スキルUP

検索の効率を上げるキーワード作りとは?「超」メモ帳作りの基礎の基礎/超AI整理法(6)

「いらないものを捨てる」という考え方を捨てよう! 情報洪水時代のバイブル『「超」AI整理法』(野口悠紀雄著)より、「無限にためて瞬時に引き出す」メソッドを公開。超メモ帳、音声入力などAIを活用して「仕事と生活を発展させる」方法をご紹介します(第6回)。

キーワードの設定が肝要

【「属性キーワード」を設定する】

「超」メモ帳で目的のファイルを見いだす基本的な方法は、キーワード検索です。

キーワードとしては、まず、ファイル名と本文中の言葉があります。この他に、本文中に検索用のキーワードを書き込んでおけば、検索の効率を向上させることができます。グーグルドキュメントの場合、このキーワードは音声で入力できるので、簡単に書き込めます。

ファイル名と同じキーワードを書いても検索の効率が上がるわけではないので、別のものを選びます。また、本文中に入っている言葉は、もともと検索の対象となっているので、キーワードとして新たに設定する必要はありません。

検索用のキーワードとして新たに設定すべきものは、本文には入っていないが、その文書の性格を示す、ある程度一般的な言葉です。これを「属性キーワード」と呼ぶことにします。

私の場合には、日付とそのファイルの使い途(みち)を示す言葉です。例えば、「2019年4月1日原稿メモ」というようなものです。なお、音声入力アプリは日付を誤変換することなく常に正確に認識してくれます。そこで、日付だけでなく、長めにして年月も入力するのがよいでしょう。

このほかに、つぎのような属性キーワードを使っています。原稿資料、原稿データ。本を書いている場合には、仮のタイトル、あるいは出版社名。

2で述べたように利用を拡大した場合には、それぞれのカテゴリー名を属性キーワードとします。つまり、「新聞見出し」「TODOメモ」「携帯品メモ」「日記」「リンク集」などを属性キーワードとします(ただし、こうした言葉は本文中にもあるので、キーワードとしてうまく機能しない可能性があります)。

会社で仕事をしている方なら、定例会議資料、企画書資料といった属性キーワードが使えるでしょう。プロジェクト名も有効です。あるいは、連絡先の部局名や企業名であってもよいでしょう。

キーワードを書く場所は、文書中のどこであってもかまいません。トップに書けば見やすいでしょうが、邪魔になるようなら、文書の最後でもかまいません。

最初に文書を作るときに属性キーワードも一緒に書き込んでおきますが、後で閲覧したときに追加することもできます。

検索をする場合は、本文中にあると考えられるキーワードと「属性キーワード」を組み合わせます。例えば、「フィンテック2019年4月1日原稿メモ」をキーワードとします。

属性キーワードはいくらでも設定できます。1つのファイルに複数あってもかまいません。そのほうが目的のファイルを探し出しやすくなる場合が多いでしょう。

ただし、属性キーワードをあまりたくさん作ると、そうしたキーワードを作ったことを忘れてしまうので、実際には役立たないことになります。これを避けるためには、属性キーワード一覧のファイルを作っておくとよいでしょう。

目的のファイルを確実に引き出せるようにするには、長い名称(例えば、「2019年第1プロジェクト AI時代の情報の整理システムを作る」といったようなもの)をつけて、キーワード一覧表に書いておき、検索する場合にそこからコピーすることも考えられます。

こうした長いキーワードを使えば、雑音を一切排除できます。これはさほど手間がかかることではありませんが、それでも面倒だと考えられるなら、普段は、長いキーワードの一部(右の例なら、「AI時代」)を音声入力して検索してもよいでしょう。

なお、最近書いたものであれば、本文の中に入っている言葉を思い出すことができるでしょう。他のファイルにはないような言葉を思い出すことができれば、ほぼ確実に目的のファイルを引き出すことができます。

その言葉は、重要な事柄である必要はありません。他のファイルに入っていないような特殊な言葉であればよいのです。

書いたこと自体を忘れてしまった原稿の下書きや、メモなども引き出すことができます。こうしたことができるのは、驚きであり、快感です。不要になったものを捨てようとするのではなく、あるいは後で必要となりそうなものだけをメモするのではなく、とにかく何でも残す。

ただし、後から引き出せるようなフックをたくさんつけておく。これが、「超」メモ帳の基本思想です。

野口 悠紀雄

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】野口 悠紀雄(のぐち・ゆきお)
1940年東京生まれ。63年東京大学工学部卒業、64年大蔵省入省、72年エール大学Ph.D.(経済学博士号)を取得。2017年9月より早稲田大学ビジネス・ファイナンス研究センター顧問。一橋大学名誉教授。専攻はファイナンス理論、日本経済論。主な著書に『バブルの経済学』(日本経済新聞社、吉野作造賞)、『「超」整理法』(中公新書)など多数

【著書紹介】『「超」AI整理法 無限にためて瞬時に引き出す』(KADOKAWA)

あなたへのオススメ記事

  • 超大量なグーグルフォトの写真には、日付とキーワードを付けて“「超」メモ”化する/超AI整理法(5)
  • 爆発的に増える写真の保存先は「グーグルフォト」一択が正解!/超AI整理法(4)
  • もはやこれは超強力な“外部脳”。「グーグルドキュメント」はすべてを保存できる/超AI整理法(3)
  • これぞ「超」メモ帳!「グーグルドキュメント」の6つの活用法/超AI整理法(2)
  • 「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

    「電験三種」ってどんな資格? 仕事内容・試験概要・合格率・攻略法を徹底解説!

  • 言われてみると…どっちがどっち?? 違いがわかる雑学クイズ

    言われてみると…どっちがどっち?? 違いがわかる雑学クイズ

  • あの英語にそんな意味が! 色・天気の英語雑学クイズ

    あの英語にそんな意味が! 色・天気の英語雑学クイズ

  • そうだったのか! 知って驚く 人体にまつわる雑学クイズ

    そうだったのか! 知って驚く 人体にまつわる雑学クイズ

  • パパ、ママ、すごい!って言われる 子どもに話したくなる雑学クイズ

    パパ、ママ、すごい!って言われる 子どもに話したくなる雑学クイズ

  • オンライン英会話と英会話スクール、比較するとどっちがおすすめ?

    オンライン英会話と英会話スクール、比較するとどっちがおすすめ?

スキルUPの人気記事ランキング

  • WordやExelのスペシャリストを目指してはいけない/時短術大全

  • 8月26日から一番仕事運がアガるのはどの星座? 8/26~9/1の12星座占い

  • 【SE女子の日常】22時を過ぎても人が多い/ぞえ

  • 朝6時からスタバで仕事!それって本当に意識高い系?/突然辞める若者(3)

  • 「僕はうなぎだ」ってどんな意味? 外国人が頭を抱えるヘンな日本語

{ カテゴリ別ランキングを見る }

ページトップに戻る