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挽回不能なミス「アポの日取りの勘違い」を防ぐメールの書き方/時短術大全

自分の時間を有効に使えていますか? 仕事時間を1日10分短縮できれば、10年では400時間も短縮できるのです! 時短術の集大成『時短術大全』から、ビジネスに役立つテクニックをお伝えします。

より楽に、より早くメールを送る方法

【1. 「Cc」や「Bcc」で届くメールには返信しない】

送られてくるすべてのメールに返信するのではなく、返信すべきメールを選ぶことで、業務をさらに効率化できる。選別する基準は「宛先」「Cc」「Bcc」のどこに自分のアドレスがあるかだ。

まず、宛先が自分1人なら返信することが基本となる。一方、情報共有のためのCc、Bccは、原則として返信する義務はない。

例外としてBccは、あえて送り先を隠して同じ文書を一斉送信している場合もあるため、斜め読みでいったんチェックすること。対してCcは、いらない情報も送られてくるため、タイトルを見て内容を確認するかどうかを決めればいい。


【2. メールを返信する際はあえて「署名」を消さない】

メールを返信する際の署名は消すべきか、残すべきか、意見が分かれるところだが、ビジネスで送るメールでは、署名は消さないことをオススメしたい。

たとえば、相手があなたの電話番号や住所を検索する場合、特に外出先などでは、まず確かめるのがメールの履歴である。そこで署名が記されていないと、非常に面倒なことになってしまう。今やメールの署名は名刺代わりといっていい。相手の手間を省くだけでなく、署名を消す手間も省けるため、残したまま送るほうが賢明といえる。


【3. アポイントなどのスケジュールをメールで伝える際は必ず「曜日」も書く】

絶対にしてはいけないのが、アポイントの日取りを間違えること。1度やっただけで評判はガタ落ち、挽回するのは困難である。

メールでスケジュールを決めたり連絡をするときは、○月○日という日付だけではなく「曜日」も必ず書くようにする。こうしておけば自然にカレンダーを見直すし、万が一、勘違いをしていたとしても早く気がつくことができる。

これは相手が「○月○日においでください」などと言っている場合も同じで、「はい、○月○日の○曜日ですね」とさりげなく確認するといい。これで自分の念押になるし、たとえ先方が勘違いをしていたとしても、そこで仕切り直しができる。

電話などで約束をする場合も、必ず日付と曜日をセットで伝えよう。
 

【4. メールを「声」で入力する】

メールは「書く」のではなく「声」で入力すれば、時間も手間も大きく削減できる。そのために活用するのが、スマホの音声入力機能だ。

使い方は簡単で、文字入力用キーボードに表示されているマイクボタンを押して、スマホに話しかけるだけで文章が入力できてしまう。もし誤変換があった場合は、修正し、送信ボタンを押せば完了だ。

最近では、スマホの音声入力の精度は加速度的に高まっているため、誤変換の確率はかなり低下している。また、早口でも発音さえしっかりしていれば認識してくれるため、使い慣れれば信号待ちの30秒で文書作成からメール送信まで完了できる。



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カテゴリ:スキルUP

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