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やりがちな送信ミスや送信忘れをリカバリー! 意外と知らない「Gmail」2つの便利ワザ

取引先にメールを送る際、送信ボタンを押してから「あ! しまった!」なんてことはありませんか? また、大事なビジネスメールの送り忘れも致命的ですよね。でもGmailなら、事前に準備しておけば大丈夫。意外と知られていない、優れものの機能をご紹介します。

メールの「送信ミス」に「送信し忘れ」……。まさに、メールの“2大ミス”といえるほどやりがちなミスなのに、引き起こすトラブルは大きいのが困りモノ。取引先に、うっかり別の取引先宛ての見積もりなどを送ろうものなら、信用まで失いかねません。

こんな重大なうっかりミスを防ぐ、Gmailの機能がこちらです!

送信ミスは取り消せる!? 驚きの機能は標準装備

送信ミスは意外にも、送信ボタンを押した瞬間に気づいたりするものです。「電子メールは、一度送信したら取り消せない」のが常識ですが、実はGmailには、標準で送信を取り消せる機能が標準で実装されています。転ばぬ先のツエとして、設定しておきましょう。

設定方法は、まずGmailを立ち上げて「設定」をクリックし、「全般」のタブを選択。あとは、上から数行目にある「送信取り消し」の「取り消せる時間」で、5~30秒の時間を設定するだけ。最後に最下部の「変更を保存」を押せば完了です。

送信取り消す方法も簡単で、メールを送信したときに出てくる「メッセージを送信しました」の横にある「取消」をクリックするだけです。

見積もりや請求書を誤送信してしまうなど、致命的なミスを起こしかけても、これならリカバリーできますね。ただし、タイムリミットは最長でも30秒。不安を感じたら、すばやく「取消」を押しましょう。

指定した時間にしっかり送信! Gmailの送信予約

「明日の朝一で送ろう!」と思っていたメールを、うっかり下書きフォルダに入れっぱなしにしてそのまま……なんて、起こしたくはないけれど、ありがちなミスですよね。かといって、公開日が決まっている情報が含まれたメールや作業完了などの報告メールを、事前に送るのは論外です。

そこで便利なのが、Gmailの送信予約機能。2019年に実装されたこちらの機能は、文字どおり「指定した時間にメールを送信する」ものです。

利用方法は簡単で、まずメールを作成し終えたら、「送信」ボタンの三角マークをクリック。「送信日時を設定」というメニューが表示されるので、送りたい日時を設定します。

設定を終えると画面が閉じ、送信予約をしたメールが、Gmailのメイン画面の左側にある「予定」というメニューに格納されます。送信日時の変更やキャンセルは、ここから実行できます。

いくら慎重に注意深く仕事をしていても、ヒューマンエラーはなかなか無くなりません。機械ができることは任せてしまうほうが、効率的ではないでしょうか。無料で使える標準機能のGmailの便利ワザ、明日からでも活用してみてください!

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