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朝イチメールを活用して「トラブル発生」に先手を打て!/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

「朝昼晩」の有効活用

【1.「朝イチ」メールで突発的な仕事を「予定」にする】

急なスケジュール変更やトラブルから生じる突発的な仕事は、本来の仕事のペースを大きく狂わせる。だが、「朝イチ」メールをうまく使えば、その被害を減らすことができる。

突発的な仕事の中には、まったく予想のつかないものもあるが、何だか怪しいなと思う相手から持ち込まれるものが多い。たとえば、予定をひっくり返すクセのある上司や取引先、月末に応援を頼んでくる社内の仲間などである。

そこで当日の「朝イチ」に、こちらからメールで「進行状況はいかがですか?」「問題はありませんか?」などとアプローチすることで、先手を打つのだ。トラブルがあるなら返信でそれを伝えてくるだろうから、こちらは早めの対応ができる。

受け身でいては、乗り切ることはできないのだ。
 

【2.メインの仕事は午前中に終わらせてしまう】

1日を通して質のよい仕事を持続することは非常に困難である。どこかのタイミングで集中力が途切れ、作業効率が落ちることを前提に行動するのが、現実的な対策といえるだろう。このとき重要になるのが、どの時間帯に、その日のメインの仕事を持ってくるかということである。

一般的に、始業前からランチまでの午前中の時間帯は、一番仕事の効率がよいゴールデンタイムだ。ここに仕事のピークを持ってくるためにも、定時ギリギリの出社は避けること。始業前に準備を完了させ、最高のスタートダッシュを決めるようにしたい。

 
【3.1週間の仕事は金曜日の午前中で終わらせる】

的確な段取りを行い、時間配分の無駄を削減することを習慣化していくために、まずは1週間の仕事を金曜日の午前中で終わらせるようにしたい。これを実践できれば、仕事への集中力が高まり、翌週に業務のしわ寄せがいくことを防止できる。

そして、予定通り午前中で仕事が終わったら、残りの時間は、翌週の仕事を効率よく進めるための、段取りを考えることに使いたい。

そのほかにも、企画の立案や作業の効率化を図るアイデアを考えることに費やせば、仕事の質を高め、自分自身のスキルアップにもつながる好循環を生み出すことができる。


【4.午後の集中力をもたらす短時間の「昼寝」】

昼食後は眠くなるし、朝からの疲れが出て集中力も欠けがちだ。誰もが同じような状態なのか、オフィスの雰囲気もだらけている。そんなときに脳をスッキリさせたいなら、昼寝が効果的である。

とはいえ、長い眠りは逆効果。脳が熟睡してしまうので、目を覚ましても眠気が続き、かえってぼうっとすることになる。20分以内のちょっとした仮眠が、脳をリフレッシュさせるのに最適な長さなのである。

会社で昼寝をするのは難しいかもしれないが、電車の中や喫茶店で目を閉じ、しっかりと深い呼吸をくり返すだけでも効果がある。まずは自宅で、上手な仮眠をとることができるよう試してみよう。



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カテゴリ:スキルUP

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