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「自分フォルダ」にアイデアを貯めておく。すると未来の自分に感謝される!/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

知っておけば役に立つパソコン時短術

【1.単語登録で入力時間を短縮、打ち間違いも防ぐ】

ビジネスメールには、「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」をはじめ、お決まりのフレーズがたくさんある。

毎日たくさん出すメールに、これらをいちいち打ち込むのは面倒だし時間の無駄。単語登録機能を使って「おせわ」「よろしく」だけで、これらのフレーズが出るようにすると、長々と入力する手間が省ける。

もちろん、自分の名前や携帯番号、アドレス、会社名、部署名、会社の住所、それにメールのやり取りをする相手の名前や会社名も、自分なりの略称で単語登録しておこう。また、登録しておくと打ち間違いが防げるというメリットもある。


【2.パソコンのクリーンアップ機能で動作を快適に】

パソコンの動作が鈍くなる原因の多くは、ハードディスクに不要なファイルやソフト、一時ファイルなどが蓄積しているためである。そこで重要なのが「クリーンアップ」だ。

その方法は、Windowsの場合、スタートメニューにある「プログラムとファイルの検索」欄に「クリーンアップ」と打ち込み、表示された「ディスク クリーンアップ」をクリックするのが手っ取り早い。削除するファイルを選択し、「OK」ボタンを押せば作業は完了だ。

定期的に行えば、快適なパソコンの動作を常に維持することができる。


【3.アイデアの宝箱「自分フォルダー」を作っておく】

パソコンの中に「自分フォルダー」を作っておくと、企画などを考えるとき非常に役に立つ。

中に入れておくのは、自分が作った企画書やアイデアのメモ書きなど、仕事に関する文書なら何でも構わない。これが何年分もたまってくれば、いざというとき、そのデータを少し変えただけで新しい企画書がすぐに作れてしまう。

「自分フォルダー」を作る際のポイントは、項目別にデータを分類すること。何年もかけてデータが蓄積していくと、目当ての情報を探し出すのに苦労するので、目次を作っておくとさらにわかりやすくなるだろう。


【4.パソコンのフォルダーは「深い階層」にしない】

パソコンを使ってデータを管理する際に便利なフォルダー。しかし、いざデータを使いたいとき、どのフォルダーに入っているかわからなくなってしまうと、紙で保存するより面倒なことになりかねない。

そこで、フォルダー分けをしてデータを管理する場合の原則として、あまり階層を深くしないこと。階層はせめてデータドライブ下1.2程度で、それ以上深くしないように心がけたい。階層が深いと何度もクリックしないとたどり着けないため、ファイルが行方不明になる大きな原因になってしまう。


【5.ファイルがすぐに見つかる命名ルール】

ファイルを探すときには検索機能を使えばいいのだが、このとき一発でファイルを見つけ出せるよう、きちんとした命名ルールに則って名前をつけておきたい。

たとえば「顧客名+ファイル名+ファイル作成日付」といったように、チームでファイルを共有した場合でも、誰もが理解できる名称が理想だ。

また、同一のパソコン内に同じ名前のファイルを作らないため、必ず顧客名を入れること。顧客名を略称にすると、まぎらわしい名称が多数存在しかねないため、正式な商号に統一するといい。

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