいいでしょう。

週一回の振り返りを続けていけば、「何かを改善すること」の感覚に慣れていくことができます。

まずは自分から改善する

ただし、やってみるとわかりますが、この「改善」はそうそう簡単は進みません。課題を改善するための行為にも、別の課題があることが見えてきます。

たとえば、自分がやろうとしていたことを忘れてしまうことがあります。あるいは割り込み作業が多すぎて実行する時間が取れなかったり、想定していた改善案がまったく役に立たないこともあります。最初に思いついたことが、そのままうまくいくことは稀です。

つまり「何かを変えるのは難しい」のです。

「素晴らしい改善案」を現場に根付かせるには、準備や根回しが必要です。時間もかかります。「素晴らしい改善案」を思いついたとしても、それを部下に命令すればすべてうまく解決するなんてことは幻想です。

改善の難しさを体感としてわかるためには、まず自分自身の仕事の進め方を「改善」してみるのが近道です。

そのために手帳に記録をつけて、それを週一回ペースで振り返ってみること。それこそが実に効く方法なのです。

倉下 忠憲

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】倉下 忠憲(くらした・ただのり)
1980年、京都生まれ。ブログ「R-style」主宰。コンビニ業界で働きながら、マネジメントや時間・タスク管理についての研究を実地的に進める。その後、執筆業に転身。現在は書籍執筆やメルマガ運営を主とする物書き。著書に『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 』(星海社新書)、『EVERNOTE「超」仕事術』『Scrap box情報整理術』(C&R研究所)、『ハイブリッド発想術』(技術評論社)などがある。自分で出版を行うセルフパブリッシングも意欲的に取り組んでいる。

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