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重要ファイルにはキーワードを複数つける! クラウドに貯めたメモの活かし方/超AI整理法(7)

「いらないものを捨てる」という考え方を捨てよう! 情報洪水時代のバイブル『「超」AI整理法』(野口悠紀雄著)より、「無限にためて瞬時に引き出す」メソッドを公開。超メモ帳、音声入力などAIを活用して「仕事と生活を発展させる」方法をご紹介します(第7回)。

キーワードが雑音とならぬよう注意

「超」メモ帳を使いこなす最も重要なポイントは、キーワードの設定です。これをうまく設定しないと、使いたいファイルを引き出せなかったり、重要なファイルを見失ったり、という混乱状態に陥ります。

厄介なのは、あまり重要でないファイルにやたらとキーワードを書き込んでおくと、検索するときの雑音になってしまうことです。

例えば、原稿執筆用には役立たないファイルに「原稿メモ」という属性キーワードを書き込んでおくと、「原稿メモ」で検索したときに、このファイルも引き出されます。ところが、これは雑音でしかありません。したがって、重要でないと判断したファイルには、属性キーワードは書き込まないことにします。

このことは、日付についても言えます。日付は音声認識で確実に、しかも同一の形式で認識しますので、重要なファイルには必ず入れておくのがよいでしょう。しかし、参照する可能性がないファイルにまで日付を入れておくと、検索で引き出されて雑音になってしまうのです。

したがって、重要でないファイルには、記入しないほうがよいでしょう。もし何らかの理由で記入するなら、重要なファイルの場合とは別の形式にします。例えば、3月26日でなく、3・26と入力します。

要するに、重要なファイルにはたくさんのキーワードをつけて、どれかで引っかかるようにします。それに対して、重要でないファイルにはキーワードをつけません。そうすれば、捨てたのと同じようなことになるのです。

避けるべきキーワードは、アルファベットと日本語が混在しているようなものです。音声認識が正確に認識しない場合が多いからです。

また、本文中に頻繁に出てくる言葉(例えば、「重要」)で検索しても、ヒットするファイルが多すぎるため、単独の検索キーワードとしてはほとんど機能しません。

なお、例えば「2019年3月26日」とファイルに入力しておけば、検索画面で「2019年3月」と入力するだけで、このファイルを引き出せます。「2019年3月」であまりに多くのファイルがヒットするなら、つぎに「2019年3月26日」と入力すれば、絞られます。

このように、ファイル中には長いキーワードを書いておき、検索画面にはその一部を入力するというのは、便利な使い方です。まず短いキーワードで検索し、あまりに多くのファイルがヒットしてしまう場合に徐々に長くしていけばよいのです。

スマートフォンの検索結果表示画面では、1画面を超える結果を見るのが困難です(PCでは、数が多くても簡単にスクロールできますが、スマートフォンでは、検索結果画面はスクロールしません)。こうした場合には、他のキーワード(例えば、本文中に入っていると考えられる言葉)とのand 検索を行って、絞ります。

Gメールの送信記録が文書アーカイブとしてうまく機能しているのは、送信相手名や「原稿」という強力なキーワードがあることに加え、引き出そうとしているものが原稿という同種類のものだからです。それに対して「超」メモ帳には、多種多様な内容・性質・属性の文書を保存しているので、検索が容易でないのです。



野口 悠紀雄

カテゴリ:スキルUP

【著者紹介】野口 悠紀雄(のぐち・ゆきお)
1940年東京生まれ。63年東京大学工学部卒業、64年大蔵省入省、72年エール大学Ph.D.(経済学博士号)を取得。2017年9月より早稲田大学ビジネス・ファイナンス研究センター顧問。一橋大学名誉教授。専攻はファイナンス理論、日本経済論。主な著書に『バブルの経済学』(日本経済新聞社、吉野作造賞)、『「超」整理法』(中公新書)など多数

【著書紹介】『「超」AI整理法 無限にためて瞬時に引き出す』(KADOKAWA)

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