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ファイルの削除より、まず検索システムを作る!「グーグルドキュメント」活用テク/超AI整理法(8)

「いらないものを捨てる」という考え方を捨てよう! 情報洪水時代のバイブル『「超」AI整理法』(野口悠紀雄著)より、「無限にためて瞬時に引き出す」メソッドを公開。超メモ帳、音声入力などAIを活用して「仕事と生活を発展させる」方法をご紹介します(第8回)。

ファイルを削除することにこだわらない

不要と分かっているファイルが残っているのは気になることなので、削除したいと思うのですが、グーグルドキュメントでは、ファイルの削除は意外に厄介な作業です。

第1に、スマートフォンでは、ファイルを開いている状態で削除することができません。ファイルを閉じてから削除することになりますが、ファイルの名前を覚えておかないと、どのファイルを削除するかが分からなくなってしまうことがあります。

PCではファイルを開いた状態で削除することが可能ですが、一度削除したファイルが、ファイル一覧を開くと亡霊のように復活していることがしばしばあります(ごみ箱から完全に削除されていないためです)。

このように、グーグルドキュメントは、ファイルを削除するには不便な仕組みになっています。しかも、ファイル数が増えてくると、丹念に削除していても、所詮は追いつかないでしょう。

こうしたことを考えても、グーグルドキュメントでは、「ファイルを削除することにはこだわらない」というポリシーをとるほうが賢明であることが確認できます。テキストファイルである限り、いくら残っていても、容量の点で問題になることはないでしょう。

捨てることに努力するよりは、むしろ、取り出したいファイルを素早く、かつ確実に取り出せるように、先に述べたような検索の仕組みを作ることに努力するほうが重要なのです。

「いらなくなったものは捨てなければならない」というのは、人間の本能なので、不要なものが残っていると気になり、「削除しなければ」という強迫観念に襲われます。しかし、保存容量に事実上の制約がなくなったデジタル情報の世界では、この本能を捨て去ることが必要です。

なお、ドキュメントの削除やタイトルの変更のためには、次の操作を行います。

PCの場合:ファイルを開いた画面の左上にある「File」で行います。

スマートフォンの場合:ファイル一覧の画面で、ファイル名の右にある…マークで行います。ただし、「名前の変更」や「削除」はリストの下のほうにあるので、すぐには見えません。操作方法は端末によって異なる場合があります。

野口 悠紀雄

カテゴリ:スキルUP
【著者紹介】野口 悠紀雄(のぐち・ゆきお)
1940年東京生まれ。63年東京大学工学部卒業、64年大蔵省入省、72年エール大学Ph.D.(経済学博士号)を取得。2017年9月より早稲田大学ビジネス・ファイナンス研究センター顧問。一橋大学名誉教授。専攻はファイナンス理論、日本経済論。主な著書に『バブルの経済学』(日本経済新聞社、吉野作造賞)、『「超」整理法』(中公新書)など多数

【著書紹介】『「超」AI整理法 無限にためて瞬時に引き出す』(KADOKAWA)

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