スキルUP

未来の自分のために! キモは仕事のマニュアル化と情報共有/ぞえ

仕事の手順をまとめたマニュアルをつくったら、それをチーム全員にもれなく共有することが必要です。情報共有の様々なメリットについて、元・エンジニアで漫画家のぞえさんが解説します。

仕事には、マニュアル化できる「あたりまえ部分」と、やらなくてもなんとかなるけれど、やってくれたら嬉しい「付加価値部分」があります。

「あたりまえ部分」はその名の通り、できて当たり前、最低限やらなくてはならない仕事です。

最低限やらなくてはならない仕事を属人化していると、急にその人が休んでしまったときに問題が発生します。その人が復帰してからで問題ないのであればいいですが、その日のうちに必要なこともあるでしょう。

休む側も、体調不良で休まざるを得ないのに仕事が気になって気が休まらない、では治るものも治らないでしょう。

このように、マニュアルを作るのは自分のためにもなりますが、作ったマニュアルを職場内で共有することで、チームのためにもなります。

チーム全体の生産性を考えると、人に聞かなくていいので時間の節約にもなるし、誰でもその仕事ができるようになり、「あたりまえ部分」の品質とスピードがアップします。

お互いを助けるきっかけをつくる

絵:ぞえ
絵:ぞえ

私が働いていたIT企業では、情報共有にはRedmine(レッドマイン)というプロジェクト管理ツールのWiki機能を使っていました。

Wikiに作業手順やツールの使い方を集約し、チームメンバーは欲しい情報をいつでも検索できるように、チームメンバーもいつでも書き込める仕組みを作っていました。

RedmineのWiki機能はとても便利でしたが、情報共有に使うツールは何でもいいでしょう。チームが使い慣れているツールの方が、一過性の情報共有に終わらずに済みます。

検索しやすいテキストファイルでもいいし、リンクや画像を貼ることができるExcelファイルでも構いません。マニュアルを作って、メールでチーム全体に伝えるのもお忘れなく。

大事なのは、自分が持っている情報を共有しやすく、その情報を探しやすい形にしておくことです。

「自分の仕事を明け渡すなんて」と不安になる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、「あたりまえ部分」の仕事をマニュアル化し、情報共有しておくことで、チーム内で余裕のある人はあなたのことを助けることができるし、あなたも余裕があるときに他の人を助けることができるのです。

未来の自分が「ラク」できる

情報共有には他にもメリットがあります。未来の自分が「ラク」できるのです。

マニュアル化してしまえば、仕事のスピードも上がります。手順を思い出す時間も不要になります。同じ仕事をやることになったとき、初めてのときよりは「ラク」に仕事ができるのです。

「ラク」や手抜きは、悪いことのように感じるかもしれません。しかし、「ラク」することで余裕ができ、今の仕事の手直しする時間が取れたり、やりたかった仕事に手をつけることができるようになるかもしれません。

あなたの仕事の「あたりまえ部分」はなんでしょう。「あたりまえ部分」をマニュアル化して、チームに情報共有して、「付加価値部分」に注力できるように環境を整えていくことは、回り回ってあなたのためになります。


ぞえ

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】ぞえ
週3勤務でシステムエンジニア、残りは漫画家・イラストレーターとして働いていた元・パラレルワーカー。2019年1月よりフリーランスに。体力がなく、疲れやすい自分でも好きなことをするための方法を探求している。
■ Blog:「ふりにち」

【書籍紹介】『残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜』(金風舎)

★ビジネスに役立つヒントが満載「スキルUP」記事一覧はこちら

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