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面倒……と思わないで。「途中経過の報告」が仕事の完成度を高める/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

ノーミスでタイムロスを防止

【1.ルーチンワークはチェックリストを使いケアレスミスを防ぐ】

いつも自分が行っている仕事なのに、思いがけずミスをすることがある。何度も発生する業務では、慣れによるミスの見逃しをしないようチェックリストを作っておくといい。

業務の流れに沿って点検項目を並べたら、実際の業務を初めから終わりまで行ってみて、ヌケやモレがないか調べる。このチェックリストの作成そのものが仕事の見直しになり、必要がないので取りやめたほうがいいことが見つかるかもしれない。

また、急な外出などでオフィスを離れるときも、このチェックリストがあると第三者に業務の代行を頼めるだろう。何度も行う業務だからこそ、ミスも停滞もなくスムーズに行えるようにしておきたい。

 
【2.ミスやトラブルを生む曖昧語を撲滅する】

正確さが求められるビジネスシーンにおいて、「曖昧語」はミスやトラブルに直結する。特に3大「曖昧語」ともいうべき、主観的な表現、こそあど言葉(指示語)、婉曲的な表現は、絶対に避けなければいけない。

まず、「多め」「早め」といった主観的な表現は避け、具体的な「数字」で伝えること。続いて「あれ」「それ」といった〝こそあど言葉〟は、複数の意味に受け取られる場合がある。面倒でも具体的な言葉で伝えるようにしたい。

最後に、ソフトな印象を与えようとして婉曲的な表現を使うと、誤解が生じやすいため、用件は具体的に伝えるのが鉄則だ。


【3.絶対に忘れてはいけない事柄は付箋に書いて携帯に貼る】

今や携帯電話は、手帳や財布以上に手放すことのできない必須アイテムである。そこで、絶対に忘れてはならない案件については、あえて付箋に書き込んで、それを携帯に貼り付けておくといい。手帳やメモ、携帯電話のスケジュール機能も便利だが、付箋ならば万が一にも忘れることはないため安心だ。

さらに、アラーム機能を併用すれば、携帯に貼られた付箋に強制的に意識が向けられるため、より高い確率で見落としを防止できる。


【4.蛍光ペンを使って書類の誤使用を防ぐ】

ビジネスの頼もしい助っ人となるツールはたくさんあるが、蛍光ペンもその1つ。蛍光ペンといえば、受験のときに使った記憶がある人が多いだろう。だが、重要な部分にラインを引くだけではない、あまり知られていない利用法があるのだ。

書式が決まっていて、しょっちゅう使う書類があったら、原本を手元に置いてコピーすれば、いちいち時間のかかるプリントアウトをしなくてすむ。だが、うっかり原本に書き込みをしたり、使ったりしてしまっては、また原本を作り直すことになる。

そこで原本には黄色い蛍光ペンで、「原本」などと書いておくといい。黄色い蛍光ペンは通常の濃度でコピーをしても写らないので、複写してもFAXしても、綺麗な状態で相手に届けることができる。コピーに写らないというこの性質は、覚えておくといいだろう。


【5.途中経過の報告が完成度を高める】

相手が上司であれ取引先であれ、仕事の途中経過の報告を省略してはいけない。順調に運んでいて完璧に思える仕事でも、念には念を入れるのだ。

仕事の最初の指示そのものが曖昧で、相手の求めるものの方向性がはっきりしていなかったかもしれない。コミュニケーションの食い違いから、どちらかの意図がうまく伝わっていなかったかもしれない。

だが報告という段階を踏んでおけば、相手に見てもらいながら仕事を進めることになるので、修正が入ったりトラブルが発生したりしても早いうちに対応できる。報告するのには時間も手間もかかるが、結局はそれが完成への近道である。

生産性改善会議

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