スキルUP

単なる備忘録じゃない! なぜ「タスクリスト」は有用なのか/倉下忠憲

仕事に着手する前に必要なのが、リスト形式で必要な要素を箇条書きにすることです。備忘録であり、優先順位の判断にも使える、このリストづくりの基本的な心構えについて、ブログ「R-style」の主宰・倉下忠憲 さんが解説します。

自分の頭に頼るな

人間の頭は、かなり出来のよい機構ではありますが、完璧とまでは言えません。どうしても限界があります。

特に、現代のようなたくさんの「やること」に囲まれている状況では、より顕著にその限界が明らかになります。

たとえば、以下の3つの限界です。

・記憶の限界
・認知の限界
・判断の限界

まず、詳細を完璧に記憶するのは難しいものです。ぼんやりとしか覚えておけないのでは、仕事はうまく進められません。また、仮に記憶していても、適切なタイミングで思い出せなければ意味がありません。

次に、注意を払うべきことにうまく注意を払えない場合あります。いわゆる「うっかりミス」です。仕事の種類が多様なほど、こうしたうっかりミスは増えます。

さらに、重要度や優先度の判断を誤りがちです。

今日中に完成させる必要のないプレゼンテーションの見栄え調整にたっぷり時間を使ってしまい、今日中に提出する必要のある報告書を慌てて書くはめになる。そういうことが起こりがちなのです。

こうしたことは、何も劣った人・弱い人だけに起こるものではありません。多かれ少なかれ、だいたいの人間の頭が抱えている弱点です。

だから、堂々とツールを使って対応していきましょう。そのツールが「リスト」です。

なぜリストを作るのか?

「リスト」とは、簡単に言えば、要素を一列に並べたものです。よく使われるのは、要素を単語やフレーズだけで表現した「箇条書きリスト」です。シンプルで扱いやすいリストです。

何かしら、仕事に着手する前には、このリストを作るようにします。必要な要素を、箇条書きで、一列に並べる。簡単ですね。

こうして書き出しておけば、まず備忘録になるので、物忘れやうっかりミスを防げます。さらに、必要な項目が並んでいるので、「いま優先させるべき項目は何か」を判断することもできます。

つまり、リスト作りとは情報の整理であり、状況の整理でもあるわけです。

もちろん、こうしたことは頭の中だけでも処理できますし、対象の数が少なかったり、単純であればそれでも十分こなせるでしょう。

しかし、要素の数が多かったり、複雑だったり、あるいは状況が刻々と変化するような場合は、頭だけではまずうまく対処できません。

だからこそ、頭の外に出す(≒外部化する)のです。

タスクリストとは何か?

そうしたリストの中で、スタートラインとなるのが「タスクリスト」です。

リストは要素を一列に並べたものですから、タスクリストは「タスク」を一列に並べたものとなります。

では、「タスク」とは何か?

特に難しく考える必要はありません。それぞれの人にとっての「ワンアクション」がタスクです。言い換えれば、「具体的に取れる実際の行動」がタスクです。

つまり、何か行動を始める前に、そのときに必要になるであろう「具体的に取れる実際の行動」を一列に並べれば、それが「タスクリスト」となります。

どうでしょう。すぐにでも作れそうですね。では、実際に作ってみてください。間違いなく役に立ってくれます。

 


できそうでできないこと、にタスクリストが役に立つ

この「タスクリスト」は、仕事を適切に進めていく上で欠かせない存在です。

もし仕事の進め方が、「自由気ままに、勝手にやってよい」というのなら話は別ですが、たいていの場合は、ある意志・命令・順序・期限・優先順位に沿って仕事を進めていく必要があるでしょう。

リストは、そうした場合に大いに役立ちます。

一つ言えるのは、「当たり前」にできそうなことも、できないことが結構多くあるということです。だから、一見馬鹿馬鹿しそうに見えても、丁寧にリストを作っていくことに、たしかな効果があるのです。

倉下 忠憲

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】倉下 忠憲(くらした・ただのり)
1980年、京都生まれ。ブログ「R-style」主宰。コンビニ業界で働きながら、マネジメントや時間・タスク管理についての研究を実地的に進める。その後、執筆業に転身。現在は書籍執筆やメルマガ運営を主とする物書き。著書に『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 』(星海社新書)、『EVERNOTE「超」仕事術』『Scrap box情報整理術』(C&R研究所)、『ハイブリッド発想術』(技術評論社)などがある。自分で出版を行うセルフパブリッシングも意欲的に取り組んでいる。

★ビジネスに役立つヒントが満載「スキルUP」記事一覧はこちら

あなたへのオススメ記事

  • プレイング・マネージャーがやるべき知識DBの作り方/倉下忠憲
  • プレイング・マネージャーが手帳で管理するべき3つのテーマ/倉下忠憲
  • プレイング・マネージャーの思考力を倍増させるノート術/倉下忠憲
  • プレイング・マネージャーは、業務ログを絶対に書き残せ!/倉下忠憲
  • 「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

    「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

  • 言われてみると…どっちがどっち?? 違いがわかる雑学クイズ

    言われてみると…どっちがどっち?? 違いがわかる雑学クイズ

  • あの英語にそんな意味が! 色・天気の英語雑学クイズ

    あの英語にそんな意味が! 色・天気の英語雑学クイズ

  • そうだったのか! 知って驚く 人体にまつわる雑学クイズ

    そうだったのか! 知って驚く 人体にまつわる雑学クイズ

  • パパ、ママ、すごい!って言われる 子どもに話したくなる雑学クイズ

    パパ、ママ、すごい!って言われる 子どもに話したくなる雑学クイズ

  • オンライン英会話と英会話スクール、比較するとどっちがおすすめ?

    オンライン英会話と英会話スクール、比較するとどっちがおすすめ?

スキルUPの人気記事ランキング

  • WordやExelのスペシャリストを目指してはいけない/時短術大全

  • 8月26日から一番仕事運がアガるのはどの星座? 8/26~9/1の12星座占い

  • 【SE女子の日常】22時を過ぎても人が多い/ぞえ

  • 朝6時からスタバで仕事!それって本当に意識高い系?/突然辞める若者(3)

  • 「僕はうなぎだ」ってどんな意味? 外国人が頭を抱えるヘンな日本語

{ カテゴリ別ランキングを見る }

ページトップに戻る