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大量のファイルを一発で「通し番号」にするには?/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

知っておけば役に立つパソコン時短術

【1.必要なフォルダーやファイルを手早く表示するワザ】

仕事で常に必要となるフォルダーやファイルを、いちいち探したり、クリックを重ねて奥深い階層まで潜ったりするのは、時間の賢い使い方とはいえない。そこで必要なフォルダーやファイルは、手早く表示できるように設定したい。

Windows7などの場合、よく使うファイルはスタートメニューの上部にピン留めすることが可能。さらにWindows8.1以降では、タスクバーに「クイック起動」という機能が追加されているため、この部分に必要なフォルダーやファイルを追加すれば、ワンクリックで表示・起動が可能だ。


【2.再利用できるファイルは専用フォルダーに保存しておく】

ビジネスの場では、大量のメールやデータをやり取りしているが、そのたびにメールやデータを最初から作っているようでは、やたらと時間がかかる。再利用できるものは、とことん利用したい。

利用できそうなものは、「再利用フォルダー」を作って保存しておくと後で見つけやすい。相手ごと、案件ごとのフォルダーを作るとまた便利だが、別の相手や案件に対して利用することもあるので、おおまかな「再利用フォルダー」があると広い範囲で使いやすくなる。ファイル名は、「日付+資料名」とすると探しやすい。

たとえば「20170917+顧客の年齢層」といった具合である。取り出して修正を加え、利用したなら、またその日付をつけて更新し、保存しておく。「再利用フォルダー」は使い込むほどに便利な存在になっていく。


【3.大量のファイルを一発で「通し番号」にする方法】

たくさんの情報を整理するときに「通し番号」をふるのは鉄則である。しかし、大量のファイルにいちいち番号を入力していくのは、非常に手間がかかる作業のように思えるが、心配いらない。一発で通し番号がつけられる方法があるのだ。

操作手順は、まず通し番号をふりたいファイルを同時に選択し、[F2]キーを押す。すると、最後のファイルの名前が反転し、変更できるようになるので、これに共通の名前をつけて[Enter]キーを押せばいい。すべてのファイルが同じ名前になり、末尾には(1)(2)......と通し番号がついた状態に一発で変更できる。


【4.もしものためにファイルはマメに保存する】

せっせと書類を作成していたのに、うっかり消去してしまった。資料をまとめていたら、システムトラブルでパソコンがダウンした。こんなトラブルはなぜか業務の完成直前に発生することが多いし、そんなときに限ってファイル保存をしていなかったりする。これは完成が近いからふっと気を抜いたり、業務をどんどん進めていたため、いつもはちゃんとしているファイル保存を忘れていたことで起こる悲劇だろう。

それまでの苦労を水の泡にしたくないなら、ファイル保存はマメに、30分ごとに行うなど自分のルールを確立しておくことだ。また、機密性の高い業務でないなら、社内のどのパソコンからでもダウンロードできるようにしておくと、パソコントラブルにも対処できる。


【5.添付ファイルのパスワードは相手の携帯電話の番号にする】

メールで添付ファイルを送るとき、そのファイルを開くためのパスワードを設定することがある。同じメールにパスワードを書いてはセキュリティの意味がなくなるので、別便のメールで送るのだが、手間がかかるうえに、うっかり別便を送るのを忘れたりすると、しびれを切らした相手から催促されることになりかねない。

そこで、もし相手の携帯番号を知っていたら、パスワードはその末尾4桁の番号にしてしまう。そして、添付ファイルと同じメールで「○○様の携帯末尾4桁です」と連絡すれば、すべて1通のメールですむ。会社の電話番号でもいいのではと思うかもしれないが、会社の電話番号は署名欄に記載されていることが多く、誰でもファイルを開けることになるので危険である。

携帯番号も不安だという人は、相手とあらかじめ打ち合わせして、パスワードを決めておくといいだろう。



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