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効率化オタクが実践! 作業がサクサク進む「ファイル整理術」/光速パソコン仕事術

「仕事が終わらない……」「残業なんてしたくない」。そんなあなたは『効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術』で、「パソコンを効率よく使い、仕事を早く終わらせる」手法を学びましょう。今回は第3回目です。

優先表示される順番を理解する!

今度は「フォルダ」内の整頓です。たとえば「ピクチャ」のフォルダに写真データを保存するとします。とりあえずそのまま入れてOKなのですが、すぐに整頓するのをお忘れなく!

何も考えずにデータを「ピクチャ」の中にポンポンと放り込んでいては、いくらデスクトップをきれいにしても意味がありません。ぜひ、フォルダの中にはさらにフォルダを置いて整頓しましょう!

まず考えてほしいことが「フォルダの名前を何にするか?」ですね。「あいうえお順」に並ぶことをご存じの方は多いと思いますが、さらにこんな順に表示されるというルールがあります。

たとえば「ひらがな」より数字が前に並ぶというルールを利用して、フォルダの名前を「01_商品画像」のような連番付きにするのはいかがでしょうか?こちらの例を見てください。

・01_商品画像
・02_イベント画像
・03_社員画像

フォルダ名の最初に数字を入れることで「このフォルダは2番目に表示させたい」のように順番を操れます。

数字部分を入れ替えるだけで順番の調整が簡単にできるのもメリットですね。「_(アンダースコア)」を数字のあとに入れているのは見やすくするためで、お好みで「-(ハイフン)」にしてもかまいません。ただ、ルールとして統一はしましょう。

ちなみに、1桁の数字でも「0」を付けているのは、「1_商品画像」にしていると、10番目に表示させたい「10_」のフォルダが「1」の次に来てしまうからです。

フォルダの種類が多くなる場合は、連番を3桁(例:「001」)にする……のようなアレンジも可能です。「将来的に10と20の間にフォルダを置きそう」というときは、「10」の次に「11」ではなく、あえて「20」を置くというテクニックもあります。こうやっておくと、後々に「11」を挿入したり、「15」を挿入したりと融通がききます。

また、「記号」の優先順位が高いという特性を利用したテクニックもあります。たとえば、「今週だけ頻繁に使うデータ」があった場合、「【緊急】」や「★」を一時的に付けることで、一番上に表示させられます。

フォルダが増えてきて困ることは「あのデータはどのフォルダに入れたっけ?」です。

たとえば「大阪で開催した物産展の写真」なら、「01_商品画像」でも「02_イベント画像」でも入りそうです。そんな場合は、片方に入れて、もう片方には「ショートカット」を入れておくと便利です。どちらの入り口からもたどり着ける工夫ですね。

【光速化POINT】
基本は「数字」によるフォルダ管理をするようにし、急な案件用に「記号」をとっておく!



ヨス

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】ヨス
1976年生まれ。香川県丸亀市出身。プロブロガー。データ入力のアルバイトをしていた20代のころ、頭を使わなくてもよい「単純作業」をいかに頭を使って効率化するかに情熱を燃やす。この経験から、自分が効率化に異常な関心があることに気づく。その後、7年間のネットショップ運営を経てフリーランスWEB制作として独立するも、バセドウ病を患い入院。2013年2月、病院のベッドの上でブログ「ヨッセンス」を開始し、月に100万回以上読まれるブログになる。ほかに、英語情報メディア「英語びより」の編集長。ブログを本気で書いている人に向けたオンラインコミュニティ「ヨッセンスクール」を主宰。

【書籍紹介】『効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術』(KADOKAWA)

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