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効率化オタクが実践!ファイルの迷子を防ぐ「名づけのルール」/光速パソコン仕事術

「仕事が終わらない……」「残業なんてしたくない」。そんなあなたは『効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術』で、「パソコンを効率よく使い、仕事を早く終わらせる」手法を学びましょう。今回は第4回目です。

フォルダでもファイルでも基本は一緒!

フォルダの整頓の次は「ファイル」の整頓です。フォルダの名前と同じでファイルの名前もちゃんと考えて整理しましょう。名前の付け方の基本はこちらです。

・20180401_ミーティング議事録.txt
・20180408_ミーティング議事録.txt
・20180415_ミーティング議事録.txt

まず「20180401(2018年4月1日)」のように「日付」を頭に入れておくことを強くオススメします。いつ作ったファイルなのかがわかるのと同時に、数字の若い順に並んでくれるからです。ファイル名を付けるときのルールを以下にまとめます。

①年は「18」のように2桁にしてもOKだが統一する
②月と日も「01」のようにすべて2桁に統一する
③日付の後には「ミーティング議事録」のように内容も入れる

ファイル名のルールを決めたら、前項で説明したように「01_ミーティング議事録」のような「適切なフォルダ」に入れ、整頓することもお忘れなく!

さらに、ファイル名を付けるときに常に考えてほしいことがあります。それは「後から探しやすくするにはどんな情報があればよいか?」ということ。

「誰が議事録を取ったのか?」がわかった方がよいのなら「20180401ミーティング議事録_山田.txt」のように名前を入れておきます。

内容に焦点を当てたほうが便利なら「20180401_ミーティング議事録_新商品Aについて.txt」のようにすると良いでしょう。

ただ、長い名前だと、後で探すときにわかりづらくなりますのでご注意ください。

撮影した「写真データ」の名前を整頓するときは「ファイル名変更君」という無料アプリケーションが便利です。

ファイルの名前を変更するためのものですが、1,000個のファイル名でも一括で変更できます。

たとえば写真データの名前を「20180401_新商品Aの画像_001.jpg」のようにしたいとき、100枚の写真1枚1枚の名前を変更するのは時間のムダですよね?しかし、「ファイル名変更君」なら、001、002、003……のように連番名も自動で付けられます。

「ファイル名変更君」には「連番を追加」する機能のほかにも、「指定の文字を変換・削除・追加」「大文字を小文字に変換」「先頭を大文字に変換」「ひらがなをカタカナに変換」「データの作成、更新日時を変更」……のようにかゆいところに手が届く機能が満載です。

【光速化POINT】
あとから探しやすくするためにファイル名の最後にコメントを入れる!

ヨス

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】ヨス
1976年生まれ。香川県丸亀市出身。プロブロガー。データ入力のアルバイトをしていた20代のころ、頭を使わなくてもよい「単純作業」をいかに頭を使って効率化するかに情熱を燃やす。この経験から、自分が効率化に異常な関心があることに気づく。その後、7年間のネットショップ運営を経てフリーランスWEB制作として独立するも、バセドウ病を患い入院。2013年2月、病院のベッドの上でブログ「ヨッセンス」を開始し、月に100万回以上読まれるブログになる。ほかに、英語情報メディア「英語びより」の編集長。ブログを本気で書いている人に向けたオンラインコミュニティ「ヨッセンスクール」を主宰。

【書籍紹介】『効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術』(KADOKAWA)

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