スキルUP

もう絶対残業しない! あなたの仕事の「超高速化」を実現する仕事術5か条

もっと速く仕事ができれば…そんな魔法のような方法はないと、地道に仕事をしているなら、仕事効率化を得意とする研修トレーナーの伊庭正康さんのワザを今すぐ使ってみよう。今日の残業はゼロになるかも!?

仕事の生産性を上げつつ、素早く終わらせることは、決してむずかしいことではない。

伊庭正康さんは自身の営業経験から、現在は研修会社の代表として営業力強化やリーダーシップなどの研修やコーチングを行う、マスコミでもたびたび紹介されるほどの人気研修トレーナーだ。

(株)らしさラボ 代表取締役の伊庭正康さん
(株)らしさラボ 代表取締役の伊庭正康さん

そんな伊庭さんには、著書に「仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方」「面倒な“やりとり”がシンプルになる仕事のコツ48」「神速仕事術40」などがあり、いわば仕事のスピードアップ術の達人。

残業削減などで仕事のスピードアップを求められるビジネスパーソン向けに、超速仕事術の一部を教えてもらった。

今すぐ取り入れれば超速に!仕事術5つ

【1.ムダなことはやらない】

「最初にやるべきことは『ムダなことをやらない』ことです。ムダなことを効率的にやることほど、ムダなことはありません。3つの観点でチェックをしてみてください」

・やめても、結果に影響しないこと
・やめても、お客様満足に影響しないこと
・やめても、同僚に迷惑がかからないこと

「この3つのすべてにあてはまることであれば、それはムダでしかない、と決めます。例えば、社内資料を丁寧に作りすぎる、定例の報告だけの会議、意味のない報告書…。上司に相談して、やめることを考えましょう」


【2.一石三鳥を目指す】

「ムダをなくしたら、次に考えるのはやるべきことをいかに効率的にやるかです。まず1回の行動で、複数のタスクを終えることを狙ってみてください。例えば、その都度、企画書を作成していたらなら、3回は使いまわしができる企画書を作成します。単語を入れ替え、参照データを入れ替えれば使いまわしができるといった前提で作成します。

また、毎日会議をしているなら、3日に1回にして、その1回で3回分の議題を済ませる方法を考えます。常に一石二鳥、一石三鳥を狙うことで、効率アップを目指します」


【3.やるからには手間をかけない】

「手間をかけない方法にもトライしてみてください。あえて、『手間』は価値ではなく『ムダ』と考えます。例えば、メール。作成する時間が10分でも、30秒でも、文章が同じなら価値はかわりません。

よく使う文章を登録しておけば、0秒で文章を呼び出せます。Gmailなら返信定型文、Outlookならクイックパーツなど。見積もり、日程調整、お礼、確認などのメールは0秒で呼び出せるようにしておきましょう。

特にPC作業は、書類の“マスター(ひな形)”を作っておけば一部の修正で済みますし、文字の置換のショートカット『Ctrl+H』を使えば、一瞬で何十か所、何百か所であろうとも、瞬時に文字を入れ替えることができます。一から作成するなど、『手間をかけることは、価値ではなくコスト』との感覚を持ってみてください」


【4.なんでも「急ぎ」の仕事にしない】

「なんでも特急仕事にしてしまうことが残業になることも少なくありません。『いつまでに必要ですか?』と聞く前に、納期相談の提示をしてみてください。『急いでやります! 差支えなければ、3日ほどお時間を頂戴してもよろしいですか?』と。その余裕を使って+アルファの仕上がりを添えて、約束より早く、翌日か2日後に、完成させます。これができる人のセオリーです。

とてもそんな交渉を持ち掛けられない、と思われたかもしれませんが、“パシリ”の発想が自分の首をしめ、会社の利益率を下げているのかもしれないと自問してみてください。ビジネスは『嫌われないように頑張るゲーム』ではなく、『相手の期待を超えるゲーム』なのです。無理をして急ぎの仕事にしないことです」


【5.毎日、帰る時間を決めてから仕事をする】

「朝の始業時に、今日の仕事を終える時間を決めていますか。『18時には終える』と決めれば、1日の効率が大きく変わります。1時間かかる仕事に対して、30分で済ませられないか、このミーティングは本当に必要なのか、と時間に対する意識が変わってきます。

私も残業の日々を過ごしていたときがありましたが、帰る時間を決めるようになってから、『忙しい』と思っていたのは錯覚で、時間の使い方が逆算になっていなかっただけだと気づきました。帰りにスクールに通うなど、自分を磨く時間にも使え、家族と一緒に夕食を食べられ、子どもを風呂に入れられる、そんな生活も可能になりました。これは本当におすすめです」

これらの方法はとても簡単なことながら、すべてを実践している人は少数と言える。これらのワザを取り入れるだけで、スピードが変わってくるだろう。

一ノ瀬 聡子

カテゴリ:スキルUP
伊庭 正康(いば まさやす)さん
(株)らしさラボ 代表取締役
1991年リクルートグループ入社。2011年、研修会社「らしさラボ」を設立。「らしさ」を活かし、営業力強化、リーダーシップ、ストレス対策の研修・講演・コーチングを年約200回を実施。そのリピート率は9割を超える人気講師。著者に『レイングマネジャーの基本(かんき出版)』『計算ずくで目標達成する本(すばる舎)』『できるリーダーは、「これ」しかやらない: メンバーが自ら動き出す「任せ方」のコツ(PHP研究所)』他多数。

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