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仕事を「なるはやで」と頼まれたら「いつまでに?」と切り返すべし/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

無駄を省いて効率アップ

【1.誰でもできる仕事は他人に任せる】

仕事が多すぎて身動きがとれない、自分だけが忙しい......。こんな場合は仕事のスリム化を図ろう。

1つひとつを見直し、「自分でなくてもできる仕事」だと思ったら、他人に任せることも必要である。仕事が発生したとき自分が取り組んで、その後はルーチンワークになっている、トラブルもなく順調に進んでいる──、こんな仕事は誰かに振り分けていいのだ。後輩や部下がいるなら、思い切って任せることで、下の人が成長することにもなる。

大量の仕事を抱え込んでいる人は、まわりから感謝されるどころか、1人で何でもやろうとしてかえって業務を停滞させている困り者ということだってある。ときには自分の仕事のあり方を見直してみよう。


【2.初めての仕事は上司や先輩のアドバイスも取り入れる】

仕事の質を向上させるために、上司や先輩のアドバイスは有効に使いたい。特に、初めての仕事の場合、自力で何とかしようと、効率の悪い作業をくり返すのは賢い選択といえない。アドバイスをもとに的を絞って、効率的に作業を進めていくほうが、確実かつ高い成果を生み出せる。

ただし、すべてにおいてアドバイスに従っていると、何も進歩が望めない。これを参考に、新しい価値を創造することで、自分なりの仕事の成果を上げていきたい。


【3.曖昧な「なるはや」は効率化を妨げる】

上司に、「これ、なるべく早くやっておいて」と仕事を頼まれたことがあるのではないだろうか。そのときやっていた急ぎの仕事を中断し、一生懸命早く仕上げて提出したのに、上司はそれをデスクの上に1週間も放り出したまま......。

腹が立つのも当たり前だが、これは「なるはや」という曖昧な言葉がよくないのだ。「なるべく早く」と言われたら、「はい、いつまでにしましょう?」「この見積書の作成より、先にしますか?」などとはっきり聞くようにしたい。締め切りを確認するだけなのだから遠慮することはない。

「なるはや」のような言葉は、効率化を妨げる。同僚や後輩に対して何かを頼むときは、使わないようにしよう。


【4.人に頼む作業を先に「段取り」する】

仕事をしていると、多くの場合、自分だけの作業で完結することはなく、次の工程を担当する人へと作業を受け渡していくことになる。

このとき、仕事を引き継ぐ相手が作業しやすいよう、先に「段取り」を考えて作業をしていると、最終的に全体の仕事をスピーディーに終わらせることができる。

特に重要なのは作業の時間で、自分の都合で時間を費やしていると、仕事を引き継ぐ相手の作業時間が短くなり、最悪の場合、納期に間に合わなくなる。こうした事態を避けるためにも、常に相手の都合を考慮に入れながら段取りすることが大切といえる。


【5.「何のために?」を節目に確認する】

仕事の目的を忘れて行動すると、非常に効率が悪いばかりか、予期せぬ結果につながっていく。対して、「何のために?」という目的を、仕事の節目で確認する習慣を身につけておけば、無駄な考えや動きが非常に少なくなる。

ビジネスにおいては、目的意識をしっかり持つことが一番の成果につながっていくことを、くれぐれも肝に銘じておきたい。

同様に、スキルアップを目指して知識や技術を身につける際にも、使う目的や場所を常に考えること。もし、それが間違っていた場合、宝の持ち腐れになってしまうので、日頃から注意が必要だ。

生産性改善会議

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