スキルUP

タスク管理ツールは、定期的に見直そう/倉下忠憲

仕事をうまく回せるようになるためには、それに合わせたタスク管理の方法を開発していくことが必須です。そのために必要な「レビュー」の考え方について、タスク管理に関する著作もあるブロガーの倉下忠憲さんが解説します。

メンテナンスとしてのレビュー

タスク管理について学んでいくと、「レビュー」という言葉に出会います。

「レビュー」とはもともと、タスク管理手法「GTD」の用語なのですが、現在ではタスク管理全般で使用されています。

意味としては、「review(re:view)」という言葉が示す通り、もう一度見る、「見返し」や「振り返り」を指します。

たとえば、「週次レビュー」と呼ばれる活動では、毎週一回、自分が作成したタスクリストを一つひとつ見返し、それらを点検し、不具合があれば最新の状態に「更新」します。

具体的には、終了済みのタスクが残っていればそれを消し、新しく発生したタスクが漏れていれば追加し、重要度が変更されたら保存するリストを移動させる、といったことを行います。

いわば、自分のリストの「メンテナンス」作業が週次レビューなのです。

アプリケーションのアップデートや、クラウドツールの同期作業というのがイメージとして近しいかもしれません。

システムそのもののレビュー

この「レビュー」は、非常に重要なものですが、それだけでは不十分です。

リストの中身を点検することに加え、自分のタスク管理システムそのものもレビューしておきたいところです。

どのようなノウハウやツールであっても、いきなりうまく使えることはありません。

導入手順が丁寧に解説されていたとしても、自分がまったく同じ環境とは限りませんし、最終的なやりたいことが自分の場合とは違っていることもあります。

そのため、自分に合わせてノウハウやツールの使い方を「調整」していくことが必要です。

たとえば、

・普段使っているリストはこれでいいか(→もっと必要か、あるいは減らせるか)
・メモやノートはうまく機能しているか(→メモできているか、書き留めたものを使えているか)
・リマインダーは多すぎないか(→適切に行動が促されているか)

こうしたことを随時考え、必要があれば修正していくことが、システムを円滑に回す上では欠かせません。

それを行なうのに適したタイミングが「週次レビュー」というわけです。

さらに、「週次レビューにおいて何をどのようにレビューするのか」ということ自体も週次レビューの対象になりえます。

こうした循環構造があることで、システム全体をアップデートしていけるようになります。

タスク管理を日々、上達させていく

仕事をうまく回せるようになるためには、うまい方法をいきなり獲得するのではなく、少しずつうまく回せるように改善していくのが、良いやり方です。

そうすれば、自分の手に馴染む方法が手にできるようになるだけなく、変化にも対応していけるようになります。

環境の変化が著しい現代では、その場その場に合わせた方法論を自分で構築していける力も身につけたいところ。

タスク管理システムの構築は、その一番身近な練習場所と言えるかもしれません。


倉下 忠憲

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】倉下 忠憲(くらした・ただのり)
1980年、京都生まれ。ブログ「R-style」主宰。コンビニ業界で働きながら、マネジメントや時間・タスク管理についての研究を実地的に進める。その後、執筆業に転身。現在は書籍執筆やメルマガ運営を主とする物書き。著書に『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 』(星海社新書)、『EVERNOTE「超」仕事術』『Scrap box情報整理術』(C&R研究所)、『ハイブリッド発想術』(技術評論社)などがある。自分で出版を行うセルフパブリッシングも意欲的に取り組んでいる。

【著書紹介】『「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 (星海社新書)』(講談社)

★ビジネスに役立つヒントが満載「スキルUP」記事一覧はこちら

あなたへのオススメ記事

  • プレイング・マネージャーは手帳を「振り返り」に活用せよ/倉下忠憲
  • 単なる備忘録じゃない! なぜ「タスクリスト」は有用なのか/倉下忠憲
  • すぐできる! やる気を引き出す「タスクリスト」の作り方/倉下忠憲
  • 仕事の先送りは悪くない!?「やること地獄」から抜け出す方法/倉下忠憲
  • NEW
    喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

    喪服が黒なのはなぜ? 日本文化を深掘りするクイズ

  • 観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

    観戦がもっと楽しくなる!? スポーツの英語雑学クイズ

  • 分析力&思考力アップ! 解くだけで頭がよくなるパズル

    分析力&思考力アップ! 解くだけで頭がよくなるパズル

  • 知れば一気に親近感がわく! 歴史人物の「ウラの顔」クイズ

    知れば一気に親近感がわく! 歴史人物の「ウラの顔」クイズ

  • 意外なウラ話にびっくり! スポーツがますます面白くなるクイズ

    意外なウラ話にびっくり! スポーツがますます面白くなるクイズ

  • コレならOK? コレだと失礼? 上司&取引先とのビジネスマナー

    コレならOK? コレだと失礼? 上司&取引先とのビジネスマナー

スキルUPの人気記事ランキング

  • もはや戦闘不能! モテ男の雑な扱いに揺れる情緒/ほむら先生はたぶんモテない(6)

  • 関東私鉄で一番儲かっている「東急」のまちづくりが有能と話題に

  • 名刺にニックネームを入れる【営業マル秘テク】/えりた

  • 目からウロコ! 「紙の手帳」のカスタマイズが意外と面白い

  • 真面目にやってる? 仕事に緊張感の足りない部下につけるべきクスリとは/コミュ力向上塾(3)

{ カテゴリ別ランキングを見る }

資格・スクール情報

  • 中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説

    中小企業診断士の仕事内容は? 養成課程って何? 中小企業診断士について知っておきたいことを詳しく解説します。

    中小企業診断士とは? 試験&仕事内容を解説
  • 行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説

    行政書士って何? どんな仕事をするの? 試験の難易度は? 行政書士に関する素朴な疑問を解決します。

    行政書士とは? 試験&仕事内容を詳しく解説
ページトップに戻る