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期限ギリギリはNG! 「自分締め切り」を設定して余裕の提出を/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

時短のカギを握る事前計画

【1.1日の中でまとめて電話する「電話タイム」を決める】

仕事に集中するための1つの手立てとして、1日の中にまとめて電話する「電話タイム」を設定する方法は非常に有効だ。

まず電話をかける場合、思いついたときにかけるのはやめ、かける相手をリストアップするだけにとどめる。そして、10時、14時、16時といったように、決めた時間帯にまとめて電話をかけるようにしたい。

電話を受ける場合には、仕事に集中したい時間帯を設定し、その間にかかってきた電話はすべて折り返しにしてもらうようにする。ただし、周囲の同僚などに必ず事情を説明することと、緊急時の電話は除くようにしたい。


【2.期限ギリギリではなく「自分締め切り」を作る】

いつも仕事の締め切りに追われて、完成するのはギリギリになってから。少しは余裕が欲しいと考えている人は多いことだろう。そんな人にこそ実践してほしいのが、上司や得意先から言われた締め切りより少し前倒しした「自分締め切り」を作ることである。

とても無理だと思うかもしれないが、やってみるとその期限までにできることが多い。提出直前にもう1度見直したり、余った時間で別の業務を手がけたりすることもできるようになる。

いつも締め切りギリギリという人は、無意識のうちに無駄に過ごし、せっぱつまってからようやく本腰を入れるペース配分をしているものだ。それでも何とか間に合ってはいたので、また同じことをくり返しているのである。


【3.スケジュールは1か月を俯瞰して「空き」を作る】

スケジュール帳が予定でびっしり埋まっている姿に、ひそかな充実感を味わっている人もいるだろう。

だが、あえて何の約束もない「空白の1日」を作ってみてはいかがだろう。先々のスケジュールで空白になっている日を見つけたら、できるだけそこには予定を入れないようにするのだ。

まず、1か月を俯瞰することで、自分の仕事の傾向がわかるし、予定の見直しもできる。そうして確保した空白の1日は、ふだんの細切れの時間ではなかなかできない、じっくり考え、集中する必要のある仕事にあてるのだ。

1か月のうち、1日も自分の自由にできないようでは、そもそものスケジュール管理を考え直す必要がある。


【4.1年先の予定を決めてしまう】

1年も先のことなどわからない、だから旅行や遊びの予定は直前になってからでないと立てられないと思っているのではないだろうか。

確かに、1年先のことは誰にもわからない。だが思い切って1年先の予定を決めてしまうと、そこに向かって行動し、仕事を前倒しで片づける意欲がわいてくる。旅行なら1年前に予約すれば、交通機関や宿も格安ということが多いし、どうやって遊ぶかも、日にちさえ決めてしまえばじっくり計画することができる。

会社では、「この日、休みを取りたいんです」と宣言して、根回しをしておく。そうすれば、いよいよその日が近づいたところで、どうしても休みが取れない事態が発生し、やむなくキャンセルという悲劇を予防できる。


【5.「5%の時間のゆとり」で改善を生み出す】

いつも仕事に追われてばかりでも、改善を生み出すことはできる。まず、「仕事をやらされている」という意識を捨て、「5%の時間のゆとり」を捻出するのだ。8時間勤務なら、だいたい25分前後となる。

忙しい中では難しいことだが、早起きなどで自分だけの時間を確保し、仕事の主体者は自分だと思うようにする。そうしてじっくり考えてみると、仕事で手いっぱいのときには気がつかなかった業務の効率的な進め方がひらめくかもしれないし、自分がする必要のない仕事まで背負っていることを発見するかもしれない。

現状維持から一歩踏み出すために、5%のゆとりが役に立つのだ。

生産性改善会議

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