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そのメルマガ、24時間以内に開封しないなら「解除」すべし/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

生産性向上につながるネット活用術

【1.テレカンファレンスを使えば時間もお金もカットできる】

会議を行うためだけに遠方へ出張するのは、時間とお金の賢い使い方とはいえない。その点、電話を使った遠隔会議(テレカンファレンス)は、時間もお金もカットできるだけでなく、効率的な会議を進めるためにも有効な手段である。

実際、テレカンファレンスでは、参加者が要点を絞って話し合うため、無駄な説明がなくなる。その結果、会議に費やす時間も、リアルな会議に比べて短くてすむ。ただし、発言するときは常に名前を述べ、明瞭な発音で少しゆっくり話すようにすること。また、進行役を決め、発言が重ならないよう気を配ることもポイントだ。

最近では「Skype」などインターネットのグループ会議が無料でできるツールも増えている。ぜひ活用したい。


【2.むやみにメルマガなどに登録しない、不要なメルマガは購読解除する】

不要な受信メールを増やさないため、むやみにメルマガなどに登録してはいけない。不要と判断したメルマガは、すぐに購読解除してしまおう。

名刺交換をしただけで一方的にメルマガが送られてくる場合もあるが、不要なものについては、一定の期間を過ぎたら勇気を持ってお断りメールを送るようにしたい。

また、メルマガは基本、旬の情報が掲載されているため、たとえ自発的に登録したものでも、24時間以内に開かなかった場合は即削除したほうがいい。


【3.わざわざ足を運ばずネットですます】

ちょっとした買い物に始まり、銀行への振り込みや切符の購入などの用事をすませるため、わざわざ店舗へ足を運んでいると、時間の大きなロスにつながる。しかし、インターネットを利用すれば、こうした時間を大きく節約できてしまう。

まず、ネットで買い物をし、時間指定で配送を頼めば、受け取りも簡単だ。銀行への振り込みも、平日15時までのタイムリミットを気にせずに手続きができる。さらに切符もネットで予約すれば、当日、改札に入る直前に自動券売機から入手可能だ。

こうした便利機能を活用することで、非常に効率的な時間の使い方ができるようになる。


【4.新幹線は「ネット予約」で確実に】

出張の切符も、うっかりすると買いそびれる。新幹線に乗るのだが当日券でいいやと思っていたら、窓口が長蛇の列で改札に入れず、何本も後の列車になってしまったということもある。

確実なのはネット予約で、出張の日時が決まった時点で予約してしまおう。新幹線は行楽シーズンはもちろん、平日の朝夕も出張する人たちで混み合うのだ。ネット予約ならチケットレスにできるし、乗車時間が近づくとメールが送信されてくるので乗り遅れの防止になる。

チケットが取れなくて駅で時間を無駄にした、取引先との約束に遅れたなどということがないよう、要領よくやりたい。


【5.交通系ICカードの「履歴紹介サービス」を利用して経費精算をスピードアップ】

経費の精算の中でも、交通費は特にやっかい。いつ、どこの駅から電車に乗り、乗り換えを何度もした場合、どこまでいくらかかったかなどの細かい記録が必要になる。

この手間を解消するのが、Suica、PASMO、ICOCAなどの交通系ICカードの履歴紹介サービスである。ICカードを利用して交通機関に乗れば、その履歴と料金をインターネット上で見ることができるのだ。だから自分でいちいち記録しておく必要はないし、モレやミスも防止できる。

外まわりの多い人は、プライベートや定期券とは別に交通費精算専用のICカードを作っておくと、精算時にいちいちそれらと区別をつけなくていいのでさらに便利である。

生産性改善会議

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