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仕事は「上手に断る」。これができれば社会人として一人前!/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

「しない」「やらない」の有用性

【1.「念のため」や「とりあえず」をやめる】

1度ですむことは1度ですませるのが、スピードアップのための大原則である。そこで禁句にしたいのが「念のため」というひと言。この前置きを使うと、必要のない仕事を増やす可能性が高まるため、日頃から使わないことを心がけたい。

また、「とりあえず」という言葉もやめるべきだ。仕事をするときは投資効果をしっかりと考え、少しでも無駄があるようなことは決して行わないこと。慣例にとらわれることなく、時間という投資に対して得られる効果をきちんと考えて行動したい。


【2.「やりたいこと」を増やしすぎない】

向上心を持って、常に前向きの状態でいることは大切だが、あまり「やりたいこと」を増やしすぎると、結局、何もできなくなってしまうので注意したい。なるべく多くのことをやりたいという気持ちはわかるが、時間的な制約などを考えた場合、実際にできることは限られてくる。

ならば、選択肢を増やしすぎて身動きがとれなくなるよりも、「やらない」ことを決めることで、実際にやれることを増やしていったほうが賢明だろう。


【3.コピー用紙の「裏紙」印刷はしない】

経費節減でよくいわれるのが、コピー用紙の裏紙を使ってまたコピーする裏紙印刷である。確かに、社内文書などなら裏紙でもさしつかえないので、新品の用紙を使うよりよさそうだ。だが、実のところ裏紙印刷はほとんど経費節減にはならないし、それどころかかえって経費と時間の無駄につながることが多い。

裏紙はコピー機やプリンターの中で紙詰まりを起こしやすい。詰まった紙を時間をかけてやっとこさ取り出しても、小さな切れ端が機械の中に残っているとそれが故障の原因になる。業者に修理を頼むとコピー用紙どころではない費用が発生して本末転倒だし、その間コピー機は使えない。

それより、不要なコピーはしないことを徹底し、裏紙印刷もしないほうが経費も時間も節約できる。


【4.「断る」ことを躊躇しない】

会社組織の一員として働いていると、誰かに言われたことを断るのは難しい。上司や取引先はもちろん、同僚や後輩からの頼みでさえ断りにくいものだ。

だが、こちらの事情を知らないまま急な仕事を持ち込まれたりした場合は、断ることを躊躇してはいけない。断る理由を簡潔かつ丁寧に伝え、できるなら期待に応えたいのだがと言って断るようにする。これで相手が気分を害したとしても、いずれは理解してくれると考えよう。また、断る場合はできるだけ早くそれを表明することが大切で、了解したような態度をとっておきながら、後になって断るのは最悪である。

断ることが上手にできるようになったら社会人として一人前であるし、断ることができないままでは、誰かに言われたことならできても自分からは何もできない人間になってしまう。


【5.セールスの電話は問答無用で切る】

職場にも家にも、セールスの電話がかかってくる。うっかり出てしまったとしても、延々と続く売り込みトークにつき合うことはない。問答無用で切っていいのだ。

なんだか悪いなという気になるなら、「必要ないので」とだけ言って受話器を下ろせばいい。相手が何か言っていても、心配することはない。買う見込みのない人間を相手に話し続けて時間を費やすより、さっさと次の番号に電話したほうが相手のセールスの成績は上がるのだ。

また、電話を何本かけたかが評価の対象になる会社もあるという。お互いに時間を無駄にすることはないと思えば、あっさり切ることができるだろう。

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