スキルUP

「グーグルドキュメント」を味方につければ、大事な文書をもう無くさない!/超AI整理法(1)

「いらないものを捨てる」という考え方を捨てよう! 情報洪水時代のバイブル『「超」AI整理法』(野口悠紀雄著)より、「無限にためて瞬時に引き出す」メソッドを公開。超メモ帳、音声入力などAIを活用して「仕事と生活を発展させる」方法をご紹介します(第1回)。

超強力な「超」メモ帳

【ファイルの増加に「捨てる作業」が追いつかなくなった】

私は、2015年頃から、原稿やメモを書く際に、音声認識を用いてグーグルドキュメントに入力する方式を採用していました。グーグルドキュメントとは、グーグルが無料で提供する文書などの編集ソフトです。

書きかけの原稿は自動的にクラウドに上げられるので、どの端末からアクセスしてもその原稿を閲覧・編集することができて、大変便利です。

ところが、文書が増えてくると、これらをどのように管理したらよいかが、重大な問題になってきます。そのままでは混沌状態に陥ってしまうのです。ファイルの名前は必要なファイルを見いだすための重要なキーですが、ファイル数が多くなると、これだけでは目的のファイルを引き出すことができなくなります。

グーグルドキュメントに書いていたのは、主として、作成途中の原稿やメモでした。

そこで、ファイル名で引き出しやすくするために、完成原稿にまで至ったものや使用済みファイルは、できるだけこまめに削除していました。しかし、数が増えてくると、削除作業が追いつかなくなってきます。後で述べるように、グーグルドキュメントでは、削除は面倒な作業なのです。


【捨てる努力をやめて可能性が一挙に拡大】

そこで、「捨てる努力をやめて、検索で目的のファイルを引き出す」「ファイルの数は、いくら多くなっても気にしない」という方針に転換したのです。すると、用途が一挙に広がりました。それによって誕生したのが、「超」メモ帳です。

ところで、スマートフォンには、メモ帳のアプリがデフォルトで入っています。これにも音声で入力することができますし、検索もできます。これを使うのではなく、グーグルドキュメントを使う意味は何でしょうか?

グーグルドキュメントをメモ帳とすることの明らかな利点は、データがクラウドにあるため、どの端末からもアクセスできることです。

スマートフォンのメモ帳にも「共有」という機能がありますが、共有するには操作が必要です。大した手間ではありませんが、操作が必要なことは間違いありません。それに対して、「超」メモ帳の場合には、まったく何の操作もせずに共有ができるので、便利なのです。

野口 悠紀雄

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】野口 悠紀雄(のぐち・ゆきお)
1940年東京生まれ。63年東京大学工学部卒業、64年大蔵省入省、72年エール大学Ph.D.(経済学博士号)を取得。2017年9月より早稲田大学ビジネス・ファイナンス研究センター顧問。一橋大学名誉教授。専攻はファイナンス理論、日本経済論。主な著書に『バブルの経済学』(日本経済新聞社、吉野作造賞)、『「超」整理法』(中公新書)など多数

【著書紹介】『「超」AI整理法 無限にためて瞬時に引き出す』(KADOKAWA)

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