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初心者も10 秒後から使える! 仕事効率化に効果大のエクセルのショートカットキー【一覧付き】

ツール、アプリ、最新のパソコンの導入など、仕事効率化にはさまざまな方法があります。その中でも、無料かつすぐに実践できて、業種や職種、役職、年齢、会社の規模に関係なく、ほぼすべてのビジネスパーソンの業務を高速化させる技術が、表作成でおなじみの「Microsoft Office Excel」のショートカットキーの活用です。

この記事では、ショートカットキーについて何も知らないWindows10ユーザーでも、読了後10秒で使える便利かつ簡単なエクセルのショートカットキーについて解説していきます(※Excel2016に対応)。

紹介する超基本ショートカットキー一覧

今回は、エクセルでの表作成の基本的な操作を簡略化する以下6つのショートカットキーとあわせて、絶対に覚えておきたいおすすめのPC操作のショートカットキーを1つご紹介します。

【絶対に覚えておくべきショートカットキー】

【エクセルのショートカットキー一覧】


マルチタスクに効果大。作業を高速化するスナップ機能「Windows+← or →」

「これからショートカットキーを覚えて、パソコン作業を効率化するぞ!」と気合いを入れている人に、必ず覚えてもらいたいのが、画面を高速で二分割できるスナップ機能「Windows+← or →」です。

この機能を活用すると、ワードやウェブブラウザ、PDFなどの資料とエクセルを同時に表示できるので、これまでのようにデータを確認する度にウィンドウを拡大したり、縮小する必要がなくなります。その結果、仕事の効率化だけでなく、ミス防止にも効果が期待できるのです。

また、画面を2分割するためにこれまでウィンドウの左右や上下をドラッグして手動で大きさを調整していた人にとっても、ストレスフリーで調整できる「Windows+← or →」は、すぐに身につけるべきショートカットキーといえるでしょう。

さらに半分にしたウィンドウの上で「Windows+↑ or ↓」を押すことで、4分割できることも覚えておきましょう。

セル内のデータを編集するショートカットキー「F2」

エクセル作業の高速化にショートカットキーが有効とされる理由として、「マウス操作が減る」という点があります。一般的にマウスとキーボードを頻繁に持ち替えるよりも、キーボードのみで作業するほうが、効率は良くなります。

そこでまず覚えてほしいのが、エクセルで作業する際に必須のセルの中にデータを入力するためのショートカットキー「F2」です。


【ショートカットキーを使わない場合】

1. マウスとキーボードを持ち変える
2. マウスを使って、セルを探し、ダブルクリックする
3. マウスとキーボードを持ち変える
4. データを入力する
5. 以降1~4を繰り返し……

という工程だった作業を


【F2を使う場合】

1. キーボードの矢印キーでセルを探し、F2キーで指定する
2. データを入力する

とたった2つの動作で作業を完了することができます。

1回だけだと効率化の効果は薄いかもしれませんが、セルにデータを書き込むという作業は、一つの資料を作るだけでも数十、数百は行うことも珍しくありません。

「チリも積もれば山となる」ということわざの通り、資料作成という視点から見れば大きな効果が期待できます。

このように、エクセルの最も基本的な動作に関わるショートカットキーなので、まずは「F2」の活用を身に付けることをおすすめします。

複数のセルに同じデータを入力するショートカットキー「Ctrl+Enter」

例えば社内セミナー担当者に抜擢されて、出席者の管理表をエクセルで作成するとき、不規則になる出席者・欠席者を一人ずつ「セルを指定→入力」と繰り返して記入するのは、面倒ですよね。

そこでおすすめのショートカットキーが、「Ctrl+Enter」です。これを使うことで、複数かつバラバラのセルに同時に文字を入力することが可能になります。


【「Ctrl+Enter」を使う場合】

1. 同じデータを入力したい複数のセルを選択
2. セルにデータを入力
3. データを入力したセル上で「Ctrl+Enter」を押す

このように、簡単に複数のデータを同時入力することができます。

セルを挿入する「Ctrl+Shift+“;”(Ctrl+“+”)」

一度作った表にデータ漏れや追加項目があった場合、通常はセルを指定して右クリック、「セルを挿入する」という項目をクリックして、ダイアログボックスから操作する必要があります。

この動作を効率的に行えるショートカットキーが、「Ctrl+Shift+“;”(Ctrl+“+”)」です。


【「Ctrl+Shift+“;”(Ctrl+“+”)」を使う場合】

1. セルを挿入したい範囲のセルを選択する
2. 「Ctrl+Shift+“;”(Ctrl+“+”)」を押す
3. セルの挿入のダイアログボックスが表示される
4. 上下左右にシフトする方向を指定する

またセルを1つ追加するだけではなく、行全体、列全体も同じ操作で追加することが可能です。

進捗表など、更新性が高い表を作成するときに大活躍するショートカットキーなので、必ずチェックしておきましょう。

セルを削除する「Ctrl+“-”」

セルを挿入するショートカットキーと一緒に身に着けておきたいのが、セルの削除のショートカットです。


【「Ctrl+“-”」を使う場合】

1. 削除したいセルを選択する
2. 「Ctrl+“-”」
3. ダイアログボックスが表示される
4. 上下左右にシフトする方向を指定する

セルの追加と同じように、マウスを一切使うことなく、セルを削除することが可能です。また、セルの追加と同じように、行や列全体を一度に削除することもできます。

操作の際は、セルの挿入に必要な「Shiftキー」が不要なので注意しましょう。

表全体を選択する「Ctrl+Shit+:」

マウスを使って表全体を選択する場合、表の角から範囲をドラッグして広げる必要があります。膨大な量のデータがある大きな表の場合だと非常に面倒で時間がかかる作業で、もし範囲を間違ってしまったら最初からやり直し……という経験がある人も多いのではないでしょうか。

そんな面倒な操作を改善できるショートカットが「Ctrl+Shit+:」です。

表全体を一瞬で選択することができるので、表の切り取りやコピー、削除、色の差し替えなどに大きな時短を実現できます。


【「Ctrl+Shift+:」を使う場合】

1. 範囲指定したい表内のセルをひとつ選択する
2. 「Ctrl+Shift+:」を押す
3. 表全体が選択される

行全体を選択する「Shift+スペース」

最後に覚えてほしいのは、行全体を選択するショートカットキー「Shift+スペース」です。選択しているセルを含む行全体を選択することができるので、行の削除や追加にも使えるなど、他のショートカットキーとの組み合わせのベースにもなる汎用性の高いショートカットキーです。


【「Shift+スペース」】

1. 選択したい行を含むセルに移動
2. 「Shift+スペース」を押す
3. 行全体が選択される

以上の操作で、一瞬で行全体を指定することができます。どのセルからも指定できるので、マウス操作のように左端にある行番号をいちいちドラッグする必要がなくなります。

エクセルの基本操作から確実に身に付けよう!

ショートカットキーを覚えるコツは、簡単かつよく使う、基本的な操作のものから身に付けるということです。表作成などで頻繁に使うため、覚えやすいですし、それだけ仕事の効率化にも大きな影響を与えてくれるでしょう。

まずは今回紹介した6つ+1つのショートカットを実践することで、着実にエクセル作業の効率化を実現してみてはいかがでしょうか。


藤冨 啓之

カテゴリ:スキルUP

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